公司办公自动化管理规定

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1、公司办公自动化管理规走1目的为强化公司办公自动化系统的管理确保系统各功能有效运行信息及时处理和庾馈。对电子公文准确、规范、安全、及时地进行处理提高工作效率。2适用范围本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。3术语和定义电子公文：电子公文是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。文秘资源网4职责4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管理部门对公司办公

2、自动化系统的管理负责定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门对公司办公自动化系统能否正常运行负责并负责对永久保留的信息备份工作。4.2人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。4.2网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门对解放经销商办公自动化系统的管理负责定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门对解放服务站办公自动化系统的管理负责定期检查、指导

3、、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。5管理要求5.1电子公文管理规定。5.1.1电子公文与纸质公文关系。5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理按纸质公文办理程序处理电子公文。5.1.1.2电子公文行文关系与纸质公文的行文关系相同。5.1.1.3除特殊注明外电子公文与纸质公文具有同等的行政效力。电子公文不加印鉴。5.1.1.4电子公文的公文要素与纸质公文基本一致包括：公文版头、祕密等级、发文字号、签发人、公文标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。5.1.2上机操作人员

4、必须熟记本人的用户代码和口令并保守秘密5.1.1.4电子公文的办理分为收文和发文办理其工作流程与纸质公文工作流程基本相同。5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令并保守秘密在系统中不得从事与工作无关的活动系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。5.1.3对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件仍以纸质方式发送但要形成简要说明进入业务流程批复工作仍在办公系统中进行。5.1.4使用人员要在每个工作日8:00-8:30和

5、16:00-16:30期间察看"待办事宜”并签署意见。5.1.5国家秘密级以上（含秘密级）和集团公司机密级祕密公文不得以电子公文形式在网上传递。4.1.6各部门在收到电子公文后有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质公文应需在所复制成的纸质公文右上角加盖复制专用章（电子公文复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质公文应作为备份存档。5.1.7电子公文处理和存储必须采用专用的计算机和存储设备由收到电子公文的人员负责管理确保有关设备的安全。5.1.8电子公文介质［硬（软）磁盘、磁带

6、、光盘等］应按下列要求管理：5.1.8.1电子公文介质的使用和保存等同纸质公文的使用和保存。5.1.8.2电子公文介质的维护和维修由公司电算室负责。由两人监销确保不漏销、不丢失。5.1.9用户认证管理。5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码日常要求每隔1个月修改用户密码。5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。5.1.10用户管理。5.1.10.1用户重新审核：将现有的oa用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增（变更）用户表（附后）本部门

7、领导签字后到人力资源开发室盖章确认由电算室创建用户。1.1.1.110.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时请填写用户权限变更表（附后）。5.1.10.4用户变更：人员流动时由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室由电算室对这些用户变更所属部门。5.1.10.5用户注销：人员调离退休、退养、离职时由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室由电算室注销用户。5.1.11用户组管理。1.1.1.11用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后由各主管部门重新审核。1.1.1.1新用户组申请程序：由使用部门

8、填写用户新增（变更）表（附后）与电算室协商创建。1.1.1.2用户组的日常管理：用户组由电算室进行日常维护。5.1.11.4用户组信息的发布：为方便查询各用户组包含的成员电算室将每隔一个月在通知公告中发布用户组信息。5.1.12功能模块的管理。各模