浅谈word之精髓——样式

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1、浅谈Word之精髓——样式Jason2004年,台湾的侯俊杰老师(没错,就是创作和翻译了大量经典Windows程序设计书籍的侯杰杰:))在《Word排版艺术》一书中谈到了如何利用Word进行专业排版,推荐运用Word的文档结构图、自动化图标题注、交叉引用、域、宏等等,为写作过程引入架构与管理上的协助,降低琐屑事务(dirty-work)。2008年,大陆的顾经宇老师在《就这样享用Word》中更是提出了要“拒绝‘原始生产力’,采用以‘样式’为基础的一系列‘规范操作’,使Word文档能够‘长治久安’的排版方法”。顾

2、老师所讲的“原始生产力”指的是全篇文字清一色“正文样式”,通过大量的对格式工具栏、对话框等等操作,采用孤立的、原始的、“单打独斗式”的方法。侯老师原创和翻译了大量经典的Windows编程书籍,而顾老师在《就这样享用Word》中谈到自己身为临床医师和医学教师需要撰写大量的论文报告等。可见,这两位前辈是在日常大量的写作工作(当然是通过Word写)中,通过不断的实践,将知识和经验积累下来,最终得出了要使用“样式”这一Word精髓的结论,是非常值得我们学习、借鉴的。可能有的同学会想,“你这里谈到的看似都是长文档(如:书

3、籍)的问题,而我平日工作编写的文档不超过10页,也要搞这么复杂吗?”首先,应用“样式”并不复杂,而且有“一劳永逸”的效果。其次,想想看,你是不是每次打开Word后还在为标题定什么字体,几号字体伤脑筋?是不是觉得Word很笨,连个正文缩进2字符都需要手动设定?是不是觉得段落之间的间距很难调整?是不是感到要保持同级标题的一致性很烦?还有页眉页脚等等……。如果你不想继续忍受这些痛苦,想要让Word“发挥功力”帮助你完成排版任务,请学习并正确使用“样式”,因为这才是正确使用Word的方法呀。注1:本文针对Word200

4、3这一版本介绍样式的运用。注2:本文略去了关于“段落多级自动编号”的内容,虽然在长文档中自动为段落编号非常重要。但我想把这部分内容独立开来介绍。注3:本文有相当内容引自《就这样享用Word》。一、修改样式的具体特性一方面,Word默认的各种样式的特性(如:字体、字号、对齐方式、空行方式,等等)往往不符合我们的特定需求;另一方面,即使同一个人,写不同文章时也会有不同的需求。因此,修改样式的具体特性是非常有用、非常常用的操作,也是自如运用样式——甚至可以说“自如运用Word”——的关键环节!下面以修改“正文”样式和

5、修改各级“标题”样式为例介绍经典操作。1.修改“正文”样式鼠标指向(但不要点击)样式窗格中的“正文”→稍等片刻,将出现“下拉按钮”,点击它→进一步点击“修改”→弹出如下对话框:请根据各自的常规需求而设置——例如:我的文稿通常被要求“正文四号字、西文采用TimesNewRoman字体”,这就需要依次改动。①还可以通过点击“格式”按钮→点击“字体”、“段落”等进行更复杂的设置。不过,就我的经验来看,Word默认的正文样式基本符合多数人的需求,一般无须那些操作。②务必不要投机取巧地将“正文”样式修改为“首行缩进2字符

6、”,深在的道理一言难尽,可以高度自信地说:听我的,没错。2.修改各级“标题”样式实例:修改“标题1”样式。操作要点包括以下环节。2.1首先,修改“字体”特性首先,类似修改“正文”样式那样,修改“字体”设置。为方便新手起见,就不厌其烦地具体点吧:鼠标指向(但不要点击)样式窗格中的“标题1”→稍等片刻,将出现“下拉按钮”,点击它→进一步点击“修改”→进行类似上图所介绍的操作,当然啦,一般还要多做一件事:即点击“加粗按钮”。2.2接着,修改“段落”特性“标题”样式显然是非常“众口难调”的,因此,几乎所有用户都需要进一

7、步修改“标题”样式的“段落”特性。在“修改样式”对话框中,点击(左下角)“格式”按钮→点击“段落”→弹出如下对话框:图示设置仅供参考,应根据个人自己的经常性需求来确定自己的设置。值得一提的是:“段前”、“段后”两处在Word默认状态下采用的是“磅”这个度量单位。就我的经验来看,采用“行”更符合中国人的排版要求,操作方法是:选中原来的“X磅”,删掉→手工输入“X行”(X指代数字)。2.3最后,推荐选择“自动更新”本人高度推荐:修改“标题X”样式时在“自动更新“前面打上√。3.(继续)修改其他常用样式修改任何样式的

8、操作都与上述类似。参考设置如下,请根据你的具体情况调整(TNR表示TimesNewRoman)。正文:(中文字体)宋体、(西文字体)TNR、(字形)常规、(字号)四号、(段前间距)0、(段后间距)0、(行距)单倍、(大纲级别)正文文字、(对齐方式)两端对齐。标题:(中文字体)宋体、(西文字体)TNR、(字形)加粗、(字号)三号、(段前间距)0.25行、(段后间距)0.5~1行、(行距)

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