公司办公室管理规定

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1、公司前台文员工作范围前台工作一、工作职责：1、负责公司前台接待工作。2、负责公司接听咨询、预约电话，长途电话要做好接打记录，收发传真、文档复印、打印等工作并做好记录。3、负责各类办公文档、商务文档、合同协议的录入、排版、打印。4、日常文书、资料整理及其他一般行政事务。5、协助其他部门搞好接待工作。二、技能要求：1、对办公室工作程序熟悉。2、熟练使用Word、Excel等办公软件，会借助互联网查找资料。4、具有良好的沟通能力、协调能力，及较强的保密意识。5、熟练使用各种办公自动化设备。6、具有良好的适应能力，能在压力下工作。文员工作一、工作职责：

2、1、根据办公室领导的要求，完成有关报告、文稿的起草、修改工作。完成打字、复印及传真等工作，及时送交领导或按要求传送给客户。2、做好日常电话接待工作。完成行政办公会议的书面记录、整理。3、完成各类文件的收集、整理、立卷、装订、归档等保管工作，并做电子存档。4、根据要求申购日常办公用品，并及时登帐。做好办公用品的出入库登记，6地址：北京市朝阳区东三环北路30号中海豪庭一座28F电话：010-85984849/85984899传真：010-85984849管理本部门的财产帐目（低值易耗品、固定资产）。做好办公室设备管理及维修。5、随时查看公司邮箱信件

3、，并上报。6、做好办公室每天的考勤。做好物品保管工作。7、负责公司员工定餐工作。8、做好所有名片的登记及电子版本。9、完成领导交办的临时工作。二、技能要求文档管理1、行文：1）办公室文员根据总经理指示或公司管委会决定的内容行文。2）要求行文做到：a、文字简炼、通顺，突出主题。b、行文须规范化，要根据不同内容，按公文的格式和行文规则办理。c、拟出草稿后要交总经理或有关领导审核同意后方可打印。2、文号：1）正式公文由办公室统一编发文序号，包括部门（公司）、供字、年号、顺序号：A．总经办总字B．办公室办字C．财务部财字D．销售公司销字例：中奇总字[2

4、008]01号2）公文的主、抄送单位，应根据公文内容确定。6地址：北京市朝阳区东三环北路30号中海豪庭一座28F电话：010-85984849/85984899传真：010-859848493）各部门（公司）使用的总公司便函，由承办单位编号，办公室留底存档。3、打印：1）正式打印要符合行文格式。2）各种行文的编号要有连续性，不能出现错别字或其他错误。3）需要下发的文件要根据需要实发的数量进行复印，不得造成浪费。4）打印要填写打印登记表。5）见附表：打印记录表（XX办字[2008]09号表格）4、发文：1）发文拟稿：A．承办部门（公司）根据内容及

5、行文对象正确使用公文种类（如通知、批复、函等），要求文字简洁、明确、通顺，层次清楚，标点符号准确。B．需要保密的公文，应分别标明密级“秘密”、“机密”，紧急公文应分别标明“特急”、“急件”字样。C．发文主送、抄送单位准确，按单位等级顺序排列，根据来文办的复文，须将来文附在正文后面。2）公文签发：A．总公司与有关单位联合发文，由总经理签发。B．总公司上报和下发“重要的涉及面广的公文”由总经理签发。C．一般业务往来和分管工作范围内的公文，由主管副总经理签发。3）发文：发文由总公司办公室登记，包括日期、字号、标题、发送和抄送单位、文件份数、附件。工作

6、总结、报告或请示应同公文一样进行登记处理。5、收文：1）6地址：北京市朝阳区东三环北路30号中海豪庭一座28F电话：010-85984849/85984899传真：010-85984849上级及相关单位写明给总公司的文件，统一由办公室收发人员签收、拆封、登记。（凡注明“亲收”、“亲启”的文件及写明各部门（公司）的文件不拆封，分送有关人员、单位处理）2）出差、出国及参加会议带回的重要文件，以及上、下级单位来人带来的正式公文，应交办公室登记处理。3）办公室收发人员须履行登记手续，正式公文和重要资料盖“收文戳”，顺序编号后按文件传阅登记表程序处理。6

7、、存档：1）凡有编号的各种打印、下发的文件，办公室必须留存，以便存档。2）留存要求：行文原件及打印复件一并存档。3）所有留存原件要分类保管。4）当年的各种存档文件于次年一季度内整理完毕及归档。5）各种上级来文由办公室文员进行收文登记。6）登记后附上批阅单，送达总经理批阅。7）根据批阅内容或复印下发或传阅。（按相关手续）传阅文件要及时收回，严禁丢失。传真管理1、接收：1）接收的传真文件，属于公司本部的复印后，交总经理、执行总经理、副总经理阅，属各部门的复印后交各部门经理处理。2）办公室要有相应的登记、收发文手续，并保存原件、复印件。3）见附表：传

8、真接收记录表（XX办字[2008]13号表格）。2、发送：6地址：北京市朝阳区东三环北路30号中海豪庭一座28F电话：010-85984849/859