董事长秘书岗位说明书2608468716

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1、董事长秘书岗位说明书岗位名称董事长秘书岗位编号所在部门董事长办公室岗位定员直接上级分管副总裁工资等级所辖人员岗位分析日期本职工作：协助处理董事长日常事务职责与工作任务：职责一职责表述：协助处理董事长日常事务。工作时间百分比：80%工作任务1．公司会议的安排与协调，会议记录和会议纪要的整理。频次：日常2．协助相关部门做好公司来宾的接待工作。频次：日常3．掌握董事长、副总裁的工作日程安排，为董事长接见访客做好预约工作。频次：日常4．协助相关部门安排董事长商务差旅，做好预订工作。频次：日常5．董事长吩咐的外联事务。频次：日常职责二职责表述：员工通

2、用职责。工作时间百分比：20%工作任务1．认真执行集团各项规章制度和工作程序。频次：日常2．服从上级指挥，接受有关人员检查监督，保质保量完成工作任务。频次：日常3．做好记录以及记录的保管或移交工作。频次：日常4．按要求参加培训活动，主动提出合理化建议。频次：日常5．定期向直接上级述职。频次：一次/半年6．保守集团秘密。频次：日常7．完成直接上级交办的其他工作任务并及时复命。频次：日常工作协作关系：内部协调关系集团各部门外部协调关系客户任职资格：教育水平大专及以上学历专业中文、文秘及相关专业培训经历秘书、文案写作等方面的培训经验1年以上的秘书

3、工作经验知识掌握秘书工作知识技能技巧熟练使用WORD,EXCEL等办公软件，具备基本的网络知识个人素质较强的沟通能力、文字和口头表达能力其他：使用工具/设备计算机、计算器、一般办公设备（电话、传真机、打印机、Internet/Intranet网络）工作环境工作场所工作时间特征正常工作时间，根据需要加班所需记录文档通知、简报、汇报文件或报告、总结等考核指标：工作计划完成率、会议通知及时性、差旅安排及时性、学习能力、工作态度备注：董事长秘书岗位职责及工作流程工作内容工作要求工作流程一、办公室内务1、办公环境明亮整洁一尘不染家具摆放整齐办公桌无文

4、件累积文件整齐规范图书排放整齐1、 每天准时上班。2、 开窗通风。3、 清洁办公室：每天将办公桌、椅、文件柜、窗台擦拭一次。4、 清理花木：鲜花每天换水一次，其他花木没有枯叶、杂草。5、 为董事长备好茶水（董事长到办公室的同时）。6、 每天下班前清理办公桌一次，关闭好门窗、电源等。7、 及时清理办公、生活垃圾。8、 每周吸尘一次。2、文件管理流程齐全分类合理处理及时管理规范1、 对所有文件先进行识别，并分类登记，再分别办理。2、 外来红头文件：填写收文处理单，向周浦秘书办索要收文编号，及时送批和传递发放，并留下记录。3、 内部红头文件：作好

5、收文记录并放置在待处理文件夹内，便于董事长看阅。4、 外来公函、通知及文字资料：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。5、 内部通知、报告：及时送交董事长阅示，根据董事长批示正确办理（不急的文件资料放置在待处理文件夹内）。6、 公司各部门（单位）送交董事长签字的，根据送交人的意见给予及时传递办理。7、 重要的和紧急的文件，须提醒董事长。8、 每天将送交董事长批示、看阅的文件清理一次，并核对登记记录。9、 根据文件积累的情况及时进行存档，并作好相应记录，便于查阅。二、来宾接待彬彬有礼热情接待1、 笑

6、脸相迎，茶水相待。2、 询问来宾情况：来访目的，有无预约及身份情况等。3、 索要名片。4、 及时向董事长请示。5、 按董事长意见引见，接待（按情况给予续茶水）。6、 根据客人来访时间及职务等级，征询领导意见后确定是否客餐、宴请。三、会务服务1、 董事会准备充分安排周全接待周到组织完善1、 会议议程的拟定。2、 确定与会人员。3、 会议通知起草和发送。4、 会议文件的准备。5、 会议场所的确认及会场布置。6、 会议签到及记录。7、 与会人员的接待工作。2、 工作会1、 检查会场环境是否干净整洁。2、 检查会议通知是否到位。3、 检查会议文件准

7、备是否齐备。4、 会议人员的接待。5、 会议期间的服务。董事长秘书岗位说明1、协助总经理制定战略计划、年度经营计划及各阶段工作目标分解，在公司经营计划、销售策略、资本运作等方面向总经理提供相关解决方案；2、起草公司各阶段工作总结和其他正式文件；3、负责董事长办公室服务，包括董事长来往信件的整理、保管，办公室内卫生、绿化的管理工作；4、按规定接听电话、记录信息、接待访客等；5、做好总经理办公会议和其他会议的组织工作和会议纪录。做好决议、决定等文件的起草、发布；6、负责董事长的日程安排，为董事长接见访客做好预约工作；7、负责组织和安排总经理以上

8、级别会务工作，并对会议事项进行催办、查办和落实；8、负责及时流转董事长签批的文件；9、协助行政部门组织、策划和安排公司大型活动；10、负责对外联络，配合人事行政部门处理内外部公共