供应商索赔管理规范

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1、供应商索赔管理规范1、目的规范采购部对供应商实施国内外市场售后三包零部件索赔工作，以使能达到索赔目标。2、范围适用于公司产品售后市场保修期内因采购部提供产品（包括原材料、辅料、毛坯件、零部件等）出现质量问题而发生的理赔，进而向供应商进行索赔的全过程，此索赔管理规定针对国内和国际市场两个市场。3、定义和术语3.1索赔日历：根据与供应商签订的《零部件索赔协议》中约定的供应商办理退货的日期的汇总表。3.2鉴定标准：指供应商依据产品定义、国家标准及行业标准而制定可供市场服务的真假件辨别、故障件的鉴定、索赔及维修换件的条件、保养方法、使用注意事项等相关技术文件。3.3售后索赔：指公司产品在最

2、终用户享有的质量担保期的使用过程中以及在销售检验过程中因供应商提供的产品（包括原材料、辅料、毛坯件、零部件等）出现质量问题或不能满足理性顾客的需求而发生的理赔。3.4可索赔件：符合质量担保条件的属于供应商责任的索赔件。3.5承担件：符合质量担保条件的属于公司装配、设计责任的索赔件。3.6拒赔件：不符合质量担保条件的索赔件。4、职责序号部门职责4.1质保部索赔科1.负责可索赔件争议索赔的受理，并出具《索赔争议质量责任判定书》；2.负责索赔争议的受理、索赔鉴定、会议的组织；4.负责其他部门投诉的处理；5.负责跟踪拒赔件的追溯；6.负责组织索赔鉴定标准的评审、批准；7.负责国内国际承担件

3、内部分摊的组织、判定；4.2销售部售后服务科1.负责保管服务站退回的索赔件并做好出入库记录；2.负责对索赔件进行初步鉴定分析,并对误判索赔件追溯服务站；3.负责将初步判定供应商责任的索赔分类保管；4.负责供应商日常办理索赔退件；5.保证索赔库房的帐卡物的一致；6.对供应商索赔件的鉴定提供支持；7.负责参与索赔鉴定标准的评审；4.3采购部管理科1.负责保管索赔通知单采购留存联；2.负责保管索赔退件单采购留存联；3.负责保管索赔会谈纪要、质量争议责任判定书；4.负责保管已经会签的索赔鉴定标准；4.4采购部商务索赔科1.负责供应商售后索赔的归口管理；2.负责无实物退货的国际售后《零件费用

4、及索赔费用通知单》信息确认与索赔；3.负责索赔通知单的核算，并传递给财务部门结算；4.负责索赔款的回笼跟踪以及索赔发票传递至供应商；5.负责供应商索赔争议的接口，并向质保部索赔科提供有争议索赔的申诉报告及处理申请；6.负责索赔鉴定标准的收集；7.负责组织供应商按时办理索赔业务；4.5财务部1.负责《零件费用及索赔费用通知单》生效后根据通知单开具票据,向供应商实施扣款结算和划拨；2.负责每月将已实施的质量索赔汇总，并提供给采购部；3.负责索赔款的回款，保证已经执行索赔的款项100%执行；4.监控索赔0目标的完成情况4.6供应商1.负责按照索赔日历按期办理索赔2.有权对有异议的索赔提出

5、申诉,并提供足够的有效证明材料和依据.3.负责对售后索赔件分析，制定整改计划，并将分析结果汇报给公司；5、管理程序(按索赔工作阶段划分)5.1制定索赔日历：采购部商务索赔科根据财务部归档的《零部件索赔协议》对供应商索赔日期进行汇总并形成《供应商索赔日历》（附表一）并发至销售部、质保部。5.2督促供应商办理退货：采购部商务索赔科根据销售部与供应商已经确认的《供应商故障件确认单》（表二）并在该单中的采购栏进行签字，保存采购部一联，对于非100%索赔或其它特殊情况退货的，应在《供应商故障件确认单》（表二）备注栏予以说明，否则不能签字确认。5.3争议索赔件鉴定：采购部商务索赔科根据销售部或

6、供应商提出对索赔件退件存在争议的情形，对确实需要鉴定分析的以《售后索赔争议件待检测申请单》（表八）的形式提交质保部索赔科组织鉴定并出具《索赔件鉴定清单》（表三），该表单应有公司质保部代表、供应商代表签字才能有效。5.4索赔责任分摊会议：依据《索赔件鉴定清单》的结果，公司质保部对故障原因进行分析后，将组织相关部门与供应商进行索赔责任分摊的会议，后出具相应的《索赔争议质量责任判定书》，该判定书作为公司内部文件传递至相关部门，采购部负责将该判决书以传真的形式告知供应商，三天内回复意见，如对判决有异议，可提出二次判决申请，但要有充分合理的理由，公司质保部将进行重新调查、鉴定分析，并出具二次

7、《索赔争议质量责任判定书》，该判定将作为最终结果。5.5索赔通知单核算：5.5.1索赔核算原则及费用标准见采购合同《零部件索赔协议》；5.5.2供应商无争议：销售部可直接按与供应商确认的《供应商故障件确认单》开具相应的索赔通知单（表五），并可进入正常索赔核算程序；5.5.3供应商有争议并已形成纪要：按销售部开具的索赔通知单（表五）并参考所签订的会谈纪要进行核算；5.5.4供应商有争议无法形成纪要：质保部可以依据检测鉴定分析结果或调查报告出具《索赔争议质量责任判定书》，