华苑小学档案管理制度

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1、华苑小学档案管理制度第一章档案归档制度第一条为了完整系统的保存我校在工作活动中形成的各种载体的档案，提高归档文件材料的质量，保证档案的集中统一管理，特制定平时立卷归档制度。第二条平时立卷规定：（一）要指定专人负责本校各门类文件管理，做好文件的收文、登记保存工作。（二）按照学校归档范围，各部门要按平时立卷类目做好平时立卷工作，将形成的各种文字材料分门别类及时归入平时立卷文件夹内，为年底档案整理、装订打好基础。（三）各门类文件负责人员均要在每年一月份做好上一年度文件的归档立卷工作。第三条归档制度：（一）根据

2、《中华人民共和国档案法实施办法》第六条规定，学校档案室对各部门的档案工作实行监督和指导。（二）对国家规定的应当立卷归档的材料，按照要求收集、整理、装订后必须定期向档案室移交进行集中管理。任何部门和个人不得据为已有或拒绝归档。（三）学校档案室要为给各部门提供良好的服务，要在本年度内完成上年度的案卷整理、目录汇总抄录及编号和人名卡片、专题卡片抄录等项工作。（四）学校档案室要按照规定保证立卷归档质量，定期主动地向区档案馆移交档案。第四条立卷责任和归档移交时间：（一）文书档案：在每年三月底前将上一年度案卷归档、

3、移交完毕。（二）会计档案：由财务室按规定立卷。其档案在次年三月底前装订完毕，在会计部门保存一年，于会计年度终了后的第二年三月底前归档移交完毕。6第二章档案分类编号制度第一条学校要在《档案法》原则指导下，根据国家档案法及市、区档案管理部门的统一要求，参照《中国档案分类法》，结合学校当前工作实际及长远发展目标，逐步实现现代化的档案管理规范化、科学化，充分发挥档案在工作中积极的作用，更好的为各项工作服务。第二条遵循以学校全部档案为对象的分类原则，按照集中统一的管理原则，根据学校各项职能性质，结合档案内容所反映

4、的事物属性关系分清类别。分类方法要遵循分类原则，将校档案分为文书档案、会计档案、业务档案、设备档案、照片(底片)档案、实物档案六个基本大类，再根据档案形成的特点，将各基本大类分别按年代、组织机构、保管期限分类。第三条档案编号示意及箱柜编号、排列方法。档案编号示意：全宗号目录号案卷号每卷（盒）为一个号，在保管期限内顺序排号按照案卷类别形式盒保管期限编序编号。本校为一个全宗，按上级要求编号。在每套档案柜的左上角标注柜号，每套柜共5节箱，分别为一至五个箱号，从上至下排列，各种保管期卷分别排列。每种保管期限内的

5、各个属类自为整体，互不相扰，位置固定。第四条各类档案的分类标准（一）文书档案：文书档案系指本校党、政、工、团各职能部门在日常工作中形成的文件材料。文书档案的分类采用年代——组织机构分类法。共分五个属类，属类下再按问题结合保管期限分别组卷。文书档案按照永久、长期、短期三个期限分别组卷，每个期限内再按党务、教育、教学、行政、会计的顺序排列。案卷编号依不同的保管期限分别编顺序号。（二）会计档案会计档案采用年度形式(名称)——保管期限分类法，既把一个年度内形成的会计核算材料先按报表、帐簿、凭证和其它形式分开，然

6、后在每种形式的会计核算材料内再按照会计档案的不同保管期限分别组卷。6会计档案按照永久、25年、15年以下三个期限分别存放，每个期限内再按照报表、帐簿、凭证的顺序排列。案卷编号依不同的保管期限分别编顺序号。会计档案分类、排列示意永久报表——决算报表工资等25年帐簿一现金出纳、帐银行存款帐15年以下——报表、帐簿、凭证第三章设备档案收集归档制度第一条设备档案是室藏档案的一项重要内容，主要指：所开展业务、用于办公而配置的汽车、空调、微机、打印机、电视机、录放机及其它机电、电器设备的产品说明、使用指南、维修记录

7、等随机资料，须交档案室统一归档保管。第二条完善设备开箱验证、收档制度。各部门购进设备必须通知档案人员参加开箱，并将资料移交档案室。第三条档案人员对各类设备档案分类、编号、登记，统一保管。第四条各部门及有关人员借阅、使用设备档案资料须填办借阅手续，并按期归还，不准私自转借、涂改、丢弃。第五条维修使用记录要及时填写存档。第四章档案管理鉴定统计制度第一条档案保管制度。（一）档案专门库房箱柜、设施、装具及防护措施要符合业务部门的统一要求，库房内箱柜的摆放、案卷的存放要自左至右规范、有序、有固定位置，存取方便，并

8、有箱柜、档案示意图。（二）库房设有保险装置，做到八防，灭火器要放在显著位置，易取易放。（三）温度和湿度分别控制在14℃—25℃和45％-60％，以利提高各类档案的保管质量和寿命。（四）每年检查箱柜内防虫药品，及时置放。每周进行卫生扫除，保持整洁，每日通风、清扫。6（五）每年六月底以前进行一次案卷保管质量检查，对破损、不耐久字迹材料及时抢救、修复并做好检查记录。第二条档案统计登记制度。（一）档案室应把档案工作基本数字情况的统计、登记作为档案室