对高校图书馆办公室工作的探讨

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1、对高校图书馆办公室工作的探讨　　(西安医学院图书馆，陕西西安710021) 　　摘要：对高校图书馆办公室工作的特点、性质和作用进行了分析，并针对目前图书馆办公室面临的现状,对如何提高工作效率和质量做了相关的探讨。 　　关键词：高校图书馆；办公室工作；人员素质 　　中图分类号：G258.6文献标识码：A文章编号：1007—6921(XX)14—0131—02 　　高校图书馆办公室(简称“馆办”)是个综合性的办事机构，也是图书馆里一个重要的中心枢纽部门。办公室的管理工作既繁杂又具体，是馆长赖以指挥全馆运作、推动所属业务部门搞好

2、本职工作的重要机构，是承上启下、协调左右、连接内外各个方面的纽带。馆办的工作性质具有复杂性、多变性和综合性，涉及范围广、头绪多等特点。办公室工作的好坏直接影响着图书馆的工作质量和工作效率，如何改进和提高将起着举足轻重的作用。 1图书馆办公室工作的具体特点 　　随着网络信息的飞速发展，高校图书馆既是学校的文献信息中心,为教学和科学研究服务的学术机构，又是学校信息服务的窗口和基地，对学校的发展起着至关重要的作用。图书馆的工作范围也在不断扩展，技术手段不断更新，馆办工作由过去单一的行政事务管理，转向多元化，具有多变性、综合性和服务性、随

3、机性、主动性等特点，工作则要求主动、及时、准确、严密、务实。主要任务是协助馆长处理日常业务工作，负责全馆的政策、计划、控制、统计、协调、公关等工作,制定改革措施、规章制度和岗位职责，进行人事管理、档案管理、考勤、资金管理、经费安排、物品采购，对外联络、馆内外协调、工作业务交流以及后勤事务管理等。 2图书馆办公室的工作性质和实际作用 　　2.1专业知识的综合性处理好行政和业务的关系 　　图书馆办公室工作由于临时性、突发性、应急性的事务较多,所涉及的业务范围广、头绪多、综合性强。其主要职能是辅助馆长做好图书馆内部行政和业务工作。馆办

4、是各种文书处理和公文来往的集散地，办公室的业务知识,主要是行政管理和文秘工作有关的知识,即处理好各种文件资料和档案的管理工作，上级的指示、报告、通知、总结等；行政文书的起草、呈送；拟定审核各种规章制度和岗位职责；各种信息的收集、反馈等；负责统计数据、制定计划、编制各类统计报表；负责办理各部门人事借调、人员流动等工作；负责保管印章；负责收发文件、信函、邮件等及时送阅传递；负责组织全馆性活动、安排有关会议及工作；负责后勤保障等工作。因此，图书馆办公室的作用和地位是不容忽视的。 2.2咨询工作的辅助性 　　当好领导决策的参谋和助手图书馆办

5、公室工作是馆长领导下的直接办事机构，办公室又称为“参谋部”、“智囊团”。它不但是馆长的得力助手，还是馆长决策的参谋；它是领导机构制定决策的“传令兵”，不仅协助馆领导处理图书馆全面工作，而且还服务于各业务部门之间。从本馆的工作重心出发，帮助馆长出主意、想办法、提建议、拟方案、献良策。深入各业务部门进行检查、督导和调查研究，将各部门的工作情况、存在的问题和要求，收集分析整理，并及时向领导反馈信息。为馆长的决策提供准确的事实、科学的数据、真实的材料、可靠的方案等信息，以供馆长参考。在作出决策后的执行过程中，办公室要将信息及时反馈给图书馆的领导

6、，根据情况变化及时提出修改意见，待决策落实后，据执行情况，总结经验教训，提出完善措施。决策的科学与否，直接影响着图书馆的发展，所以要积极主动地发挥参谋和助手的作用，参与决策的制定与贯彻。 　　办公室人员要熟悉各专业知识和学术文献馆藏的具体分布，要做到心中有数、思路清晰。对紧急文件的处理要及时交管领导审阅，有的根据时间和性质、类别，需逐一办理落实到位。对一些重点工作，要当好参谋，协助馆领导作好安排，对重要活动拟出参考方案，要有敏锐的观察力和独立思考能力，并要有超前意识和创新精神，同时不断丰富自己的知识。 　　2.3增强部门间的协调性

7、充分发挥桥梁的纽带作用 　　2.3.1处理好与学校各职能部门的关系。图书馆要得到发展,与学校各职能部门的理解支持是密不可分的，如：院机关、人事、教务、总务、财务和各系机关都要保持密切的联系，办公室人员要虚心听取各职能部门对图书馆的建议和意见，经常与相关部门的领导、工作人员沟通，保持良好的关系，不断通报图书馆的工作情况,及时报告遇到的困难和要解决的事宜,使各职能部门了解图书馆在学校中的作用,争取支持和理解，努力为图书馆制造一个良性的外部环境。 　　2.3.2协调好本馆各部室间的工作。鉴于图书馆各部门都有着各自特殊的职能和作用，其职责分

8、工不同,人员的工作方法和思维方式也存在着一定差异，要使各部门充分发挥职能，整个系统运行和协，为此，要求办公室要因人而异主动沟通,对各部室正确传递和收集信息，让各业务部门理解馆领导对工作的要求，执行新的办馆方