山西金晖煤焦化工金晖档案管理制度.docx

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1、山西金晖煤焦化工金晖档案管理制度1金晖煤焦化工有限公司档案管理制度目录第一章总则1第二章档案管理组织机构1第三章档案借阅2第四章文书档案管理3第五章科技档案管理5第六章电子文档管理8第七章技术图纸修改10资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。第一章总则第一条为进一步提高山西金晖煤焦化工有限公司(以下简称公司)档案管理水平,使档案管理工作规范化、制度化,更好地为企业生产经营管理服务。根据《中华人民共和国档案法》的相关规定,结合本公司实际情况,制定本制度。第二条公司档案是指公司在生产活动中直接形成的全部档案的总和,包括生产经营等各项活动中形成的具有保存价值的文字、图表、

2、声像以及其它各种形式的原始记录。本公司的档案主要有文书档案,科技档案和电子档案三类。第三条档案工作是本公司各项管理的基础工作,是维护本单位经济利益、合法权益的一项工作。第四条本单位档案工作实行统一领导、统一管理、分级负责。所属各部门的文书档案由所属部门档案管理人员管理;工程项目形成的档案由项目与发展部负责整理,由公司办公室集中统一管理。第二章档案管理组织机构第五条公司在办公室内设资料室,作为档案管理的归口部门、负责全公司的档案管理工作,各部门配备兼职档案员一名,负责本部门全部档案的管理工作。第六条档案员必须忠于职守,具有中专以上文化程度,接受过档案管理有关知识的培训,具备档案专业知识。第

3、七条资料室的主要任务是:（一）结合公司实际,拟定、修改、实施本公司档案管理制度;（二）统一管理公司各门类各载体的档案,对所属各部门、车间的文书和科技文件材料的立卷、归档工作进行指导和监督;（三）接收各部门移交的案卷并及时整理归档;（四）编制检索工具和汇编专题文件资料,积极开展档案的提供利用,更好地为企业管理、工程建设服务;1资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。（五）会同有关业务部门,对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁;（六）负责组织开展档案业务培训,提高业务管理水平,使档案管理工作规范化;（七）参与工程竣工和设备仪器开箱文件材料的验收工作。第八条（一）所属各部

4、门兼人员的主要任务是:负责做好本部门形成的文件材料、图纸和照片的收集、整理、立卷和归档工作;（二）工作活动中形成的文件材料收集齐全后交办公室,由办公室统一整理归档;（三）接受档案部门的指导与监督,按时向公司档案部门移交档案,为总公司多积累档案财富;（四）学习档案业务知识,提高档案业务水平;（五）负责本单位、本部门大事记的收集(包括工程简介),在每年年底报公司档案部门,由公司档案部门汇总整理后,交领导审阅认可后归档。第三章档案借阅第九条本公司档案按保密性可划分为一般、秘密、机密、绝密四种。(详细划分标准参见《金晖煤焦化工有限公司保密制度》)第十条公司内部员工可借阅档案为:（一）借阅一般档案

5、,需凭本人有效证件经资料室审查批准;（二）借阅秘密档案,需凭本人有效证件经办公室主任审查批准;（三）借阅机密档案,需凭本人有效证件经行政副总审查批准;（四）如有特殊情况需查阅绝密档案的,需凭本人有效证件经总经理审查批准。且只能在资料室内查阅。第十一条外单位人员可借阅档案为:（一）借阅一般档案,需凭单位介绍信由办公室主任审查批准;2资料内容仅供参考，如有不当或者侵权，请联系本人改正或者删除。（二）查阅秘密档案,需凭单位介绍信由行政副总审查批准,且只能在资料室内查阅,如由特殊情况需借阅的,应经总经理审查批准;（三）查阅机密档案,需凭单位介绍信由总经理审查批准;（四）外单位人员不能查阅、借阅我

6、公司的绝密档案。第十二条借阅底图档案,须凭图复印票、修改批准单,办理借阅手续。第十三条借阅一般档案期限为七天,秘密、机密档案为三天、归还前应将卷内文件依次排好,规定时间不能归还者,可到资料室办理续借手续,续借期限为一天。到期不还又不办理续借手续者,每超过一天罚款50元。第十四条借阅者对所借阅档案负有保管责任和保密义务。保密程度秘密以上的档案不许带出公司,不准私自涂改、加注、勾划、拆散、折叠、取页、剪贴、转借她人等。不准私自摘抄绝密档案内容。确因工作需要,应经行政副总批准,摘抄在专用保密手册上,需要复制时,经行政副总批准,按复制手续办理。第十五条借出档案丢失或损坏,由借阅者负责。属于保密的

7、,除罚款外,写出书面检查报行政副总酌情处理。第十六条职工调离公司时,必须将所借档案资料还清,经档案部门签字认可后方可调出。第四章文书档案管理第十七条文书档案的立卷范围（一）与本公司有关密切联系文书文件的应立卷归档;（二）本公司产生的反映本单位重要活动的文件,应立卷归档。重复文件,临时摘录的文件和没有参考价值的文件不立卷归档。第十八条文书档案的立卷方法（一）各部门形成的文件由各部门组卷,资料室派人指导,各部门组卷后拟好清单和资料室进行