董事长秘书岗位说明书.doc

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1、岗位名称董事长秘书岗位编号101所在部门董事长办公室岗位定员1直接上级集团董事长所辖人员0直接下级职责摘要：负责董事长有关的文秘事宜，提供专业秘书服务。岗位职责日常职责：1.合理安排董事长每天日常的工作计划，做好与各有关单位的协调、预约、调整的工作，并做好周、月计划。2.每周一上班前将本周日程安排置于董事长办公桌上，适时提醒董事长参加会议、约见客人、处理事务。3.根据董事长的出差行程，预订机票。与接待单位相关人员联络安排董事长的接机、住宿、餐饮、会见等一系列活动。准备出差需携带的文件、资料。4.掌握文

2、书写作要领，高质量、高效率为董事长起草相关文件、报告，并负责打印文稿、收发函电文件。5.根据董事长的工作指示需要，收集各种纸本、网络资料。根据紧急、重要程度对来文进行分类，对紧急的文件及时安排董事长批阅，协助董事长高效处理文件。6.负责收发、审核、过滤应传递给董事长的签字票据。7.负责董事长有关文件资料和档案的整理、归档和文件密级划分工作。对处理完毕的文件及时存档。8.负责收取集团各部门的统计报表，并进行综合性汇总整理归档及上报董事长。9.协助董事长文件的处理、呈送。根据董事长的批示，对需要继续流转的

3、文件及时传递。10.做好董事长办公室的日常整理，重要文件管理、立卷、归档工作。在文件流转过程中做好保密工作。11.负责与董事长有关的上级领导机关或其他单位领导的接待、参观工作。1.对董事长的口头交办的事项，及时跟进、落实、反馈。2.负责董事长各项公务费用的报销。3.备妥录音笔，随时侧录董事长的发言，为定期出书做声音文字的文稿准备。会议职责：1.负责董事长交办的问题、调查研究，并提出处理意见或建议。2.负责为董事长准备召开的各类会议做资料准备、参会人员通知、联系安排场地等工作。3.负责董事长有关会议纪要

4、并会后进行整理，及时向各部门传达会议的各项要求。4.参与董事长指定的公司会议组织、策划、协调工作。协作职责：1.负责跟踪各会议中的有关部门落实决议的执行情况，跟踪董事长决议事项的推进，并且回报董事长。2.协助董事长对集团内部的管理运作，需协调的各部门工作关系。3.协助董事长对其他有关集团与本集团运作中，需要协调的各集团部门的工作关系。事务职责：1.对电话进行预处理，当董事长不在，或不方便接听电话时，做好电话记录，及时转告董事长，不漏接任何重要电话。2.热情礼貌地接待来访客人。受董事长指示委托，出席公司

5、外部各种会议、活动等。3.根据情况对来访客人进行分流，减轻董事长的压力。根据贵宾客人的不同习惯提供餐饮安排。4.对外代表提升企业品牌知名度，注意外部形象塑造。5.协助董事长对外关系/事业部发展的有关事务处理。辅助董事长维护良好的外部客户关系，重大节日、重要客户或客户单位的纪念日、庆典等提醒或代表董事长发贺函表示祝贺。1.代表公司董事长做员工福利性慰问工作。2.董事长公关的年节礼品、办公定期用品采购。其他职责：1.董事长其他临时交办事项。2.接受董事长办公室合理安排的其他工作事项。任职条件1.教育背景：

6、经济管理专业等相关本科专业。2.培训经历:财务、管理等方面的培训。3.经验要求：熟练地使用办公自动化设备，高水平的各种公文、信函的写作能力，很强的领悟力，优秀的判断、协调、沟通、执行能力。4.态度:较强的工作压力承受能力，良好的团队合作精神。工作条件1.工作场所：办公室2.环境状况：基本舒适3.危险性：无职业病危险