四级秘书办会知识点

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1、四级秘书办会知识点四级秘书办会知识点.txt41滴水能穿石,只因为它永远打击同一点。42火柴如果躲避燃烧的痛苦,它的一生都将黯淡无光。四级秘书笔记讲义:会议筹备加入收藏【大中小】[2010-5-12]会议日程以天为单,是会议各项活动和与会者安排时间的依据,议程依据议题作出顺序计划,是会议所要讨论解决问题的大致安排会议议程制定(1)列出参与者,明确目标(2)安排议程时间,考虑会议长短和敏感话题(3)确定议程,决定讨论形式和决策方式日程编制:(1)注意涉及事务的习惯顺序和公司章程的明确规定(2)明确各项安排,用表

2、格形式列出(3)宣读议程(4)将同性质问题集中排列(5)保密性强的议题放置后面在编制议程时,按轻重缓急的原则处理并详细表示出所需时间会议讨论形式分为头脑风暴形式和自由讨论形式议程与日程存在功能上的不同,议程编制在前,一旦确定就不应该再变,但日程可做出相应调整。会议地点选择要求:(1)交通便利(2)大小与规模相符(3)有良好配置(4)场地不受外界干扰(5)考虑有无停车场所(6)成本必须合理考虑因素:(1)会议目的形态(2)实质上需求(3)与会者的期望清单内容包括:(1)所在地区情况(2)会场环境(3)会议地点设

3、施对会议地点的检查有:(1)检查考虑中的会议场地(2)抽查一个单人间双人间和套房(3)检查会议登记管理服务和后勤部门(4)检查餐厅一般伙食(5)检查电梯服务(6)检查服务项目营业时间了解交通停车设施中大型会场多采用大小方形,突出主持人注意进退场的方便座次安排依据职务高低,选举结果是否是正式代表来安排会议主席位置应该置于远离入口处,正对门的位置常见排法有:横排法竖排法左右排列法传递方式:当面告知电话传真书面形式电子邮件分发过程:准备登记附清退目录装封发出方法:提前发出签到时发出会中发出现场发出发布程序:收集筛选

4、加工审核发布餐饮标准根据会议经费和人员情况决定,就餐方式分自助餐制和分餐制多为自助餐制嘉宾类型:上级领导政府官员重要客户社会名流潜在贡献人邀请时注意人数不宜过多,考虑代表性和经济时效,采用宁可邀请,也不排斥的原则接站人员应在20分钟抵达接站地点会议资料包括来宾资料,会务资料沟通资料用品分为必备和特殊设备空调应在两小时前开机预热会议通用礼仪:文书参会服务迎送礼仪大部分试听设备操作温度在0-40度四级秘书笔记讲义:会中服务加入收藏【大中小】[2010-5-12]传递方式和内容应该综合考虑对象效果时效费用如何做好会

5、议记录:(1)提前抵达会场,安排地方。(2)迅速绘制座位图(3)提前参阅其他会议记录会议记录要求:(1)快速是基本要求(2)纪实性是重要特征具体为真实准确突出重点中华考试网会议简报分为报头报尾报核,标题要求:简明醒目准确生动形式灵活简报要求:(1)真实准确是其生命(2)短小精悍是其力量所在(3)快是质量的体现(4)生动活泼信息分类:按作用分为:(1)与会者信息(2)指导宣传信息(3)议题性信息(4)主题内容信息(5)记录结果性信息(6)程序性信息(7)交流性信息(8)参考性信息(9)管理性信息按会议信息保密性

6、划分:(1)保密性信息(2)内部性信息(3)公开性信息按传递方式划分:(1)讲话信息(2)会议书面信息(3)会议声像信息www.examw.com收集信息要求:齐全及时准确有效确定会议信息搜集方法:(1)召集开会(2)提供书面材料(3)个别约见(4)会议结束后及时搜集(5)个别催退(6)按清退目录搜集(7)限时交退信息反馈方式:口头书面会议反馈会议值班内容:电话记录接待记录值班日志会议值班意义:(1)起着沟通内外,协调上下的作用(2)保证重大事项指令精神的及时传达(3)保证会议顺利进行(4)代表了会议工作质量

7、(5)直接影响了会议主办方的工作效率值班工作制度:(1)信息处理制度(2)岗位责任制度(3)交接班制度四级秘书笔记讲义:会议善后加入收藏【大中小】[2010-5-12]需要搜集文件是会前会中会后产生分发的文件立卷归档的意义:(1)是文件转为档案的重要步骤和基础(2)保持了历史联系,便于查找利用(3)保持了历史联系,反映了客观进程(4)保护了文件的完整安全,便于保管利用(5)保证了工作的连续性,为档案工作奠定了基础不需要立卷归档的文件:重份文件事务性临时性无查考价值的文件草稿修改稿会议主要文件如领导讲话结论决议

8、报告单独立卷,大会发言按日期立卷书面发言按单位地区立卷通知来往文书按时间立卷大会文件按重要程度和时间排列整理录音的技巧:(1)删除(2)增加(3)修改(4)送审清理方法:收销带存会议文件保管分为长期短期永久三种会议文件整理注意及时完整,会议文件多带有参考与草稿性质注意:正确区分保管期限办理好移交手续会议纪要是在记录的基础上进一步综合分析提炼而成用于记载传达会议情况及议定事项的文件会议纪要的种类:(1

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