线上合同审签管理实践研究.doc

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1、线上合同审签管理实践研究摘要:为提高医院合同审签效率，进一步提高医院合同管理水平，本研究通过在现有HRP（hospitalresourceplan）系统中拓展合同管理模块，规范管理业务合作伙伴等基础数据，实现医院合同全生命周期线上管理：包括线上录入维护、审签流转、统一编号归档、收付款计划、效期提醒等功能；并支持经济类合同与预算管理、会计核算、资产管理等功能模块联动，提高精细化管理水平；生成合同台账、收付款明细、审签意见汇总等报表，方便归口管理部门统计分析。从医院实践案例表明，基于HRP系统的合同管理模块，能够满足医院对全院合同统一、规

2、范管理的需求，通过线上协同审签能够有效提高工作效率，进而降低运营成本，促进合同合规性管理，不断完善医院管理体系。关键词:HRP;医院合同管理;精细管理合同业务是公立医院经济活动的重要组成部分，它贯穿于医院项目立项、招标采购、项目建设、资金管理等一系列经济活动中[1]。财政部在颁发的《行政事业单位内部控制规范（试行）》第十一条规定：单位进行经济活动业务层面的风险评估时，是否有效监控合同履行情况；第五十四条规定：单位应当对合同实施归口管理，建立财会部门与合同归口管理部门的沟通协调机制，实现合同管理与预算管理、收支管理相结合[2]。原卫生部

3、《关于进一步加强经济合同管理工作的通知》中提出：加强经济合同执行过程的监管[3]。因此，合同线上审批流转、合同统一编码、关联预算收支[4]与合同电子归档[5]成为医院合同管理的迫切需求。为提高医院合同管理信息化水平、实现合同与财务联动精细化管理目标，探索基于业务、财务一体的医院综合运营管理信息系统（hospitalresourceplan，HRP）拓展合同管理模块的实践方案。1医院合同管理情况5学海无涯1.1医院合同类型。医院合同主要分为设备、卫生材料、药品等，如采购合同、基建合同、协作合同、服务合同、科研成果技术转让合同、药物临床试

4、验合同、用人合同等几大类[6]，合同种类多、涉及面广、管理难度较大。通常将医院签订的具有经济目的的合同称为经济合同[7]，为方便划分，将其他类型称为描述类合同。1.2医院合同管理定义。合同管理是指从合同标的立项认证、招标、合同草拟、部门会签审核、合同章使用、合同执行与资金结算、合同终结或变更，到最终合同归档等一系列过程和环节[8]。目前，医院多实行院级合同管理部门、二级归口管理部门和合同负责部门三级合同管理架构。主要流程包括，由合同负责部门发起合同、二级归口管理部门审核、院内相关科室会签、各级领导审批，并最终由院级合同管理部门统一管理

5、归档，确保合同签署严谨有序，满足医院合同内部控制要求。1.3当前合同管理面临的主要问题。医院合同会签流程涉及全院各级管理部门协同，由此在实际运行中反映出一些问题和需求。1.3.1合同会签阶段。合同类型从基建维修到设备购置、系统开发、科研合作方方面面，种类繁多，不同类型的合同涉及不同的会签科室和审批流程。合同线下流转需专人负责将纸质材料报送给有关会签部门，且无法及时知晓合同的流转状态，沟通成本较高，影响工作效率，而各会签科室对合同提出意见，需修改后重新打印合同，造成纸张浪费。1.3.2合同执行阶段。对合同的审查、变更应充分留痕、可追溯，

6、保证合同严谨，尽量避免争议、降低风险。由于合同数量繁多，如遇合同中止、补充协议等情况，与原始合同建立关联关系较为不便[9]，并且缺少持续、系统地监督管控，难以及时掌握收付款、验收入库等合同执行状态，合同履行管控力较弱[10]。1.3.3经济类合同管理。医院采购业务频繁、订购品目繁多，可能出现不同归口管理部门与同一供应商签订多份合同的情况，线下管理难以按供应商统计、查阅合同，既不能全面分析与某一供应商的商业往来关系，也不能对供应商进行精准的履约评价[11]。在财务管理方面，通常只有在实际付款时，才能关联校验预算，预算控制相对滞后。1.3

7、.4合同归档阶段。对于合同管理一般采用电子表格记录、扫描纸质合同后提交相关管理部门归档，归档流程的信息化程度不高。2合同线上审签功能设计5学海无涯HRP系统主要包括：全面预算管理、财务核算、成本核算、固定资产管理、物流供应、人力资源管理、分析决策等功能模块[12]。HRP高度集成医院物流、资金流与信息流，方便合同与预算、资产、核算等业务联动。同时，HRP有良好的拓展性，选择基于HRP系统拓展合同管理功能模块，将大大减少系统集成工作量[13]，实现建立全院各类合同统一编号的电子台账、线上审批留痕、基于合同执行状况出具各维度统计分析报表、

8、联动资产预算，促进医院精细化管理等目标。见图1。2.1基础数据规范化管理。在HRP系统的建设过程中，已对全院人员、科室、供应商等主数据结构进行规范和梳理，减少主数据不一致带来的数据清洗工作。合同模块将在HRP供应商字典基