秘书学1章

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第一章　绪论主要内容思考练习案例导入知识体系学习目标 理解秘书的根本含义了解不同层次秘书的异同了解不同类型的秘书机构了解秘书工作的主要内容理解秘书工作的主要特征理解秘书学的学科特征能解释秘书的职业特征能明确秘书工作的主要内容能应用秘书的根本属性分析案例 第二节　秘书机构第三节　秘书工作第一节　秘书第四节　秘书学 联合国秘书长潘基文 第一节　秘书一、不同层次的秘书本节点睛二、不同领域的秘书相关链接 在所有职业中，每种职业都规定出一副面孔，以表示它想成为人们认为它应当是的那副样子。——法拉罗什夫科 以后历代封建王朝曾设有秘书监、秘书令、秘书郎等官职。掌握官员向皇帝奏事的奏章函牍，皇帝宣布命令的宣示。东汉桓帝时，设秘书监，负责管理图书秘籍。汉代，指宫禁中的秘藏之书。刘向、班固秘书定义的历史沿革 现代秘书的定义领导者、主事者身边的综合辅助人员和公务效劳人员，她们以辅助决策，综合协调，沟通信息，办文、办会、办事等为主要职能，是领导者、主事者的参谋和助手。国际秘书协会定义为“可靠的职员〞：秘书应是主管人员的一位特殊助手，他掌握办公室工作的技巧，能在没有上级过问的情况下表现出自己的责任感，以实际行动显示出主动性和判断力，并且在所给予的权利范围内作出决定。 一、不同层次的秘书官员秘书秘书部门负责人领导人的专职秘书高级秘书领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可以按层次分类中级秘书初级秘书 一、不同层次的秘书领导和管理有不同层次，秘书也工作在不同层次中，秘书人员也可按层次分类。不同层次的秘书既有参谋辅助、综合协调、沟通信息和提供公务效劳等方面的共同之处，又有职能活动上的某些区别。 官员秘书是以秘书命名的官员。如英国、印度、巴基斯坦等国的内阁部长亦称为秘书，即外交秘书、国防秘书等。其拥有法定的专门职权，属国家高级官员，只是对政府首脑而言，带有一定的辅助性质。我国和其他国家高级官员和企业首脑身边，设有助理或特别助理，也是政府和企业首脑身边的官员秘书。有些大型组织设有秘书长，也属于官员秘书。〔一〕官员秘书 官员秘书以官员命名的秘书可以代表首脑处理一定职权范围内的事务有重要的综合协调功能，在首脑身边发挥枢纽桥梁作业对领导是辅助者，对下级是官员其职位职权是按法定程序由组织确定比一般官员更贴近首脑，构成主辅配合的一体化关系 秘书部门负责人是指各级政府办公厅〔室〕、企事业单位的办公厅、办公室的负责人，即办公厅〔室〕主任、秘书处长、秘书科长等。秘书部门负责人的主要职责〔见图1-1〕。〔二〕秘书部门负责人图1-1秘书部门负责人主要职责 秘书部门负责人定义是指各级政府、企事业单位的办公厅〔室〕的负责人，即办公室主任、秘书处长、秘书科长职能—充当领导身边的参谋助手—全面管理机关日常事务—组织指挥秘书班子办文办会办事以及完成领导交办的事项—在上下级之间、职能部门之间发挥综合协调作用—是领导身边的高级助手—机关日常事务的具体组织者设计者推动者 各国政界要员、企事业单位及社会团体领导者，一般都配有专门为自己公务效劳的秘书。这类秘书直接对其特定领导人负责，工作围绕特定领导人展开并直接由特定领导人指挥。〔三〕领导人的专职秘书 领导人的专职秘书职能特征直接对其特点领导人负责，工作围绕特点领导人展开并直接由特定领导人指挥1.效劳对象的特定性：为特定领导人效劳2.主辅配合的一一对应性：业务范围一一对应特定领导人3.影响力和工作范围因不同领导人而有所不同4.与特定领导人更为接近，易产生师友般的情感 高级秘书、中级秘书、初级秘书及见习秘书，是按秘书的业务能力和所承担的工作任务划分的。高级秘书往往是较重要的领导人身边的高级参谋和助手。如秘书部门负责人、助理、首脑的专职秘书往往由高级秘书担任。〔四〕高级秘书 【链接】高级秘书的过人之处他们是被这样描述的一个特殊群体，外表靓丽、谈吐高雅、学历大学本科以上，都能讲一口流利的英语；多年的外企工作经历使他们具有良好的沟通、判断和预见能力；很多人持有外国护照，年龄偏大，月薪根本在8000元以上。这些白领丽人被称作“高级秘书〞，包括跨国公司的首脑秘书，董事会秘书，地区总裁秘书等。随着中国参加WTO，越来越多的外资企业进入我国，我国的秘书们正面临着与国际秘书行业接轨的现实，高级秘书已成为人才市场上的珍惜资源。 高级秘书的七大高人之处：第一高：综合素质要求更高第二高：责权更重第三高：薪水更高第四高：表达能力更高第五高：开展愿望更高第六高：道德水平要求更高第七高：成就感更高思考：1.高级秘书“高〞在何处？2.怎样才能成为一名高级秘书？ 中级秘书从事的是协助领导实施管理、开展各项组织领导活动的根底性工作。中级秘书筹备操办各种会议事务、草拟和办理各种文件、进行组织内外的沟通、办理各项授权事务等，对组织有序运转和领导工作的开展，均有着不可替代的作用。中级秘书具有的特点〔图1-2〕。〔五〕中级秘书图1-2中级秘书的特点 初级秘书指从事操作性、效劳性工作的秘书，如打字、速记、接待、应对等工作是其主要任务。〔六〕初级秘书 微软的女秘书微软总裁比尔盖茨曾说过：“我和微软的成功因为有露宝。〞露宝正是他的秘书。创业时的微软都是年轻人，做软件、搞开发都是能手，但内务却一团糟。微软的第一任秘书是个年轻的女大学生，除了分内的事，对任何事都是一副不闻不问的冷漠劲儿。这时，42岁的露宝上任了。她进入公司后，像母亲一样关心各位软件高手的衣食起居，使他们减少了远离家庭而带来的种种不适。露宝把微软看成一个大家庭，她一直以一个成熟女性特有的缜密与周到，考虑着自己应该在“娃娃公司〞负起的责任与义务。她真心关爱每一位员工，对他们也有一份很深的感情。很自然，她成了微软的后勤总管，负责发放工资、记账、接订单、采购、打印文件等等，远远超出了一位总裁秘书的职能。盖茨和其他员工对露宝都有很强的依赖心理。当微软决定迁往西雅图而露宝因为家庭原因不能随迁时，盖茨对她依依不舍。盖茨和公司高层联名写了一封推荐信，信中对露宝的工作能力给予很高的评价。临别时，盖茨握住露宝的手动情地说：“微软留着空位置，随时欢送你！〞 比尔·盖茨成功后面的女人:美丽女秘书露宝 二、不同领域的秘书各行各业、各社会领域的各类组织，都有秘书、秘书工作〔见图1-3〕。图1-3不同领域的秘书 社会政治生活中的秘书国家行政机关内的秘书，其秘书业务带有所在政治组织的政治色彩，并与组织在政治方向上保持一致政党组织中的秘书，其目标指向和价值观念，都要与所在政党的宗旨和政策保持一致社会组织中的秘书，其工作也与所在组织的政治取向保持一致 社会经济生活中的秘书国有企业经营管理中需要大量的秘书辅助，董事会秘书已成为现代公司管理中的法定成员大量外资合资企业中需要秘书辅助，完成各项秘书业务，协调中外员工关系，协调企业与社会公众关系大量民营企业、乡镇企业需要秘书辅助个体经营者也雇佣了专职或兼职秘书 经济领域秘书的特点目标指向上以协助主管实现经济效益最大化为目标要遵循市场经济的要求，在处理信息、办事节奏、交往沟通诸方面，适应市场竞争与合作的需要协助主管依法经营，协调与公共组织和有关职能部门的关系，以维系经济组织的正常运转要将对国家和社会功利的忠诚于具体工作中的敬业精神有机结合除熟练掌握秘书业务和一般管理知识，还要熟悉所在企业的经营管理知识和有关生产技术 科技文化领域的秘书要懂行。必须熟悉本单位的业务性质，主要工作流程，业务和管理上的要求，技术标准，行为标准。要明事。明白和把握本单位业务、本行业开展态势，科技文化的前沿动态。要勤学。要勤于向业务人员学习、向一切内行学习。配合业务工作者，全面完本钱单位工作任务。 鉴定考试中的秘书等级“国家秘书职业资格考试〞是由劳动和社会保障部职业技能鉴定中心组织的全国统一鉴定考试，目前共分为四个等级，即五级秘书、四级秘书、三级秘书、二级秘书〔见图1〕。图1国内秘书等级资格证书 鉴定考试中的秘书等级另外，教育部考试中心中英教育测量交流中心的“剑桥办公管理国际证书考试〞分有初级、中级和高级三个级别。通过这种考试培训，学员可以掌握现代秘书观念和国际化的思维方式，以现代秘书行为准那么，学习者不受教育背景和学习时间的限制，可自由选择学习模块，如表1所示。 考试内容级别模块类型学习时间考试形式《文字处理》初、中、高核心课35-50学时闭卷考试《沟通和项目管理》初、中、高核心课35-50学时闭卷考试《办公室管理》初、中、高核心课35-50学时闭卷考试《速记》初、中、高选修课35-50学时闭卷考试《信息与沟通技术》初、中、高选修课35-50学时待定《客户服务》初、中、高选修课35-50学时作业考试《人际商务技巧》中、高选修课35-50学时作业考试《组织会议和活动》中、高选修课35-50学时作业考试表1剑桥秘书证书考试课程表 秘书学思考练习1.何谓秘书？2.秘书部门负责人有何特征？3.高级秘书、中级秘书、初级秘书之间有何关联？ 第二节　秘书机构一、秘书机构的设置本节点睛二、秘书机构的任务相关链接三、秘书人员的分工配合 秘书机构在领导决策层和执行层之间，发挥桥梁和纽带作用，是机关组织管理信息网络系统的中心网络，是机关内外交流沟通的门户。 一、秘书机构的设置秘书机构是各级各类领导机关的综合性办公机构也叫办事机构。它隶属于领导机关并在机关内为领导工作和机关日常事务提供公务效劳。秘书机构在领导决策层和执行层之间，发挥桥梁和纽带作用。它是机关组织管理信息网络系统的中心网结，是机关内外交流沟通的门户。秘书机构处于机关领导中枢的组成局部，是领导决策层的公务支撑和办事系统，属于机关领导层的综合辅助和效劳层次。 一、秘书机构的设置秘书机构的规模、机构内的层次结构、人员分工等，由其所在组织需要决定。秘书机构构建的原那么包括：精减、效能和适应需要〔见图1-4〕。图1-4秘书机构构建的原那么 我国秘书部门设置情况〔一〕中央机关的秘书机构中央机关设办公厅，正副主任为其负责人。下设局，局下设处室国务院设办公厅，正副秘书长为负责人。下设局，局下设处室全国人大常委和全国政协常委会实行综理制，由秘书长领导办公厅、综合办理日常工作。秘书学 省、自治区、直辖市的党政人大政协都有秘书组织市、地区和县、县级市都分别有自己的秘书组织其特点是机构大，层次多，分工细，且事关重大。〔二〕省、市、县级的秘书机构秘书学 〔三〕基层单位的秘书部门是指县级以下机关的秘书部门，其特点是只设办公机构，而不设秘书机构，且事务繁杂。 企业单位秘书—我国的超大型和大型企业，党委、行政一般分设秘书机构；中、小型企业有的按党政系统分设秘书机构，有的只设一个办公机构。事业单位秘书—在高等院校、县级以上科研单位和医疗单位等事业系统，一般都分设党、政两个秘书机构。在县级以下事业单位，一般只设有办公机构。〔四〕企事业的秘书机构秘书学 社团秘书组织—凡由民政部门批准成立的社团组织，其秘书机构属于民间的。带有非固定性的秘书组织。如各种学会、协会和研究会等学术组织的秘书机构。临时秘书组织—凡因某项工作需要，经由领导机关批准而设立的应急性秘书机构。如为某项中心任务、重要活动、重大工程和大型会议等设立的秘书机构。〔五〕社团组织和临时性秘书机构秘书学 国务院部地处乡〔镇〕中共中央党组党委〔党组〕党总支〔党委〕党支部[链接]行政、党委与〔军队〕行政关系省司、局、厅县科地师级省军级县团级 二、秘书机构的任务秘书机构的根本任务是为机关领导层或领导者提供综合性辅助和公务效劳。具体的工作任务是随时代开展而开展的〔见图1-5〕。图1-5秘书任务的开展 二、秘书机构的任务现代秘书机构的任务有了开展〔见图1-6〕。图1-6现代秘书机构任务的开展 三、秘书人员的分工配合秘书机构内的分工配合要做到以下四个方面：要根据本机关公务辅助和办公事务效劳的实际需要，划分不同的工作班子和人员分工；要用制度明确分工的职责范围、质量标准、行为标准和时限要求，并要与考核、评估、奖惩相配套；要以秘书机构负责人为主体，形成有效的指挥、调度系统，做到指挥有效、调度有方、灵活机便，行动一致，能够最大限度地发挥整体功能；要强化整体意识、敬业意识、效劳意识和责任意识，在尽职尽责完本钱职工作的根底上，服从安排，通力合作，全面地完成秘书机构的工作任务。 分工配合本卷须知根据本机关公务辅助和办公事务效劳的实际需要，划分不同的工作班子和人员分工用制度明确分工的职责范围、质量标准、行为标准和时限要求，并与考评、奖惩配套以秘书机构负责人为主体，形成有效的指挥、调度系统，做到指挥有效，调度有方，灵活机变，行动一致强化整体意识、敬业意识、效劳意识和责任意识，服从安排，通力合作秘书学 外国秘书机构介绍外国秘书机构与我国秘书机构有诸多相同和相似之处，也有某些差异。特别是西方兴旺国家的高层领导机关的秘书机构，在其构建和职能作用上是颇具特色的〔见图1〕。 图1外国秘书机构介绍 第三节　秘书工作一、秘书工作的主要内容本节点睛二、秘书工作的根本属性和主要特征相关链接 秘书算不上官，但是离官很近；秘书本身并不算真正有权，但是归属于权力体系。 一、秘书工作的内容事务办理中介沟通文书工作信息工作参谋辅助会务办理综合协调催促检查其他还有：领导办公室整理，文献资料准备，领导活动日程安排，领导公务出差效劳等。秘书学 一、秘书工作的主要内容〔一〕事务办理事务办理是秘书工作的重要内容，包括日常事务、临时交办事务及突发事务。一般机关全局性的、跨部门的公务及整体性的活动的具体组织、安排和操办，都是秘书工作的内容。 秘书和秘书部门承担着领导层与被领导层、职能部门之间、本机关和外部有关公众及本机关与上、下级机关中介沟通的任务〔见图1-7〕。〔二〕中介沟通图1-7中介沟通 文书工作包括根据领导意图的文件撰拟、修改、印制、校对、装订、寄发等发文工作；登记、分拣、拟办、传阅、办理等收文工作；整理、立卷、归档、保管、利用等文书档案的处理工作〔见图1-8〕。〔三〕文书工作图1-8文书工作 秘书信息工作，是围绕领导活动和组织管理需要开展的对各种相关信息的收集、处理、传递、贮存提供利用、反响等一系列目的明确、真实可靠、及时全面的信息效劳〔见图1-9〕。〔四〕信息工作图1-9信息工作 秘书参谋辅助主要指秘书在为领导者提供近身综合辅助和公务效劳中为领导决策出谋献策、提供参考方案及有关依据；在与领导主辅配合的工作实践中，发现领导行为中的缺乏、疏漏、失误，及时提出拾遗补阙、纠正错误的建议和奉劝〔见图1-10〕。〔五〕参谋辅助图1-10参谋辅助 秘书工作中的会务操办指的是会前的大量筹备工作，会议期间的大量事务效劳，会后的落实工作、整理工作和信息反响工作等〔见图1-11〕。〔六〕会务操办图1-11会务操办 秘书综合协调，主要是指通过自身的职能活动，协助领导者维护组织内外的各种关系和谐一致，缓解或化解各种矛盾和冲突，以实现组织有序运转。〔七〕综合协调 催促检查是领导工作的职责范围。秘书主要是协助领导开展催促检查工作。秘书随同领导进行催促检查，办理具体事务；或者在领导者授权后，代表领导者或领导机关、按领导的意图和有关政策原那么进行催促检查。〔八〕催促检查 二、秘书工作的根本属性和主要特征秘书工作的根本属性指的是秘书一切业务活动中的本质属性，是一切秘书工作领域都能表达出的属性。秘书工作的特征，是某些领域的秘书工作和某些秘书行为中表现出的特征。 秘书工作的根本属性近身综合辅助性。“近身〞—指秘书工作的位置：领导身边。“综合〞—区别于专项职能：协助领导整合全局。“辅助〞—指明了秘书与领导工作配合中的作用。秘书学 近身综合辅助性，是指的领导近身综合辅助性，是秘书工作的根本属性。领导近身指的是秘书工作的位置，处于领导者身边，处于领导机关内部领导层的外围。综合是区别于专项职能而言的，是对领导和管理全局性工作的综合性辅助和效劳，是协助领导对全局工作的整合。辅助指明了秘书与领导配合中的作用是辅助而不是主持。〔一〕秘书工作的根本属性 秘书工作的主要特征1.角色意识多重性〔人〕2.公共事务操办性〔事〕3.职能活动中介性〔空〕4.作息边界模糊性〔时〕5.主辅运作协同性〔关系〕6.工作绩效隐透性〔效果〕秘书学 秘书工作特性是在秘书工作实践中形成的。它是一个结构有序的系统，全面地反映了秘书工作特征〔见图1-12〕。〔二〕秘书工作的主要特征图1-12秘书工作的特征 1.角色意识多重性角色意识多重性指的是秘书作为从事秘书工作的主体，在开展各项具体秘书工作中，往往要扮演多种角色，具有多重角色意识。2.公共事务操办性秘书工作的公共事务操办性是对其工作内容、性质又一个侧面特征的概括。秘书一切职能活动都有公共事务操办性特征。〔二〕秘书工作的主要特征 3.职能活动中介性秘书职能活动中介性的主要表达〔见图1-13〕。〔二〕秘书工作的主要特征图1-13秘书职能活动中介 3.职能活动中介性〔二〕秘书工作的主要特征 4.作息边界模糊性作息边界模糊性是秘书工作在时间要素上的特征，指的是秘书工作不像一般工作那样工作作息时间有明确的规定并严格地按规定的作息时间执行。秘书工作作息边界模糊性的具体表现〔见图1-14〕。〔二〕秘书工作的主要特征图1-14工作作息边界模糊性的具体表现 5.主辅运作协同性秘书工作中的最本质的关系是领导与秘书的关系。主辅运作协同性特征，反映了秘书工作关系状态中的特殊性。主辅运作协同性的表达〔见图1-15〕。〔二〕秘书工作的主要特征图1-15主辅运作协同性的表达 6.工作绩效隐透性工作绩效隐透性是秘书工作的绩效特征。秘书工作办文、办会、办事的绩效和价值是隐透于领导和管理工作的绩效和价值之中的。秘书工作绩效隐透性的具体表达〔见图1-16〕。〔二〕秘书工作的主要特征图1-16工作绩效隐透性的具体表达 秘书的起源和开展我国秘书的起源和开展〔见图1〕。在西方国家，秘书一般指政府、各社会组织和个人聘用的从事公务效劳、处理文字及办公事务的工作人员〔见图2〕。图1我国秘书的起源和开展图2西方国家的秘书 第四节　秘书学一、我国当代秘书学的诞生与开展本节点睛二、我国当代秘书学的学科体系与特征相关链接 秘书学是秘书及秘书机构社会实践的产物。 定义秘书学是以研究秘书、秘书机构和秘书工作为对象，以其产生、开展、内容、主客体关系、职能特征、根本规律、主要原那么、职能环境、思维和工作方法及管理等研究内容的应用科学。 一、我国当代秘书学的诞生与开展时代环境的推动20世纪80年代后，我国的经济建设全面地推动了各项事业的变革与开展，促动了当代秘书学的诞生。历史文化的积淀历史文化中，积淀的丰富智慧和经验，对当代秘书工作，有着不可低估的应用价值或参考价值。大规模的探索创新我国当代秘书学的诞生，是与以党政机关秘书工作为主体的秘书工作改革、秘书教育模式改革、全国秘书工作标准化和秘书工作职能转变同步进行的。 二、我国当代秘书学的学科体系与特征〔一〕学科特征作为一门综合性的应用学科，其学科特征主要表达在实践的应用性、理论的兼容性和时代的开展性三个方面。 1.从秘书工作效劳的对象来看，秘书是为管理和领导工作效劳的。秘书学是研究为管理和领导工作提供科学有效的近身综合辅助和效劳的学科。2.从秘书活动环境来看，社会、经济、政治、文化、科技、法律环境等，都对秘书工作产生影响。秘书学只有与社会、经济、政治、文化、科技、法律等科学相契合，才能正确地指导秘书工作实践。3.从秘书业务内容来看，与决策学、运筹学、协同论、信息论、系统论、控制论、写作学、语言文字学、公共关系、心理学以及行为科学等相关学科有着密切的关系。〔二〕与相关学科的关系 从秘书业务内容看，已出现以下分支学科〔见图1-17〕。〔二〕与相关学科的关系图1-17中国当代秘书学的分支学科 秘书学的学科体系 1.何谓秘书?何谓秘书工作?何谓秘书学?2.秘书部门负责人有何特征?3.领导人的专职秘书有何特征?4.高级秘书、中级秘书、初级秘书分别有何特征?他们之间有何关联?5.在政治、经济、科技文化领域做一名称职的秘书，分别要注重哪些方面?6.构建秘书机构要遵循什么原那么?7.秘书工作包括哪些主要内容?8.秘书工作的根本属性和主要特征是什么?9.我国当代秘书学的学科特征是什么?