行政公文写作的规范、规律与技巧

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1、行政公文写作的规范、规律与技巧古人说文无定法。作为公文写作来说，虽无定法，却有无形的规范和规律。根据实际工作体验，著名企管专家谭小芳老师认为公文写作有许多带有普遍性、规律性的东西，这也是写好公文必需把握住的。行政公文，是公务文书的简称，是人类在治理社会、管理国家的公务实践中使用的具有法定权威和规范格式的应用文。它是特殊规范化的文体，具有其它文体所没有的权威性，有法定的制作权限和确定的读者，有特定的行文格式（注意：比模式更进一步）并有行文规则和办理办法。我国公文一律按照国务院办公厅1987年2月18日发布、1993年11月修订的《国家行政机关公文处理办法》写作和办理。公文写作的要求很高，尤其

2、是要求起草者具有工作实践的基础，懂得工作中许多微妙的关节，而在具体起草中要求较好的文字语言工夫。公文语言总的要求是庄重、平实、概括。著名企管专家谭小芳老师（官网www.tanxiaofang.com）表示，公文语言功夫的核心是选词，选词一要根据所反映的客观实际需要，二要符合明晰、确切、简练的标准，三要根据具体的语言环境，为避免上下文重复而选择不同的词语，注意文中所涉及对象和阅读对象。多用书面语和文书用语，少用形象和描绘性词语和口语，不用方言土语，十分规范。需要特别提出公文结构用语。一是开头用语，用来表示行文目的、依据、原因，伴随情况等。如：为（了）、关于、由于、对于、根据、按（遵、依）照、

3、据、查、奉、兹等。二是结尾用语。如：为要（荷、盼）、是荷、特此通知（报告、函告）等。三是过渡用语。如为（对、因、据）此、鉴于、总之、综上所述等。四是经办用语。如：经、已经、业经、现经、兹经、办理、责成、试行、执行、贯彻执行、研究执行、切实执行等。五是称谓用语。有第一人称：我、本；第二人称：你、贵；第三人称：该。等等。著名企管专家谭小芳老师（预定公文写作培训，请联系）表示，行政公文从不同的角度分类，可从不同的方面，揭示了公文的特征或属性：(一)按适用范围来划分《办法》规定的公文有十三种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函和会议纪要。(二)按行文方向来划

4、分可分为下行文、上行文和平行文。(三)按缓急程度来划分可分为特急、急件、一般文件三类。(四)按保密级别来划分可分为三个等级：绝密、机密和秘密。在实践中，谭小芳老师建议各单位规范公文格式，提高公文质量的措施――（一）提高认识，加强领导规范公文格式，防止格式的随意性，维护其规范的体式，对于进一步提高公文的处理效率，推动机关正常工作的开展，有着十分重要的意义。各级领导和机关工作人员都要从这个高度去认识规范公文格式的重要意义。谭老师建议各级要加强对公文处理工作的领导，不仅明确分管领导分管，安排业务精、责任心强的文秘人员专职从事公文的审核，而且各级领导还要带头学习公文处理知识并模范遵守。（二）加强文

5、秘队伍建设适应新形势下公文处理工作的需要，必须建设一支思想素质好、工作业务硬、勇于吃苦、乐于奉献的文秘队伍。加强文秘人员的政治理论学习，不断提高他们的理论和政策水平，使之认识到文秘岗位肩负的重任，树立一丝不苟、精益求精的工作作风，增强干好工作的自觉性。谭老师建议加强文秘人员的业务培训，积极创造条件，支持文秘人员参加业务知识的培训学习，尽快提高业务素质。（三）健全制度，规范程序各级各单位应根据《办法》和上级的实施意见，相应制定本单位公文处理的实施细则，建立健全有关的公文处理制度，严格发文处理中的拟稿、审核、校对、印制等每一道程序，做到有章可依，照章办事，形成公文处理规范化的运行机制。谭老师建

6、议各单位坚持公文处理由办公室统一把关办理的原则，防止“政出多门”。对某些格式问题，要做出统一规定，保证规范的公文格式落到实处。国家行政公文有12类13种,即命令（令）；议案；决定；指示；公告、通告；通知；通报；报告；请示；批复；函；会议纪要。公文主文结构，是指除了公文格式（外部组织形式即文头、主文和文尾及其各项设置）之外的公文核心部分。这一部分的写作，是公文写作的难点。一、标题1．规范式：三部分，即：发文机关＋事由＋文种??用于重要、庄重的公务2．灵活式A二部分：一是发文机关＋文种（以上标题下可加时间）二是事由＋文种三是“转发+始发机关及原通知标题”Ｂ一部分：只有文种??常是不大重要的公务

7、，带周知性★带发文机关的标题下面如写发文时间，则须用括号，公务须是重大的、庄重的。文后不写落款及时间。二、正文1．主送机关（面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，常常不写；注意工作实际中组织关系）2．正文A．原由：一是依据：#情况：叙述时间、单位、地点、人物和事件等；常用“目前…”类时间状语；简介人物及事迹#文件：常用“根据…”；往往是一句话#意义：议论：常用“是…”#作用：常用“将使…”二是目的：常用“