高校档案信息化管理趋势与对策.doc

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1、高校档案信息化管理趋势与对策［摘要］高校档案信息化管理是档案工作科学化、规范化、现代化的客观要求。本文从高校档案信息化管理的趋势入手，对档案信息化管理面临的困境进行简要分析，从制度建设、系统建设等功能规划的角度探讨了加强高校档案信息化管理的措施，旨在不断提升高校的档案信息化管理水平。［关键词］高校；档案；信息化高校档案记录了学校的科研活动、教学活动、师生资料等重要信息，是学校进行科研、教学、管理、建设的重要依据。自从2000年国家档案局提出“档案信息化”的概念后，高校开始逐步推进档案信息化建设，取得了丰硕的建设成果。目前，随着信息技术的

2、不断进步和国民档案意识的逐渐加强，高校档案信息化管理出现了管理模式系统化、管理系统集成化、信息运维专业化的趋势。因此，高校档案管理部门应在日益复杂的档案管理环境下把握新趋势、发现新问题、提出新办法，从而促进高校档案管理工作的现代化、规范化。1高校档案信息化管理的趋势5学海无涯高校档案信息化管理趋势与对策［摘要］高校档案信息化管理是档案工作科学化、规范化、现代化的客观要求。本文从高校档案信息化管理的趋势入手，对档案信息化管理面临的困境进行简要分析，从制度建设、系统建设等功能规划的角度探讨了加强高校档案信息化管理的措施，旨在不断提升高校的档

3、案信息化管理水平。［关键词］高校；档案；信息化高校档案记录了学校的科研活动、教学活动、师生资料等重要信息，是学校进行科研、教学、管理、建设的重要依据。自从2000年国家档案局提出“档案信息化”的概念后，高校开始逐步推进档案信息化建设，取得了丰硕的建设成果。目前，随着信息技术的不断进步和国民档案意识的逐渐加强，高校档案信息化管理出现了管理模式系统化、管理系统集成化、信息运维专业化的趋势。因此，高校档案管理部门应在日益复杂的档案管理环境下把握新趋势、发现新问题、提出新办法，从而促进高校档案管理工作的现代化、规范化。1高校档案信息化管理的趋势

4、5学海无涯1.1管理模式协同化、项目化。档案信息化管理涉及计算机、网络、管理、档案等多学科交叉。管理模式的协同化表现在以下几点。首先，表现在工作人员上，即档案信息化管理需要多种知识背景和专业能力的人参与工作。同时，随着信息技术的不断进步和档案业务的拓展，档案信息化建设程度逐渐加深，工作环境、工作内容、工作模式会更加复杂化、专业化。在此种环境下，高校想要做好档案管理工作，需要运用项目化管理的思维建立动态管理联盟。在动态联盟的协同工作模式下，各成员、部门承担着不同的管理责任，确保档案信息化管理工作正常开展。其次，由于各成员和部门知识背景、专

5、业能力存在差异，只有在对应业务领域下，才能充分发挥专业性。例如，在建设数字档案馆涉及方案论证、立项、招标、系统设计、开发等多领域的知识，此时就需要一个跨学科、跨领域的联盟进行协同化和项目化管理，以提高建设效率、降低建设成本。最后，档案服务的多元化要求高校档案管理部门协同化工作。1.2管理系统建设集成化、通用化。档案业务的日益多元化要求档案管理系统具有更强的适应性，集成更多的功能。首先，高校档案管理工作涉及的范围广泛，包括学生档案、教师档案、城建档案、财务档案等多个领域，为了提高管理效率、提升协同管理能力，各部门管理系统要实现集成化、通用

6、化发展。其次，高校档案管理系统在多个档案领域下通用，同时在档案收集、归档、分类等操作上实现标准化和规范化，使各部门档案数据互联互通，为档案协同化工作奠定基础。同时，由于管理系统功能的集成化，档案业务逐渐实现多元化发展，除传统管理系统的自动归档、自动排序、自动整理外，可视化界面、数据分析等功能也是其发展趋势。最后，由于师生的档案意识逐渐增强，开展档案社会化工作成为高校档案管理工作的必然趋势，建立个性化档案、实时反馈、智能化调阅等应用要求档案管理系统在服务模块要集成化、通用化发展。1.3信息化运维工作专业化、平台化。档案信息化管理协同化、集

7、成化的趋势使档案管理工作涉及更多的部门，采用的硬件、软件和技术也更加复杂。高校档案管理部门的软件系统和信息化设备只依靠自身的运营和维护是远远不够的，因此，依靠外力帮助高校档案信息化管理成为其未来发展的必然趋势。引入第三方单位进行运维工作的好处主要有两点。一是更加专业化。相比高校档案管理部门，第三方机构往往在某一特定领域经营多年，具有丰富的运维经验，在面临各种运维风险上有较为完备的应对机制，其技术积累、人员配备、管理经验比较完善，能够更好地融入档案协同化管理，弥补档案管理部门存在的不足。二是能够在一定程度上节省成本。在进行新系统开发和软硬

8、件维护时，引入第三方机构能够缓解成本压力，但从人力成本上看，高校档案管理部门通常缺少开发人员，无法承担系统开发工作。因此，对于规模较小、财务状况不佳的高校来说，人力、财力、物力等各项资源配置存在矛盾时，应该