创新办文工作机制 确保行文贴近群众

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1、创新办文工作机制确保行文贴近群众　　公文的承办、催办工作虽然十分重要，但却往往被人们所忽视，有时会造成文件在某一阅办部门积压时间过长，造成其他部门工作延期；有时因公文太多，忘记办理，以至上级、同级部门打来电话询问情况；有时因工作疏忽，将文件丢失，在机要室形成“坏账”，也因此影响年终的档案立卷工作。因此，公文承办、催办工作的好坏，对我们日常管理工作的影响是显而易见的，也直接影响着公文在我们企业管理中所发挥的效能。一、公文办理中常见问题9月14日，上级来文需要报送某项目联系部门及联系人员信息的文件，文件中要求

2、9月16日前将信息报去。按照办文程序，经主管领导批示后，当日便送相关部门办理了。9月17日，发文单位打电话询问文件办理情况，机要室文员随将电话打至办文部门，询问文书文件办理情况，并催促尽快将信息报出。2月11日，接市政府文件，文员按领导批示将文件由公司领导阅毕后转送相关单位学习，文件转出后，某部门直至6月3日才将文件归还机要室，按领导批示意见，还有两单位未及时学习到文件精神，文件的时效性已过。56月，公司办机要室在对上年度文件进行归档立卷时，发现有份上级机关给我公司下发的一份《XXX实施办法》经多次催还仍

3、未送回，便打电话和去阅办部门继续催还文件，一直到档案整理立卷，仍未追回该文件。随着国家和企业管理的日趋规范，文件数量也相应增多，公文处理工作日愈繁重，也暴露出相应的问题，上述情况在文件办理中也越来越多地出现，公司办公室经常会接到询问文件办理情况的电话，这种文件积压、拖期、漏办现象的多次发生，使我们工作显得越来越被动，给公司造成一定的不良影响。二、承办、催办工作中的技巧承办和催办工作直接关系到文件处理速度和公司的工作效率，结合工作实际，在办文过程中总结出一些工作技巧。（一）公文承办。办公室自收到文件、办理文

4、件、送办公室主要负责人批办，然后按领导批示意见转送承办部门或承办人，这份文件就进入了承办阶段。在承办过程中会发生以下情况：1.负责承办的部门和人员收到承办文件后，首先认真阅读文件内容和批办意见，弄清是否属于自己承办的范围。对不属于自己承办范围的文件，要及时退回，并说明情况。不要因为不属自己承办范围，就放置一边不管，影响文件运行。52.凡属于自己承办范围之内的，部门领导按照公司领导批示意见及时提出具体处理意见，交承办人立即处理，并将文件的处理结果及时报告公司领导。3.需要部门之间协办完成的工作，领导在批示单

5、上会明确提出由某部门牵头承办，某某部门协助。这时牵头部门就要准备好处理意见，邀请协办部门协商会签。由牵头部门将有关部门提出的意见归纳整理，报领导审批。4.对于公司领导批示由部门酌定的文件，由部门领导仔细阅读文件后，将处理结果及时报主管领导知晓，并以电话、传真或书面形式回复来文单位。（二）公文催办。催办不仅可以提醒承办部门及承办人在规定的时限内把事情办完，而且可以使公司领导及时了解文件承办的进展情况，保证圆满完成领导批示的事项。1.催办工作可分为电话催办和登门催办，或请承办部门来人向领导汇报文件办理情况。2

6、.文件催还与催办工作相结合，建立文件管理制度，对文件的阅办规定时限，例如，机密级文件一个工作日归还，秘密级文件二个工作日归还，普通文件三个工作日归还等。加速文件流转，确保文件及时办理。3.重要文件建立催办记录，通过登记，心中有数，翻开登记，一目了然。便于催办、避免遗忘。4.定期对文件归还及办理进行检查，对尚未完成的文件，要加强催办，并将催办情况记录，以便向领导答复或汇报工作进展情况。5三、文件承办、催办的改进意见1.尽量缩短文件在本部门运转和处理周期，能大大提高公司工作效率。部门领导是枢纽，处于上令下达，

7、下情上禀的特殊地位，部门领导认真负责，严格要求，部门的公文管理就会运转正常，迅速高效。2.各单位文书及机要员要树立质量管理意识，明确认识各自岗位质量责任，建立有效的管理制度和工作程序，对文件进行“全过程管理”，不要文件送出便万事大吉，不管不问了。从文件的接到至文件的归档，关健在于“及时”，及时收集、及时分类、及时办理、及时送办、及时承办、及时催办、及时归还等。3.建立催办记录。收文管理与催办督办管理紧密相关，在收文登记的环节中，就需要确认该公文的办理过程是否需要催办。在收文拟办时，也可以对公文是否需要催办

8、进行确认。在文件转出办理时，应将外来公文的文件精神和领导批示意见进行摘录，并将文件的收文日期、收文编号、原文编号做一登记，方便查询，对需要催办的文件一目了然。4.催办、督办仅针对收文进行，发文中不存在催办、督办管理，在收文管理中，对于重要件和急件，需要进行催办的，在催办记录中明确催办日期，通过计算机或文件管理人员登门进行催办。55.对需要催办的文件按紧急程度或重要程序应当分类，对一般公文定期催办，对紧急或重要公文及时催办，并随