秘书办会知识.doc

《秘书办会知识.doc》由会员上传分享，免费在线阅读，更多相关内容在教育资源-天天文库。

1、第二讲：秘书办会知识案例导入：某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会，发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时间、地点写得一清二楚。      接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气，改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。     事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取

2、得联系，一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上，等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。     这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题呢？一、会议概述什么是会议？会议由哪些要素组成？哪几个是最基本的要素？游戏导入：传话游戏一对一传播，小集体传播和公开传播（会议）      会议是人类群体有组织地会晤、议事的行为或过程。它需要三人以上共同参与

3、，以一定的方式聚合在一起，目的是为了议事，解决各种问题，而且这种行为和过程是有组织、有目标、有规则、有秩序、有领导的。最基本的会议要素     会议时间、会议地点、与会人员、会议议题、会议程序。课堂讨论：   你参加过一些什么样的会议？你是否喜欢这些会议？为什么？   二、会议秘书工作的基本任务   1，组织的工作   主要包括：     (1)协助领导确定会议议题；        (2)根据议题安排议程、日程；     (3)发会议通知，负责会议报到；     (4)对与会人员进行编组；     (

4、5)布置会场，安排座次；     (6)印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)；     (7)负责会议签到；     (8)会中组织和协调；     (9)会场其他组织和管理；     (10)会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和组织)。        (11)会议的结束收尾工作。   2．文书工作    主要包括：     (1)会议文书的起草；     (2)会议文书编写；       (3)会议文书印发及管理。   3．生活管理工作    主要

5、包括：       (1)与会人员的食宿管理；    (2)会议的财务管理；     (3)会议的交通保障；    (4)会议的文化活动；    (5)与会人员的医疗保健。4．安全保卫工作     主要包括：     (1)会议的保密工作；    (2)会议的警卫工作；           (3)会场内外的安全保卫工作。 案例：2009年11月24日晚，为了隆重招待前来华盛顿访问的印度总理辛格，奥巴马在白宫举行了其上任后的首场国宴。但是一对没有受到邀请的夫妇塔里克·萨拉希和米夏埃尔当晚不可思议地混过重

6、重安保闯入白宫，不仅在国宴上跟奥巴马和辛格握手，还与副总统拜登等众多名流寒暄合影。事后，这对夫妇把合影放到了网上，要不是那对夫妻自己把照片贴在网上，也许大家还不知道白宫居然这么好混进去。此事被媒体披露后，引起各方对白宫安检的质疑。现年50岁的罗杰斯是奥巴马夫妻的好友，能力出众的她在奥巴马就职一年多时间里共组织了330多场社交活动，其中一些令人印象非常深刻，成功地塑造了奥巴马的亲民形象，她也因此被观察家认为是总统夫妇的“形象设计师”，是白宫社交秘书，也是那次国宴的总负责人。她后来承认在工作中存在严重疏漏

7、，没有像前几届政府那样在安检口派驻工作人员以再度确认来宾身份。由于“不速之客”的闯入可能会对总统安全构成威胁，罗杰斯成了政坛和舆论的“千夫所指”，甚至被要求到国会作证。国会议员想让她出庭受审，但关键时，白宫以罗杰斯是“行政部门的人”而勉强保下了她。但2010年2月27日，罗杰斯还是主动提出引咎辞职。也算是对此事一个必要的反应与让步，以及对美国民众的一个交代。从以上秘书工作的基本内容中，我们可以看出，会议工作对秘书的组织能力、写作能力、管理能力、交际能力等都有很高的要求。秘书办会，离不开办文、办事能力。

8、会议工作最能集中反映出秘书的综合素质。三、会务工作具体内容（一）、指导会务工作的原则有哪些？1、准备充分；2、组织严密；3、服务周到；4、确保安全。一般来说，对会议的策划要提前开始，事实上，为保证会议合理有序进行，会议策划甚至提前三个月就要开始准备，如案例：××公司记者招待会的具体行动日程时间表（从离会议还有90天到正式开会每天应完成的工作）（二）、会前筹备工作     议题确定后，秘书人员应根据领导的意图、工作的需要，制定会议筹备方案。会议筹备方案就是