《秘书的办会工作》PPT课件.ppt

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1、第一节会议事务工作秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。第四章秘书“办会”的工作一、会议及会议要素第四章秘书“办会”的工作会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如研讨会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。（一）会议美国《韦氏新大学词典》中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的

2、也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。第四章秘书“办会”的工作一、会议及会议要素第四章秘书“办会”的工作（二）会议要素表4-1会议的十大要素序号会议要素概念1会议名称包括：会议主办单位或会议范围、会议的时间或届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的2会议时间包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间3会议地点指会议的具体地点第四章秘书“办会”的工作序号会议要素概念4会议主持者指主办部门、主持会议的领导人5会议参与者指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题7会议的形式会议进

3、行的具体方式方法，如讨论、座谈还是协商8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的结果会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用主要指用于会议的必要支出第四章秘书“办会”的工作（三）会议的不同分类按照会议的规模划分按照会议的规模划分可以分为以下五种。1会议特大型会议大型会议中型会议小型会议微型会议指千人到数千人至万人参加的会议指百人左右到数百人至千人参加的会议指数十人至近百人不等的会议几人至十人不等参加的会议指万人左右到百万人参加的会议第四章秘书“办会”的工作按照会议的内容含量划分按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根

4、据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。21第四章秘书“办会”的工作专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或专一性。如××经验交流会；×节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。2第四章秘书“办会”的工作按照会议召开的时间划分定期会议。指按照一定的时间间

5、隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。13不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。2第四章秘书“办会”的工作按照会议的级别按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议等等。4第四章秘书“办会”的工作按照会议的秘密程度划分依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为5会议公开会议内部会议机密会议内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、庆祝会等内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉

6、及组织的秘密，或不必扩大知情范围的会议第四章秘书“办会”的工作按照会议的性质划分依据会议的性质，可以把会议分为决策性会议与非决策性会议两类，之下又可根据不同的情况进行细分。决策性会议。包括立法性会议、党务性会议、行政性会议等。非决策性会议。包括业务性会议、动员宣传布置性会议、纪念性会议、娱乐性会议、新闻性会议等。612按照会议与会人员集中或分散情况划分由于现代会议形式的出现，有了与传统的与集中一处开会不同的异地开会形式，因而也就有了与集中开会对应的非集中会议形式。非集中的会议主要借助现代通信技术召开会议。包括电话会议、电视会议、网络会议等，统称为电子会议，是在一定的电子设备的

7、支持下举行的本地或异地会议。第四章秘书“办会”的工作7第四章秘书“办会”的工作表4-2会议的其他分类分类标准类型按与会者的身份和国籍国内会议国际会议按与会者国别或与会各方的数量双边会议多边会议按会议议题所涉及的领域经济性会议政治性会议军事性会议文化性会议第四章秘书“办会”的工作二、工作例会中的主要程序和原则无论开展何种会议的会务工作，其总的要求是：充分准备、严密组织、服务周到、确保安全。秘书人员在工作例会中的主要会务工作具体而又琐碎，就其完成和处理的时间顺序来划分，可以分为会前、会中、会后三个阶段进行。