档案管理实务项目六.pptx

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1、项目六档案检索学习目标通过本项目单元的学习，掌握档案检索的基本含义和要求；档案著录和标引的规范和方法、检索技术和方法等，以适用将来的档案检索利用工作。知识要求能力要求通过本项目单元的学习与训练，能够按照档案检索方法和技巧，尤其电子档案的检索方法，进行档案检索工作。任务一认识档案检索和检索工具1、掌握档案检索的含义与内容；2、掌握档案检索工具的种类；3、明确档案检索语言的规范要求。知识目标：1、能够分析档案检索工作在档案整体工作中的地位；2、能够掌握和分析档案检索语言的规范性。能力目标：案例导入天宇外

2、贸公司是一家二十年历史的公司，档案室的档案在积累了一定数量后，由于只有案卷目录而没有其他检索工具，在查找档案时经常出现速度慢甚至找不到的现象。该公司的档案员小齐决定编一些检索工具来解决这一问题。经分析小齐发现公司的领导和业务人员主要查找的是客户资料、公司的发文和内部文件等，于是他就决定编制文号索引、客户编号索引和专题目录等几种检索工具为查找档案提供途径。使用之后，明显地提高了查找效率，小齐也获得领导的表扬。上述案例说明：一方面档案检索工具是人们查找档案信息的导航，没有检索工具不论是档案工作人员还是利

3、用者都难以从大量的档案中迅速及时地找到所需的档案。另一方面说明档案检索工具多种多样，各不相同，编制档案检索工具时，要根据单位的具体情况对档案检索工具的种类和形式进行适当设计，这样才能使编制出来的检索工具实用、有效，大大地提高了查找效率。任务训练活动目标通过网络或实地调查了解档案检索工作的含义及内容；活动组织根据情况灵活分组调查；学生分组实地调查某单位档案室或登陆档案馆网站了解档案检索工具的要求、种类，然后各组指定代表介绍他们的调查情况，并讨论分析如何提炼检索语言。活动内容与要求【理论支撑】一、档案检

4、索的工作内容（一）存储阶段的主要内容1．著录标引。即对档案的内容和形式特征进行分析、选择和记录。每件（卷）档案著录标引后形成的一条记录称为一个条目。2．编制检索工具。即对著录标引后形成的条目加以系统排列，组成各种检索工具，或输入计算机建立计算机检索数据库。（二）查找阶段的主要内容1．确定查找内容。即对利用者的检索要求进行分析，确定利用者所需档案的实质内容，形成概念。有时也需将这些概念借助检索语言转换成规范化的检索标识。2．查找。确定好查找内容后，就利用相应的检索工具进行查找，在计算机检索中还应按实际

5、需求把这些检索标识之间的逻辑关系表达出来，形成检索表达式。二、档案检索的意义1．检索是提供利用的先期工作。2．检索是提高档案馆（室）工作水平的重要手段。3．检索是档案业务工作的一个独立的重要环节。三、档案检索工具（一）分类档案检索工具的种类较多，根据不同的标准可进行不同的分类。目前比较常见的分类方法有以下几种：1．按载体形式分为：书本式；卡片式；缩微胶片式等。2．按编制方式分为：目录、索引、指南。3．按检索范围分为：全宗范围检索工具、档案馆范围检索工具、专题范围检索工具、馆际检索工具。如“全宗指南”

6、等。4．按功能分：馆藏性检索工具、查检性检索工具、介绍性检索工具。（二）档案检索工具的基本要求为了保证检索的准确率和效率，在编制检索工具时，要结合单位利用档案的具体情况，力争做到“全、准、快、便”，这样的检索工具才会实用有效。（三）档案检索工具在档案管理中的作用1．是档案和利用者之间的桥梁。2．是档案馆（室）、利用者以及档案馆（室）之间的交流工具。3．为档案管理活动提供一定的手段。四、档案检索语言概述（一）档案检索语言的特点档案检索语言的基本特点有两条：1．单义性。2．专业性。（二）档案检索语言的类

7、别（有三大类）馆藏法分类法主题法（三）检索语言的作用档案检索语言的主要作用有：1．作为概念转换的依据。2．揭示检索标识之间的逻辑关系。3．衡量档案检索效率。检全率公式为：检全率全部有关档案漏检率未检出的有关档案全部有关档案检出的有关档案＝＝×100%×100%或：漏检率＝（1—检全率）×100%检准率公式为：检准率全部有关档案误检率未检出的不相关档案全部有关档案检出的有关档案＝＝×100%×100%或：误检率＝（1—检准率）×100%任务二档案著录与标引1、掌握档案著录、标引的含义与内容；2、掌握档

8、案著录的基本格式；3、明确传统的档案检索工具的类别及含义。知识目标：1、能够按照标准格式进行档案著录；2、能够掌握档案标引的规范操作。能力目标：案例导入某某机械设备公司由于不重视档案检索利用工作，档案人员更换多次，以至于检索工具类型不完整、不系统、不配套，不能全方位、多渠道、深层次地检索档案。以馆内现有的检索工具为例，案卷目录是虽系统完整，但由于它著录的内容笼统、成分混杂、不能全面、细致地反映出全宗内所有档案的情况，因此在使用过程中出现的弊病很多，如漏检、错检或因怕遗