小型科技档案室计算机管理.doc

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1、小型科技档案室计算机管理一、小型科技档案室实现计算机管理的益处1、当前，我国科学技术的发展日新月异，科研项目逐年增多，科研手段越来越先进，形成的科技档案的数量、内容都比以前复杂，档案的载体、形式、记录方式也出现多样化的趋势。即便是小型科技档案室，也同样面临这样的问题。如果应用计算机管理科技档案，就能改进档案检索和管理方式，大大提高档案检索效率，更好地为科研服务。因此，小型科技档案室有必要尽快实现计算机管理。2、小型科技档案室实现计算机化管理后，将会使工作的流程由手工劳动变成自动化过程，提高工作效率和质量，降低档案管理成本，大大地减轻

2、科技档案管理人员的工作量。采用计算机管理科技档案,能更好、更快、更准确地为科研技术人员服务。利用计算机进行档案管理，完全可以取代传统管理的手工工作环节，只要档案管理人员掌握了档案资料的计算机管理方法，就能通过电脑轻松地查询科研人员所需的资料，不需要用很长的时间去翻阅、查找繁琐的档案资料。3、用计算机检索档案资料，能够实现多种形式的检索。科研人员可以从更多的角度来查阅资料，如档案号、课题完成时间、项目名称、编写单位、工作区域等等，甚至可以利用某些关键词进行模糊查询。这就简化了检索过程，大大提高档案资料的可利用性，既能提高工作效率、改善

3、服务质量，同时又可以广泛满足科研人员的不同需要。二、怎样实现小型科技档案室计算机管理21、做好实现计算机管理的准备工作第一，做好科技档案室现存档案资料情况的调查分析。首先，要对用户需求进行调查，了解他们对科技档案利用方面的要求和利用方式。其次，要做好现存档案资料的统计工作，对馆藏内容进行分析、统计，包括种类、数量等，估算出数据存贮容量，尽最大可能方便利用。再次，要考虑到科技档案室未来发展的需要，制定好建库计划。第二，走出本单位去取经。首先，要做好外部调研工作，了解一下是否有已建成的实用系统，是否能为我所用。对现有的条件和将需有的条件

4、进行分析，避免走别人经过的弯路。调查的结果，可以作为编写系统方案的依据。其次，在了解其他单位计算机管理科技档案的情况之后，找计算机方面的专家咨询一下，看看本单位科技档案室实现计算机管理需要什么样的硬件和软件条件，根据本单位的具体情况操作。2、做好建立科技档案数据库的准备工作第一，准备好计算机管理的物质基础。选择好合适的硬件设备和软件是一项重要工作，关系到计算机应用的成败。在采购计算机等设备时，应选择具有兼容性强、当时较为先进的计算机。要选择比较通用的机型，要求主机有较高的运算速度，内存、外存要有一定的容量。在选择科技档案管理系统方面

5、，应根据本单位科技档案的特点、估算的容量及用户的使用要求，来选择合适的计算机系统。可能的话，最好能引进一套现成的系统软件，或引进后根据自己的特点加以简单的改造。这样，可以避免浪费时间和财力，去做别人已经完成的重复性的劳动。第二，科技档案管理人员应参与管理软件的设计。设计管理软件的专家虽然对软件的功能、编制程序的方法和技巧都轻车熟路，但毕竟对档案管理方面的各项业务和工作流程不熟悉。这就需要科技档案管理人员及时与软件工程师沟通，提出适合本单位科技档案管理的合理化建议。第三，对科技档案管理人员要进行培训。要实现科技档案室计算机管理，只有先

6、进的技术设备是远远不够的。必须对档案资料管理人员进行培训，使科技档案管理人员尽快熟练使用新软件，为下一步实现科技档案的计算机管理做好充分的准备。3、科技档案资料的录入和使用第一，科技档案资料的录入。一是科技档案借阅者的信息录入。要把本单位有借阅档案资料资格的人员名册，输入到电脑管理系统中，并对不同的人员的借阅范围进行限权。二是科技档案资料的录入。可以先对各类科技档案资料部分录入，试验一下能否顺利实现录入、查阅、外借、归还等步骤，如果一切顺利，就可以全面录入档案资料了。第二，使用计算机管理科技档案。在档案资料全部录入完毕之后，计算机管

7、理系统就可以开始使用了。刚开始使用时，可以设定一个较小的范围，在这个小范围内试用，切不可急于求成。等到确定了各方面都没问题，才可以开始真正使用，发现问题尽快与软件设计工程师联络解决问题。对来查阅科技档案资料的科研人员，可以进行简单的讲解、培训，甚至可以把管理系统中的查阅过程做成截图。这样，查阅程序一目了然，他们就可以亲自查阅所需要的档案资料了。22