内部审计档案管理制度（试行）

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1、内部审计档案管理制度（试行）为了加强公司内部审计档案的立卷、归档、管理、利用工作，并使之制度化、规范化，依据《中华人民共和国审计法》及《中华人民共和国档案法》，结合公司实际情况，制定本制度。第一条本制度所称的公司内部审计档案，是指公司审计法务部在执行内部审计活动中直接形成的具有保存价值的公司领导批示、内部审计通知书、审计工作计划、审计工作底稿、文件、合同、电报、信函、凭证等原件或复印件，包括批件、照片、音像磁带、电子文件等，均应收集齐全，立卷归档。第二条公司内部审计档案实行专人负责管理，公司员工都有保护公司审计档案的义务。第三条公司内部审计档案立卷内部审

2、计项目完成后，所有内部审计资料应按规定进行立卷。立卷工作实行谁主审谁负责立卷的原则，建立立卷归档工作责任制。原则上一个审计项目立一卷，立卷工作应列入审计项目工作计划，由项目负责人指定专人负责收集内部审计过程中的资料，做到边工作边收集整理。一、纸张资料的立卷规定整理纸张资料时，应将公司领导的批示，内部审计通知书、审计工作计划、审计工作底稿、文件、电报、信函、凭证的复印件，包括批件、重要修改稿、定稿等在有文字的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯数字进行顺序编码，所有的纸张立卷应有统一的封面及目录，资料纸张大小均以A4纸张尺寸为标准，并按规定装订，立卷质量基本要

3、求是完整和精炼。一）立卷封面及立卷目录1、统一格式封面规定如下：第一栏：内部审计项目名称第二栏：内部审计期间第三栏：内部审计工作档案起止页码第四栏：审计工作人员签字栏2、统一格式目录规定如下：纵向排列：第一栏：内部审计报告第二栏：公司领导批示第三栏：内部审计通知书第四栏：内部审计工作计划第五栏：内部审计工作底稿内部审计工作底稿顺序为：第一层：法规、文件、制度等符合性测试资料第二层：实质性测试资料（按报表的会计科目顺序排列）横向排列：第一列：序号。以文件材料排列先后顺序逐件填写。第二列：题名。即文件标题，一般应照实抄录，仅有标题或标题不能说明文件内容的文件

4、，可自拟标题，外加“[]”。第三列：页码。填写文件所在位置起止页号。一）装订要求1、所有存档纸张资料尺寸应为标准A4纸的尺寸。如纸张资料超过此规定应折叠成相应尺寸。2、所有的纸张资料应拆除金属物。3、破损和褪色的文件材料，应进行修补或复制。4、文件材料装订部分过窄或有字的，用纸加宽装订；纸面小的，加贴在标准的A4纸上。5、文件材料字迹难以辩认的，应附抄件并加以说明。6、文件材料是外文的，应附有中文译本。7、卷内文件材料，一般不超过一百页为宜，超过的可根据文件材料内容的阶段性分卷装订。8、装订时文件的右边和下边要取齐。9、装订要牢固、整齐、美观、不丢页、不

5、压字、不损坏文件，不妨碍阅读。二、照片、音像、磁带、光盘等资料立卷的规定内部审计结束后，照片、音像、磁带、光盘等资料也应按规定立卷。照片应按顺序夹在相册里；音像、磁带、光盘应在外露处写明资料名称。第四条内部审计资料归档为了防止内部审计档案丢失，内部审计资料装订后，由项目负责人立即归档。归档时，按规定办理档案交接手续，移交清单一式三份，其中一份应存档备查。档案管理员对于归档后的内部审计档案进行分类编号，并登记造册。分类时，应采用分年度、分项目、分类别立卷的方法。每一个公司为一个项目，每个公司的专项审计、离任审计、例行审计等作为内部审计档案的类别。原则上档案

6、分类应以查找方便为主，档案保管应当保持原卷封装，特殊情况下，需拆封应重新整理。第五条内部审计档案借阅因工作需要借阅公司内部审计档案时，应严格填写“内部审计档案借阅单”，“借阅单”一式二份，其中一份交借阅人，一份留底备查。完成签字组合的“借阅单”方可借阅公司内部审计档案。原则上归档后的内部审计档案不能携带外出，确属工作需要，应经审计法务部总经理批准。第六条内部审计档案应有保管期限，根据特点内部审计档案保管期限分永久性保管和定期保管，其中，定期保管期限为10年，所有档案期限自档案归档之日起计算。第七条保管期限未满的内部审计档案，任何人不得随意销毁，对于保管期

7、限届满的内部审计档案，档案管理员应造册登记，并书面申请公司领导，公司领导批准后方可销废。销废时，应在公司领导指定监销人员的监督下进行。第八条内部审计档案的保密公司内部审计档案实行封闭管理，对于工作底稿中涉及的商业秘密进行保密。公司董事会将不定期地对公司内部审计档案进行抽查。如发现问题，给公司的正常工作带来麻烦，甚至给公司造成经济损失，公司将追究当事人的责任。第九条本制度由公司审计法务部制订，并由公司审计法务部负责解释。第十条本制度从二○○三年十月一日执行。另附:1、“内部审计档案移交清单”2、“内部审计档案借阅单”内部审计档案移交清单时间：年月日序号档案

8、名称资料形式资料张数本表一式三份：其中一份存档，另两份移交、接交人各一份。移交人