邮件管理制度(2010)

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1、捷奥比电动车有限公司Geoby  ElectricmotorcarCo., Ltd.批准复核审核王曙光徐健李炳盛（受控印章）邮件管理制度编码：Q/BRK·IS·009·A1．目的推行公司邮件规范化管理，实施无纸化办公信息流。2．范围本规则适用于公司使用邮箱的所有人员。3．支持文件《电脑数据管理制度》（Q/BRKIS008A）4．职责4.1CEO4.1.1负责对本制度的批准。4.2IS总监4.2.1负责对本制度的复核。4.2.2负责本制度的总体实施。4.3IS系统支持部4.3.1负责起草《邮件管理制度》，经批准后组织实施。4.4使用邮件的公司各部门、各事业部

2、4.4.2严格按照本制度的相关规定执行。编写李炳盛管理单位IS部Q/BRK·IS·009A（第4页共5页）捷奥比电动车有限公司5．管理制度5.1总体规则5.1.1所有因工作需要使用邮箱的人员均可申请办理邮箱。5.1.2原则上不再设置部门邮箱及职能邮箱，如确实有此需求需由IS总监审批后执行。5.2邮箱命名规则显示名称：姓+’.’+名<部门名称缩写+中文名称>。对外邮件：名+“.”+姓+@+geobyev.com5.2.1原则上邮箱命名采用实名制，以各管理中心、事业部为基本单位进行命名。5.2.2<>标注的内容根据实际情况可以去掉。如配置IS部李炳盛的邮箱命名

3、为显示名称：Li,BingSheng对外邮件：bingsheng.li@geobyev.com5.2.2如果按上述分配原则，出现有重名邮箱，按照在@符号前增加一位阿拉伯数字区分。5.3邮箱申请、更改和删除5.3.1由于工作需要申请新增邮箱，需通过OA系统中填报《IS各类帐号申请单》，申请中必须提供使用者中文名、部门名、职务、登陆公司网络帐号和申请原因及要求等信息；新员工入职前，由HR通过电子邮件方式将入职者的相关信息发送至IS部。5.3.2用户主管根据相关规定进行核准，同意则将在OA系统中予以批准，否则写明原因直接通过OA予以退回申请人处。5.3.3IS服

4、务部在收到核准申请后，按要求进行服务器操作，完成后备注用户新的帐号或邮箱信息提报到相关IS维护人员给予配置。5.3.4IS维护人员配置完成后通过OA系统对相关审批工作流归档，确认完成。5.3.5外协单位的邮箱新增、更改或删除，必须经过IS分管主管参照5.3.1批准方可操作。5.3.6公司新聘请的副厂长或经理助理以上职位人员，在没有正式任命前，必须经过维护主管批准后增加个人临时邮箱，任命下达后立即按规定更改。5.4邮箱大小5.4.1公司/工厂邮箱：设置当存储邮件总和等于500M时系统禁止此邮箱发送邮件；设置当存储邮件总和大于600M时系统禁用此邮箱。5.4.

5、2因工作需要可以申请增加邮箱存储空间，经IS总监批准后操作,但不允许超过1G。5.4.3副总裁或总监及以上主管的内部邮箱不控制存储空间。Q/BRK·IS·009A（第4页共5页）捷奥比电动车有限公司6．邮件使用6.1每个邮箱对应一个或一组网络登陆帐号，只有登陆帐号正确，才能打开相对应的邮箱，6.2在发送邮件时，主题是用来描述此份邮件的主要内容，必须书写而且一定要清楚。6.3尽量使用邮件本身的编辑器书写邮件，减少附件插入，必须使用附件的邮件，每个附件必须有明确的名称，对于格式相同的EXCEL邮件附件，请尽量存入一个EXCEL文件的工作簿后再发。6.4每个邮箱

6、的存储空间是固定的，应定期对收件箱、已发送的邮件和已删除的邮件进行整理，删除不需要保存的邮件，也可以按下面方法操作来自动清除已删除的邮件：打开OUTLOOK，点击‘工具’菜单栏，在出现的下拉菜单中点击‘选项’，在弹出的选项对话框中选择‘其它’，在‘退出时清空“已删除的邮件”文件夹’前方框里打勾，这样在每次退出OUTLOOK时系统会提出是否删除，如果需要，回答YES即可。6.5每次发送邮件，系统会在“已发送的邮件”中保留副本，占用了很多邮箱空间，可以按下面方法操作使发送的邮件不在已发送的邮件中保留副本：打开OUTLOOK，点击“工具”菜单栏，在出现的下拉菜单

7、中点击“选项”，在弹出的选项对话框中选择“首选参数”，再点击“电子邮件选项”按钮，在弹出的电子邮件选项对话框，使“把在已发送的邮件文件夹中保留邮件副本”项不被选中即可。6.6如果是很重要的邮件，并且想及时知道接收方是否已读取该邮件，可以按下面步骤操作：撰写新邮件，点击“选项”按纽，重要性栏选择“重要”，敏感度栏选择“私有”，再点击选择“请在阅读此邮件后给出”已读“回执”即可。7．邮件备份7.1客户端备份7.1.1备份单份邮件可采用以下方法：选择此邮件后，点击’文件’菜单，在出现的下拉菜单中点击“另存为“项，在弹出的对话框中选择要存储的位置和文件名，保存类型

8、选择“邮件格式”，点击“保存”即可，恢复时双击此文件就可打开。7.