DB12T 127-2018 归档文件整理规范

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1、ICS01.075A14DB12天津市地方标准DB12/T127—2018代替DB12/T127-2001归档文件整理规范Thearrangementspecificationofarchivaldocuments2018-01-07发布2018-06-01实施天津市市场和质量监督管理委员会发布DB12/T127—2018前言本标准依据GB/T1.1-2009《标准化工作导则第一部分：标准的结构和编写》给出的规则起草。本标准代替DB12/T127-2001《归档文件整理标准》。本标准与DB12/T127-2001相比，除编辑性修改外主要技术变化如下：——标准名称更改

2、为《归档文件整理规范》；——将标准适用范围由纸质文件材料扩展为纸质和电子文件材料；——增加电子归档文件的整理要求；——增加归档文件组件、档号要求；——统一室编件号与馆编件号为件号，取消归档章和归档文件目录中的室编盒号和馆编盒号项；——增加了纸质归档文件修整、编页、排架要求，完善了装订要求。本标准由天津市档案局提出并归口。本标准起草单位：天津市档案局。本标准起草人：方昀、荆浩、王美荣、赵玉。本标准的历次版本发布情况为：——DB12/T127-2001。IDB12/T127—2018归档文件整理规范1范围本标准规定了归档文件整理的术语和定义、整理原则、纸质和电子归档文件

3、整理的一般要求、纸质归档文件整理的其他要求及归档电子文件整理的其他要求。本标准适用于天津市各级机关、团体、企事业单位和其他社会组织对于应作为文书档案保存的归档文件的整理。企业单位有其他特殊规定的，从其规定2规范性引用文件下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。GB/T18894电子文件归档与管理规范DA/T13档号编制规则DA/T25档案修裱技术规范DA/T48基于XML的电子文件封装规范DB12/T692-2016天津市文书类电子文件元数据规范DB1

4、2/T693-2016天津市文书类电子文件数据存储结构规范津档发[2013]12号天津市电子文件归档光盘管理实施细则津档办[2014]30号天津市电子公文归档管理办法津档发[2016]25号天津市机关数字档案室建设规范（试行）3术语和定义下列术语和定义适用于本文件。3.1文书档案administrativearchives反映党务、行政管理等活动的档案。3.2归档文件archivaldocument(s)立档单位在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为文书档案保存的文件材料，包括纸质和电子文件材料。3.3整理arrangement归档文件整理分为纸质文件和电子文件的整

5、理。纸质文件整理是以件为单位进行组件、修整、装订、编页、分类、排列、编号、编目、装盒、排架；电子文件整理是以件为单位进行组件、格式转换、元数据收集、分类、排列、编号、编目、归档数据包组织、存储，使之有序化的过程。1DB12/T127—20183.4件item归档文件的整理单位。3.5档号archivalcode在归档文件整理过程中赋予其的一组字符代码，以体现归档文件的类别和排列顺序。4整理原则4.1归档文件整理应遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系。4.2归档文件整理应区分不同价值，便于保管和利用。4.3归档文件整理应符合文档一体化管理要求，便于应用计算机进行

6、档案管理。4.4归档文件整理保证纸质文件和电子文件协调统一。5纸质和电子归档文件整理的一般要求5.1组件5.1.1件的构成归档文件一般以每份文件为一件。正文与附件原则上为一件（如附件内容重要且数量较多的，可各为一件）；文件正本与定稿为一件（法律法规等重要文件应包括历次修改稿）；文件处理单、发文稿纸与相关文件为一件；转发文与被转发文为一件；原件与复制件为一件；正本与翻译本为一件；中文本与外文本为一件；来文与复文（请示与批复、函与复函）各为一件；会议记录、会议纪要一次会议为一件，会议记录为一本的，一本为一件；报表、名册、图册、介绍信存根等一册（本）为一件；信息、简报等一

7、期为一件。5.1.2件内文件排序在一件归档文件中，正文在前，附件在后；正本在前，发文稿纸和定稿依次在后；文件处理单在前，收文在后；转发文在前，被转发文在后；原件在前，复制件在后；汉文文本在前，少数民族文字文本在后；中文本在前，外文本在后。5.2分类5.2.1立档单位应对归档文件进行科学分类，同一全宗应保持分类方案的一致性和稳定性。5.2.2归档文件的分类按照保管期限、年度、机构（问题）进行分类。凡单位内设机构比较健全、职责分工比较明确且档案需移交进馆的，采用“保管期限—年度—机构”分类方法；内设机构比较简单或职能交叉不便按机构分类的且档案需移交进馆的，采用“保管