GB 9705-88 文书档案案卷格式

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1、中华人民共和国国家标准UDC肠1.肠2.12GB9705-88文书档案案卷格式Thefill二formsofadministrativerecords1适用范围本标准适用于我国各级档案馆(室)和文书处理部门。之案卷卷皮格式文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。2.1硬卷皮格式2.1.1硬卷皮外形尺寸封面尺寸规格采用300mmx220mm或280mMx210mm(长x宽)。封底尺寸同封面尺寸。封底三边(上、下、翻口处)要另有70mm宽的折盛纸舌。卷脊可根据需要分别设10.15.20mm三种厚度。用于成卷装订的卷皮，上、下侧装订处要各有20mm宽的装订纸舌(见图1).本标准推荐使用

2、250克牛皮纸制作案卷硬卷皮。2.1.2案卷封面项目封面项目包括:全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、页数、归档号、档号。各项目具体位置、尺寸(见图2)。2.1.8封面项目的填写方法2.1.8.1全宗名称:全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”。“中华人民共和国外交部”简称为:“外交部、“河北省人民政府人事局”简称为“河北省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”等。2.1.8.2类目名称:类目名称指全宗内分类方案的第一级类目名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。2.1

3、.a.3案卷题名:案卷题名即案卷标题，一般由立卷人自拟。案卷肠名应当准确概括本卷文件的主要制发机关、内容、文种。文字应力求简炼、明确。2.1.8二时间:卷内文件所属的起止年月。2.1.8.5保管期限:立卷时划定的案卷保管期限，一般由立卷人填写。2.1.8.6件、页数:装订的案卷要填写总页数，不装订的案卷要填写本卷的总件数。2.1.8.7归档号:填写文书处理号，由立卷人填写。2.1.8.8档号的编制:封面档号由全宗号、目录号、案卷号组成。全宗号:档案馆指定给立档单位的编号。目录号:全宗内案卷所属目录的编号，在同一个全宗内不允许出现重复的案卷目录号。国家技术监督局199一09一05批准1989-

4、08一01实施GB9705一二案卷号:目录内案卷的顺序编号，在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。2.1.4卷脊项目包括:全宗号、目录号、年度、案卷号，其排列格式尺寸(见图3).2.2软卷皮格式使用软卷皮装订的案卷，必须装人卷盒内保存。2.2.1软卷皮外形尺寸:软卷皮设封皮和封底，其封皮和封底可根据需要采用长宽为2971nmx210mm(供A。型纸用)或260mmx185mm(供16开型纸用)的规格(见图4)。2.2.2软卷皮封面项目:软卷皮封面项目及填写方法均同硬卷皮格式。封面项目尺寸、位置(见图4).2.之.匀软卷皮封二项目:软卷皮封二印制项目包括:顺序号、文号、责任者、题名旧期、页

5、号、备注。各项目具体位置、尺寸(见图5).软卷皮封二项目的填写方法同3.4卷内文件目录填写方法。2.2.4软卷皮封三印制项目包括:本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间，其尺寸位置(见图9).软卷皮封三项目的填写方法同4.涛内备考表填写方法。2.8卷盒格式2.8.1卷盒外形尺寸采用300mmx220mm(长x宽)，其高度可根据需要分别设置30.40或50mm的规格。在盒盖翻口处中部要设置绳带，使盒盖能紧扣住卷盒(见图6).2.8.2卷盒封面和卷脊格式卷盒封面为空白面。卷脊项目包括全宗名称、目录号、年度、起止卷号。其中起止卷号填写xx一x卷，其余项目的填写方法同硬卷皮格式。各项目具体位置、尺寸

6、(见图7)。2.4填写要求填写案卷封面及卷脊时一律要求用毛笔或钢笔，字迹要求工整。3卷内文件目录格式8.1目录用纸幅面尺寸采用国内通用l研型(即长x宽为260mmx185mm)或国际标准A4型(即长x宽为297-mx210--).3.2页边与文字区尺寸卷内目录用纸上白边(天头)宽20t0.5mm卷内目录用纸下白边(地脚)宽15士0.5mm卷内目录用纸左白边(订口)宽25土0.5mm卷内目录用纸右白边(翻口)宽1510.5mm(见图8)3.3卷内文件目录项目包括;顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注。各项目具体位置、尺寸(见图8)03.4卷内文件目录填写方法8.4.1顺序号:以卷内文件

7、排列先后顺次填写的序号，亦即件号。3.4.2文号:文件制发机关的发文字号。3.4.3责任者。对档案内容进行创造或负有责任的团体和个人，亦即文件的署名者。3.4.4题名:即文件的标题，一般应职实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“(〕”号。3.4.5日期:文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字，在表示年、月的数字右「角加“·"号。GB9705-883.4.6页号:卷内文件