《文书档案案卷格式》(新国标)

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1、ICS01.140.20A14中华人民共和国国家标准GB/TXXXX—2008代替GB/T9705—88文书档案案卷格式Thefilingformsofadministrativerecords2008--发布2008--实施发布中华人民共和国20国家质量监督检验检疫总局20目次前言1范围2术语和定义3案卷卷皮格式3.1硬卷皮格式3.1.1硬卷皮外形尺寸3.1.2案卷封面项目3.1.3封面项目的填写方法3.1.4卷脊项目3.2软卷皮格式3.2.1软卷皮外形尺寸3.2.2软卷皮封面项目3.2.3软卷皮封二项目3.2.4软卷皮封三项目3.3卷盒格式3.3.1卷盒外

2、形尺寸3.3.2卷盒封面和卷脊格式3.4填写要求4.卷内文件目录格式4.1目录用纸幅面尺寸4.2页边与文字区尺寸4.3卷内文件目录项目4.4卷内文件目录填写方法5.卷内备考表格式5.1卷内备考表外形尺寸及页边与文字区尺寸5.2卷内备考表项目5.3卷内备考表填写方法6.案卷各部分的排列格式7.文书档案案卷格式监制附录A（规范性附录）硬卷皮外形尺寸附录B（规范性附录）硬卷皮封面项目附录C（规范性附录）硬卷皮卷脊项目附录D（规范性附录）软卷皮封面项目附录E（规范性附录）软卷皮封二项目附录F（规范性附录）卷盒格式图F.1卷盒外形尺寸图F.2卷盒打开形态图F.3卷盒关闭形态附录

3、G（规范性附录）卷盒卷脊格式附录H（规范性附录）卷内文件目录格式附录I（规范性附录）档号章格式附录J（规范性附录）卷内备考表格式20前言本标准从实施之日起代替GB/T9705—88。本标准与GB/T9705—88相比主要变化如下：——标准的总体编排和结构按GB/T1.1—2000进行了修改；——增加了目次和前言；——修改了硬卷皮封面和封底尺寸、软卷皮封皮和封底尺寸、卷盒尺寸和卷内目录用纸尺寸；——增加“归档号”为硬卷皮卷脊项目；——调整档号章项目，并增加档号章的填写要求。本标准的附录A、附录B、附录C、附录D、附录E、附录F、附录G、附录H、附录I、附录J是规范性附录。本标准由

4、国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局、厦门市档案局。本标准主要起草人：曹丽、宋扬、朱燕秋、丁德胜。本标准于1988年9月5日首次发布，2008年X月第一次修订。20文书档案案卷格式1范围本标准规定了文书档案案卷格式的基本内容，并对其构成和填写方法提出要求。本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。2术语和定义下列术语和定义适用于本标准。2.1文书档案administrativearchives反映党务、行政管理等活动的档案。3案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。3.1硬卷皮格式3.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用310

5、mm×220mm。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折叠纸舌。卷脊可根据需要分别设10、15、20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌（见附录A）。本标准推荐使用250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。3.1.2案卷封面项目封面项目包括：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸（见附录B）。3.1.3封面项目的填写方法3.1.3.1全宗名称全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中

6、华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。3.1.3.2类目名称类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。203.1.3.3案卷题名案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷题名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简练、明确。3.1.3.4时间：卷内文件所属的起止年月。3.1.3.5保管期限：立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。3.1.3.6件、页数：装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要

7、填写本卷的总件数。3.1.3.7归档号：填写文书处理号，由立卷人填写。3.1.3.8档号的编制封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号：档案馆指定给立档单位的编号。目录号：全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。案卷号：目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。3.1.4卷脊项目卷脊项目包括：全宗号、目录号、年度、案卷号、归档号，其排列格式尺寸（见附录C）。3.2软卷皮格式使用软卷皮装订的案卷，必须装入卷盒内保存。3.2.1