浅谈Word之精髓——样式.doc

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1、浅谈Word之精髓——样式Jason2004年，台湾的侯俊杰老师（没错，就是创作和翻译了大量经典Windows程序设计书籍的侯杰杰：））在《Word排版艺术》一书中谈到了如何利用Word进行专业排版，推荐运用Word的文档结构图、自动化图标题注、交叉引用、域、宏等等，为写作过程引入架构与管理上的协助，降低琐屑事务（dirty-work）。2008年，大陆的顾经宇老师在《就这样享用Word》中更是提出了要“拒绝‘原始生产力’，采用以‘样式’为基础的一系列‘规范操作’，使Word文档能够‘长治久安’的排版方法”。顾老

2、师所讲的“原始生产力”指的是全篇文字清一色“正文样式”，通过大量的对格式工具栏、对话框等等操作，采用孤立的、原始的、“单打独斗式”的方法。侯老师原创和翻译了大量经典的Windows编程书籍，而顾老师在《就这样享用Word》中谈到自己身为临床医师和医学教师需要撰写大量的论文报告等。可见，这两位前辈是在日常大量的写作工作（当然是通过Word写）中，通过不断的实践，将知识和经验积累下来，最终得出了要使用“样式”这一Word精髓的结论，是非常值得我们学习、借鉴的。可能有的同学会想，“你这里谈到的看似都是长文档（如：书籍）

3、的问题，而我平日工作编写的文档不超过10页，也要搞这么复杂吗？”首先，应用“样式”并不复杂，而且有“一劳永逸”的效果。其次，想想看，你是不是每次打开Word后还在为标题定什么字体，几号字体伤脑筋？是不是觉得Word很笨，连个正文缩进2字符都需要手动设定？是不是觉得段落之间的间距很难调整？是不是感到要保持同级标题的一致性很烦？还有页眉页脚等等……。如果你不想继续忍受这些痛苦，想要让Word“发挥功力”帮助你完成排版任务，请学习并正确使用“样式”，因为这才是正确使用Word的方法呀。注1：本文针对Word2003这一

4、版本介绍样式的运用。注2：本文略去了关于“段落多级自动编号”的内容，虽然在长文档中自动为段落编号非常重要。但我想把这部分内容独立开来介绍。注3：本文有相当内容引自《就这样享用Word》。一、修改样式的具体特性一方面，Word默认的各种样式的特性（如：字体、字号、对齐方式、空行方式，等等）往往不符合我们的特定需求；另一方面，即使同一个人，写不同文章时也会有不同的需求。因此，修改样式的具体特性是非常有用、非常常用的操作，也是自如运用样式——甚至可以说“自如运用Word”——的关键环节！下面以修改“正文”样式和修改各级

5、“标题”样式为例介绍经典操作。1.修改“正文”样式鼠标指向（但不要点击）样式窗格中的“正文”→稍等片刻，将出现“下拉按钮”，点击它→进一步点击“修改”→弹出如下对话框：请根据各自的常规需求而设置——例如：我的文稿通常被要求“正文四号字、西文采用TimesNewRoman字体”，这就需要依次改动。①还可以通过点击“格式”按钮→点击“字体”、“段落”等进行更复杂的设置。不过，就我的经验来看，Word默认的正文样式基本符合多数人的需求，一般无须那些操作。②务必不要投机取巧地将“正文”样式修改为“首行缩进2字符”，深在的

6、道理一言难尽，可以高度自信地说：听我的，没错。2.修改各级“标题”样式实例：修改“标题1”样式。操作要点包括以下环节。2.1首先，修改“字体”特性首先，类似修改“正文”样式那样，修改“字体”设置。为方便新手起见，就不厌其烦地具体点吧：鼠标指向（但不要点击）样式窗格中的“标题1”→稍等片刻，将出现“下拉按钮”，点击它→进一步点击“修改”→进行类似上图所介绍的操作，当然啦，一般还要多做一件事：即点击“加粗按钮”。2.2接着，修改“段落”特性“标题”样式显然是非常“众口难调”的，因此，几乎所有用户都需要进一步修改“标题

7、”样式的“段落”特性。在“修改样式”对话框中，点击（左下角）“格式”按钮→点击“段落”→弹出如下对话框：图示设置仅供参考，应根据个人自己的经常性需求来确定自己的设置。值得一提的是：“段前”、“段后”两处在Word默认状态下采用的是“磅”这个度量单位。就我的经验来看，采用“行”更符合中国人的排版要求，操作方法是：选中原来的“X磅”，删掉→手工输入“X行”（X指代数字）。2.3最后，推荐选择“自动更新”本人高度推荐：修改“标题X”样式时在“自动更新“前面打上√。3.（继续）修改其他常用样式修改任何样式的操作都与上述类

8、似。参考设置如下，请根据你的具体情况调整（TNR表示TimesNewRoman）。正文：（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）常规、（字号）四号、（段前间距）0、（段后间距）0、（行距）单倍、（大纲级别）正文文字、（对齐方式）两端对齐。标题：（中文字体）宋体、（西文字体）TNR、（字形）加粗、（字号）三号、（段前间距）0.25行、（段后间距）0.5~1行、（行距）