办公文秘--秘书的“办会”工作( 148).ppt

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1、第五章秘书的“办会”工作学习目标思考练习主要内容本章小结通过讲解涉外秘书在会议、会谈、会见以及公务聚会中所从事的事务工作。掌握会议及会议要素，掌握工作例会中的主要程序和原则，能妥善组织小型工作例会；掌握会见、会谈的事务工作以及公务仪典、宴请的筹划和组织工作、聚会的设计组织和主持工作，能够独立筹划小型会见会谈事务，独立设计组织聚会工作。第一节会议概述第五节仪典、宴请事务工作第二节会务工作的具体内容第三节会务工作的变革与发展第四节会议的文字工作第一节会议概述本节要点一、会议及会议要素二、工作例会中的主要程序和原

2、则三、大型会议中的会务工作四、会议改革的探讨秘书“办会”的工作，指的就是秘书办理会议事务的工作。所谓“会务”，它是“会议事务”的简称，包括会议的筹划准备、组织服务和善后落实工作。一、会议及会议要素（一）会议会议就是把人们组织起来讨论和研究问题的一种形式。根据《现代汉语词典》的解释，会议一词有两种含义，一是指有组织有领导地商议事情的集会，如全体会议、厂务会议、工作会议等；二是指一种经常商讨并处理重要事务的常设机构或组织，如中国人民政治协商会议、部长会议等。秘书的会议事务工作指的是第一种含义。美国《韦氏新大学词

3、典》中认为，会议是“一种会晤的行为或过程”，指的也是把众多的人员聚集起来讨论问题的社会活动方式。会议是人类社会历史发展的产物，它经历了如下的演变过程（见图5-1）。图5-1会议的演变过程近代资本主义社会部落联盟现代社会部落奴隶社会封建社会氏族社会发展成为管理国家和组织公务活动的一种主要形式氏族处理公共事务的氏族议事会（二）会议要素我们不能简单随意地将任何一种聚合或会合都看做是真正意义上的会议。只有具备了构成会议的十大要素，集体的活动或聚会才能构成会议。只有明确了构成会议的基本要素，才便于从整体上把握整个会议

4、的全面工作，以利于会议的顺利进行。构成会议的十大要素，如表5-1所示。表5-1会议的十大要素序号会议要素概念1会议名称包括：会议主办单位或会议范围、届别、会议的主题以及会议的类型。在实际工作中有的是可以被省略的2会议时间包括通知开会的时间、会议开始时间、结束时间、每项议程时间3会议地点指会议的具体地点序号会议要素概念4会议主持者指主办部门、主持会议的领导人5会议参与者指会议的出席者、列席者或者因讨论具体事项而特别要参会的人员6会议议题会议的主要议题和其他要讨论的问题7会议的形式会议进行的具体方式方法，如讨论

5、、座谈还是协商8会议的文书包括书面会议通知在内的一切会议书面材料9会议的结果会议形成的结论、具体议题的解决办法、确定的承办部门以及具体落实步骤10会议的费用小型会议是指用于会议的必要支出续表（三）会议的不同分类会议从其产生发展到现在，已经涉及人类生活的各个方面，包含的内容十分广泛，我们只能按类概述，从不同的角度，依据不同的标准，分出不同的类型。按照会议的规模划分按照会议的规模划分可以分为以下五种（见图5-2）。图5-2按照会议的规模划分的五种会议1会议特大型会议大型会议中型会议小型会议微型会议指千人到数千人

6、至万人参加的会议指百人左右到数百人至千人参加的会议指数十人至近百人不等的会议几人至十人不等参加的会议指万人左右到百万人参加的会议按照会议的内容含量划分按照会议的内容含量给会议划分类型，实质上是根据某次会议讨论议题的情况来划分。依据这一标准，可将会议分为两类：综合性会议。综合性会议指一次会议要讨论和研究多方面的问题。这一类会议往往因为内容含量大、涉及面广，故而要求准备工作要做的扎实、细致，会议召开的时间也较长。21专题性会议。这类会议一次只集中解决一方面的问题，讨论研究一方面的工作或事情。会议议题具有单一性或

7、专一性。如××经验交流会；×节日庆祝活动会；高校招生工作会议等。当然，这类会议在一个集中的议题下面根据所涉及具体问题、工作、事情的不同，可以分若干方面进行讨论和研究。2按照会议召开的时间划分定期会议。指按照一定的时间间隔或一定的循环周期固定召开的会议，亦称例会。如办公例会、各种定期召开的经验交流会、学术讨论会等。13不定期会议。根据组织开展工作的需要，随时要召开的会议。如防汛紧急会、抗灾紧急会、××工作布置会、研讨会等。2按照会议的级别划分按照会议的级别划分是依据我国党政领导机构从中央到地方的不同等级划分或

8、企业从总部到分公司划分的，比如中央级会议、省、市、自治区级会议或跨国公司总部会议、××国总公司会议、××分公司会议、××部门会议等等。4按照会议的秘密程度划分依据会议讨论议题的秘密程度，可将会议分为（见图5-3）。5图5-3按照会议的秘密程度划分的三种会议会议公开会议内部会议机密会议内容无需保密的会议。如联谊会、运动会、公开会、庆祝会内容只能在组织内部公开的会议。如企业营销策略研究会会议内容涉及组织的秘密，或不必