商业化业务重要凭证管理办法.doc

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1、编号：00-11035-30版号：A层级：3中国长城资产管理公司　　　　CHINAGREATWALLASSETMANAGEMENTCORPORATION　　　　　　商业化业务重要凭证管理办法编制贾玉红日期2014年7月8日审核王彤日期2014年7月8日批准张晓松日期2014年7月8日2014年7月8日发布2014年7月8日实施修订记录日期修订状态修改内容修改人审核人批准人1目的规范商业化业务的重要凭证管理工作，明确管理职责，预防控制风险，确保重要凭证随时归档，安全保管，合理使用。2适用范围本办法适用于总部、办事处商业化业务的重要凭证管理工作。3术语和定义3.1重要凭证指商业化业务实施过程中

2、，能够产生重大权利义务关系的原始凭证。可划分为合同（协议）类、抵（质）押权证类、借款凭证类和其他类等四种。1）合同（协议）类重要凭证指契约类法律文书及其附件材料，包括但不限于各类商业化业务协议、监管协议、委托贷款合同、抵押合同、质押合同等；附件材料包括但不限于融资企业及关联方各类承诺函等。2）抵（质）押权证类重要凭证指由债务人或第三人为担保公司债权的实现而提供的抵（质）押担保措施并经登记机关核发由办事处持有的权利证书，包括但不限于他项权利证书、股权出质设立登记核准通知书、股票质押登记证明书等。3）借款凭证类指证明债权债务关系的书面文件，包括但不限于借据、借款凭证等。4)其他类重要凭证是指以

3、上类别以外的重要凭证。4职责和权限4.1项目组成员负责将重要凭证随时移交项目负责人。4.2项目负责人1）负责项目重要凭证的收集、整理以及移交档案室前的安全保管；2）及时移交档案室归档。4.3档案室综合档案室负责对各类合同、协议、抵（质）押权证、借据等重要凭证进行安全保管和提供利用。非综合档案室可由资金财务部负责借据类重要凭证的保管和使用。5工作程序5.1重要凭证的归集和移交1）中后台职能部门应协助档案室督办重要凭证随时归集。2）抵（质）押权证类和借款凭证类原件及复印件应随时归档，合同（协议）类原件及时移交档案室保管1套。3）重要凭证自形成之日起1个工作日内归档。4）项目组应按照“重要凭证移

4、交清单”履行移交手续，档案室要建立“重要凭证（原件）出入库登记簿”，作好重要凭证的入库验收工作。5.2重要凭证的整理档案室以项目为单位对重要凭证进行汇总整理，原件应单独放置，复印件专门立卷整理。5.3重要凭证的保管重要凭证须放置在档案室专门箱（柜）中妥善保管。抵（质）押权证类和借款凭证须单独放置在保险箱（柜）中实行双人保管保证安全，钥匙和密码应分别由两人掌握。5.4重要凭证的使用重要凭证原件的使用应严格遵守以下规定：1)使用重要凭证原件必须填写“重要凭证（原件）使用申请单”，由项目负责人提出申请，二人以上共同经办，经办事处主要负责人和综合管理部负责人审批同意后方可使用。2）重要凭证如因解押

5、发生变更，新产生的凭证原件和复印件随时移交档案室保管。3)经办人应保证重要凭证的安全，并在使用期限（7日）内归还。4)档案室应严格遵守使用规定，在“重要凭证（原件）出入库登记簿”上做好凭证出入库登记、核对工作。对使用原件逾期不还者，要及时催还并报告综合管理部负责人。6重要凭证管理工作的检查档案室每半年应对重要凭证的归集、保管、出入库使用、注销等情况进行检查，并将检查结果书面报告本单位负责人。7其他要求本办法未尽事项，参照公司《档案管理规程》及其他体系文件的档案管理规定执行。各经营单位也可根据自身情况制定具体实施细则。8相关文件1）《档案管理规程》2）《商业化经营业务项目档案管理办法》9涉及

6、记录1）重要凭证移交清单（00-11035-30-01）2）重要凭证（原件）出入库登记簿（00-11035-30-02）3）重要凭证（原件）使用申请单(00-11035-30-03)