《部分秘书与办会》PPT课件

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1、博纳电影传媒2007年推荐影片排期第三部分第十章秘书与办会办会第一节会议准备工作——会议概况与会议审批第二节会议策划方案——会议内容第三节会中服务工作——会议程序与会务服务第一节会议准备工作工作任务：天地公司要在本市召开新产品介绍新闻发布会，秘书高山应该做好哪些申报工作？任务分析：做好会议申报工作也是职业秘书的一项基本工作。秘书应该向上级主管部门提供申报单位的各项材料。其中包括会议的名称、缘由、性质、宗旨、意义、参与人数、时间、地点、经费预算、重要代表名称等。一、会议的涵义会议是有组织、有目的地召集人们商议事情、沟通信息、表达意愿的行为过程。二、会议的种类从不同的角度出发，可以将会议划分

2、为不同的类型。（一）按会议规模分：大型——千人乃至数千人参加的会议，如政治和群团组织的全国性大会，一些庆祝大会、纪念大会等。中型——百人至数百人参加的会议，如报告会、庆功会、经验交流会等。小型——少则几人，多则几十人参加会议，如座谈会、办公会、现场会等。人代会、某公司召开的大型商贸会议某先进事迹报告会、某政论讲坛小型会议室（二）按会议性质分规定性会议——指依法必须召开的，具有法律效力的会议，如各级人民代表大会；决策性会议——指各级政府的常务会议，省、市、县长的办公会议，企业中厂长经理办公会等等；专业性会议——这类会议具有极明显的专业性，多以各部门名义召开，如教育工作会议，金融工作会议，人

3、事工作会议等等；动员性会议——这类会议以宣传动员群众，提高群众认识为目的，如征兵动员会；纪念性会议——纪念重大事件或重要人物的会议，如纪念辛亥革命九十周年大会；外事性会议——指与外宾会谈，与外商谈判的会议等；综合性会议——这类会议多以各级办公室名义召开，讨论和研究各种问题。（三）按时间分常规型定期会议——如学会年会、机关办公例会；非常规型不定期会议——视需要临时召开的会议或处理紧急突发事件而临时召开的会议，如防汛紧急会，抗震救灾紧急会等。（四）按媒介分电话会议：即通过公共通讯系统或专用通讯系统提供的电话会议功能，使多个会场实现异地语音交流的会议形式。电视会议：即运用远程数字传输系统，声音

4、和图像在不同地区的多个会场之间相互联通，使相隔千里的各分会场如同在同一会场内很方便地传输文字、图像和语音信息的会议形式。计算机会议：计算机和数字传输设备在网络支持下可实现非常灵活的网上多方对话。这种网络上多方对话同时也是计算机网络技术支持下的会议组织和管理的新形式。三、会议的申报与审批（一）会议申报与审批的形式核心是确立、安排议题一是口头申报形式。二是书面申报形式。三是会议申报形式。发布会时间发布会地点发布会主题发布会内容拟邀请新闻单位审批意见申请单位联系方式某新闻发布会申报单某单位会议申报单（二）会议审批的原则尽管各种会议的申报与审批形式不同，但精简从严的审批原则却大体一致。秘书部门对

5、有关职能部门申报召开的会议，要本着精简从严的审批原则，严格把好审批关。要分析会议是否有必要开，能否合并开，可否用其他方式解决问题等。会议审批还应遵循“一支笔”（统一领导、集中管理）的原则。（三）审批程序如某政府信息公开新闻发布会1、涉及综合性情况的政府信息公开新闻发布，经分管处领导同意后，由举办单位报区政府办公室审核，由有关部门准备相关文字材料，由政府办公室把握口径并组织实施；2、涉及部门或行业工作情况的政府信息公开新闻发布，经举办单位主要领导审定，报政府办公室审批，由举办单位组织实施；3、突发事件的新闻发布，按归口管理的原则，根据突发事件的情况，由参与事件处置的领导确定发布形式，按分工

6、组织实施，在授权范围内按发布口径对外发布新闻信息；4、新闻发布的内容不得违反国家的法律、法规和方针政策，不得泄露秘密、商业秘密、个人隐私；5、任何单位未经批准，不得举办政府信息公开新闻发布会，各新闻单位也不得自选组织或变相组织新闻发布会。第二节会议策划方案工作任务：天地公司为了开拓夏季服装市场，拟召开一个服装展示会，推出一批夏季新款时装。请你拟定一个会议策划预案。任务分析：所谓会议预案就是会议的筹备方案，制定好预案是开好会议的前提。会议预案一般包括以下内容：1.会名2.会议时间3.会场开会地点，会场设置4.出席范围5.会议票证6.会议筹备班子的职责分工7.会场布置8.主席台9.会议议程1

7、0.经费预算以上十项是一般会议预案的主要内容，有些会议还有选举、发奖、摄影等活动，也应列入预案之中。一、会务工作的概念与原则所谓会务工作是指有关会议的具体筹备、组织和服务工作的总称。指导会务工作的原则：1.准备充分。2.组织严密。3.服务周到。4.确保安全。5.节俭高效。二、大中型会议的组织工作各种会议类型不同，内容各异，规模也有差别，会务工作的项目也不同，这里重点分析大中型会议会务工作的一般要求。大中型会议工作内容繁多，且视会议议