电网建设档案管理研究.doc

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1、电网建设档案管理研究转变观念思想观念的转变、档案意识的提高是做好项目档案工作的前提。长期以来，档案管理被视为项目管理的附属，甚至可有可无。全员档案意识不强导致项目档案工作长期处于被动局面，造成项目档案归档不及时、不齐全等问题，导致项目后续运行维护、技术改造等工作缺乏足够的文件支撑，影响到电网工程建设的顺利推进，这些问题引起了公司上下各方面的重视。因此，广东电网公司首先在观念上进行了转变。一是领导观念转变。公司分管基建工作的领导高度重视档案管理工作，提出将“归档齐全”作为电网建设项目验收的必要条件之一。2012年“登高”工作启动后，领导提出将档案管理作为工程建设管理的一项重要

2、内容长抓不懈，先后在多个场合提出要加强工程项目档案管理，并到工程建设现场指导项目档案工作，还通过召开项目档案专项工作会议，让档案管理人员宣讲项目档案管理的重要性和管理方法。广东电网公司上级主管单位南方电网公司领导也对公司项目档案管理工作给予了高度肯定和积极指导。领导观念的转变为公司项目档案工作开展赋予了极大的主动权。二是职能部门和参建单位的观念转变。为切实转变固有的思维观念，公司将项目档案管理纳入了各部门、参建单位的绩效考核指标，明确了项目主管部门、业主项目部对项目档案管理的主体责任，项目主管部门主动承担起档案管理总指挥的职责，充分发挥其项目管控能力和对参建各方的指挥协调作

3、用。同时，通过将项目文件归档质量纳入项目总承包、设计、施工、监理等单位的工作职责和考核指标，各参建单位档案管理的积极性和主动性也得到极大提高。健全机制3学海无涯由于公司项目管理部门与档案管理部门长期以来沟通协作不到位，档案管理部门未能有效介入项目管理前端，项目文件材料往往直到项目竣工投产后才开始收集和整理，致使文件归档和移交迟滞，归档质量也缺乏保障，甚至出现参建单位完成工程结算后即离场，留下大量文件无人整理归档等现象。对此，广东电网公司主要以“三个机制”为抓手加强前端控制：一是沟通机制。建立项目主管部门、计划部门和档案部门的沟通联动机制，共享项目建设计划，保证档案部门及时掌

4、握项目建设进度。二是交底机制。建立项目档案“三级交底”机制，将项目档案管理和归档移交要求在工程开工前及时宣贯给项目主管部门、业主项目部、各参建单位和各层级档案管理人员。三是检查机制。建立中间检查和归档审查机制，通过中间检查加强项目文件过程管理，通过归档审查在项目竣工投产前和档案移交前对项目档案进行整体审查，及时发现整理质量问题并限期整改。由此，项目档案由末端的被动收集转变为前端的主动监控，传统单一的档案验收转变为档案交底、中间检查、归档审查和档案验收组成的全过程管理。完善架构电网建设项目持续周期长，项目档案数量大、专业性强，对档案管理人员的专业素质和稳定性要求极高。而公司项

5、目档案管理人员往往身兼多职，缺乏档案专业素养；施工单位档案管理人员流动性大，档案工作队伍不稳定，严重影响项目档案管理成效。为此，广东电网公司逐步完善架构：一是强化管理责任制，逐步完善各部门共同参与的档案管理组织机构，规定项目经理、总监为项目档案管理的负责人，对档案管理工作直接负责。二是明确要求在各级基建业主项目部设立专职文档信息管理员，负责项目文件材料归档和整理工作，要求建设单位、参建单位各档案管理人员定期参加档案行政管理部门组织的专业培训，严把持证上岗关。三是积极引进各层次档案专业人才，提高档案管理人员的综合素养，项目档案管理的专业性得到了明显提升。统一标准电网建设领域长

6、期缺乏国家或行业层面权威的档案3学海无涯管理标准和规范，档案的分类、组卷和编号等基础整理要求分散在各类新旧标准规范中。广东电网公司也一直缺乏一套统一的管理办法和业务指引。项目档案管理长期以来面临标准不一、管理随意的困境。为统一标准、细化指引，公司组织系统内业务专家，编制了“一册一表”。一是根据电网建设项目管理特点和项目文件的内容特征，编制了《基建项目档案归档整理作业指引手册》，明确了项目文件管理前期准备、中间检查、归档审查、移交归档和验收五大环节，并对各环节的重点工作步骤、负责部门（单位）、时间节点和备查资料提供了详细指引，明确了项目建设每一阶段的档案管理要求和目标。二是编

7、制了《基建工程档案收集进度表》，详细规定了工程建设各个阶段应产生的文件材料及归档时间、责任者、格式、份数等要求，有效促进了项目文件收集与项目建设的同步进行。三是明确要求将各部门和岗位的档案管理职责、要求等制度规定上墙宣贯并定期对照检查。为加强档案专项验收，公司还与广东省档案局联合印发了《广东电网建设项目档案验收工作规范（试行）》，成为全省首个与政府联合印发的档案行业规范。“一册一表一规范”的出台，使公司项目档案管理实现了由随意到规范的转变。强化考核项目档案管理由于缺乏刚性约束，客观上为项目参建各方和档案管理人员提供