公司办公自动化管理规定.doc

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1、公司办公自动化管理规定 　　1 　　目的 　　为强化公司办公自动化系统的管理，确保系统各功能有效运行，信息及时处理和反馈。对电子准确、规范、安全、及时地进行处理，提高工作效率。　　　　2 　　适用范围 　　本规定适用公司内部各单位、解放经销商、服务站办公自动化系统的管理。 　　3 　　术语和定义 　　电子：电子是指在企业管理过程中所形成的具有行政效力和规范体式，能被计算机处理、拷贝、存储和现代数据通信技术传递的公务文书如：（决定、决议、指示、请示、批复、通知、通告、通报、报告、会议纪要、专题会议纪要、公函等）。 　　4 　　职责 　　4.1公司办公室是公司办公自动化系统的管

2、理部门，对公司办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核公司办公自动化系统的使用、运转、保密情况。 　　4.2公司电算室是保证公司办公自动化系统正常运行的系统维护部门，对公司办公自动化系统能否正常运行负责，并负责对永久保留的信息备份工作。 　　4.3人力资源开发室负责人员流动、用户变更信息的及时提供。 　　4.4网络室是解放经销商办公自动化系统的管理部门，对解放经销商办公自动化系统的管理负责，定期检查、指导、评价、考核解放经销商办公自动化系统的使用、运转、保密情况。 　　4.5服务管理部是解放服务站办公自动化系统的管理部门，对解放服务站办公自动化系统的管理负责，定

3、期检查、指导、评价、考核解放服务站办公自动化系统的使用、运转、保密情况。 　　5 　　管理要求 　　5.1 　　电子管理规定。 　　5.1.1 　　电子与纸质关系。 　　5.1.1.1各部门须指定专人负责办公系统管理，按纸质办理程序处理电子。 　　5.1.1.2电子行文关系，与纸质的行文关系相同。 　　5.1.1.3除特殊注明外，电子与纸质具有同等的行政效力。电子不加印鉴。 　　5.1.1.4电子的要素与纸质基本一致，包括：版头、秘密等级、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、主题词、抄报抄送机关、附件等。 　　5.1.1.4电子的办理分为收文和发文办

4、理，其工作流程与纸质工作流程基本相同。 　　5.1.2上机操作人员必须熟记本人的用户代码和口令，并保守秘密，在系统中不得从事与工作无关的活动，系统用毕应及时退出该系统。上机人员调离工作岗位应及时通知办公室和电算调整业务流程、更改用户设置。非办公系统中注册的人员不得上机操作或浏览。 　　5.1.3 　　对机密级以上（含机密级）的文件和篇幅较长的转发附件，仍以纸质方式发送，但要形成简要说明，进入业务流程，批复工作仍在办公系统中进行。 　　5.1.4 　　使用人员要在每个工作日8:00-8:30和16:00-16:30期间察看待办事宜，并签署意见。 　　5.1.5国家秘密级以上（

5、含秘密级）和集团公司机密级秘密不得以电子形式在网上传递。 　　5.1.6各部门在收到电子后，有必要复制成一份（经发文机关批准可复制成多份）纸质，应需在所复制成的纸质右上角加盖复制专用章（电子复制专用章图样附后）注明复制单位、日期、份数，然后继续办理的其他程序。所收到的相同纸质应作为备份存档。 　　5.1.7 　　电子处理和存储，必须采用专用的计算机和存储设备，由收到电子的人员负责管理，确保有关设备的安全。 　　5.1.8 　　电子介质[硬（软）磁盘、磁带、光盘等]应按下列要求管理： 　　5.1.8.1 　　电子介质的使用和保存，等同纸质的使用和保存。 　　5.1.8.2 　

6、　电子介质的维护和维修，由公司电算室负责。 　　5.1.8.3 　　电子介质的销毁，等同纸质的销毁，须进行登记并由两人监销，确保不漏销、不丢失。 　　5.1.9用户认证管理。 　　5.1.9.1用户密码方式：用户首次登陆时系统强制更改密码，日常要求每隔1个月修改用户密码。 　　5.1.9.2建议系统采用电子身份认证卡确保系统的安全。 　　5.1.10用户管理。 　　5.1.10.1用户重新审核：将现有的oA用户按部门列表由用户所在部门领导签字确认。 　　5.1.10.2新用户申请程序：新增用户由本人填写新增用户表（附后），本部门领导签字后，到人力资源开发室盖章确认，由电算室

7、创建用户。 　　5.1.10.3用户权限变更：当对用户权限有特殊需要时，请填写用户权限变更表（附后）。 　　5.1.10.4用户变更：人员流动时，由人力资源开发室填写用户新增（变更）表（附后）提供给电算室，由电算室对这些用户变更所属部门。 　　5.1.10.5用户注销：人员调离，退休、退养、离职时，由人力资源开发室填写用户注销表（附后）提供给电算室，由电算室注销用户。 　　5.1.11用户组管理。 　　5.1.11.1用户群组重新审核：将群组名称及群组成员列出后，由各主管部门重新审核。 　　5.1.11.2新用户组