档案立卷、改革现状和创新探究

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1、档案立卷、改革现状和创新探究　　[摘要]文件档案由于检索的内在连续性，立卷时需要做到科学、合理、规范，才能保持文件档案检索的稳定和利用。文章就如何解决科学装订，为文件档案检索与利用提供有效、快速的服务，将过去的方法和最近的方法进行对比和探讨，着重论述立卷和装订两个问题，并提出一些与众不同的看法，还从传统立卷、立卷改革现状、创新与发明三个内容阐述一些看法和建议。[关键词]档案立卷；装订形式；改革现状；创新思考[中图分类号]G255[文献标识码]A[文章编号]1672-2728（2013）03-0129-04

2、10近年档案工作发生很大变化，例2000年的档案立卷改革是其中之一。档案立卷组卷是档案的基础工作，具体内容有鉴定、整理、编制页码、卷内目录、备考表的填写、装订、案卷目录的撰写等，档案组卷好坏是衡量档案案卷质量和馆藏质量的一个重要标志，它取决于档案材料是否齐全，组卷是否科学规范，对档案的保管利用、检索工具的编制起关键性作用。不规范的组卷会造成一些文件档案“错放位置”而无法检索，文件档案由于组成及其相互联系的复杂性、特殊性等因素，要做到科学、合理、规范组卷难度很大，技术性要求更高。如何解决科学组卷、规范组卷、

3、合理组卷，为文件档案检索与利用提供有效、快速的服务，成为我们档案工作研究的重要课题。本文从传统组卷、组卷改革现状、创新与发明三个内容阐述一些看法和观点。一、传统立卷组卷形式（一）用来制作发文副本的工具档案文件立卷，需要一定的工具来辅助完成。以美国为例，最原始的1790年复写装置，这种复写装置第一次在联邦政府内由国务院使用；1912年使用打字机，再后来发明电子器械所补充，立卷工作在19世纪初期，一般都是折叠起来，打成捆放在架上。1868年发明了两种类型的立卷设备，二者都对立卷工作产生深远的影响，一种是卷盒，

4、折叠好的文件可以按照依次整理的顺序放进去；另一种现代类型的竖式卷盒。（二）立卷制的几种类型美国的现代立卷制的类型有：（1）按编号顺序放置案卷单元的体系，顾名思义就是按照文件档案编号大小顺序依次排列放置单元体系；（2）按字母顺序放置案卷单元的体系，即按照字母前后顺序依次排列放置单元体系；（3）根据一种分类方案上的合理顺序放置案卷单元体系，即按照分类法的合理顺序放置单元体系。10我国的立卷形式主要是根据文件构成的特点立卷，一般以分类法和“时间-问题”为主，按分类法立卷，一个类型一个卷，事实上与问题相似。问题立

5、卷，指文件内容记述和反映某方面的工作问题或涉及人物、事件，一般一事一卷，一个问题一个卷。20世纪80年代中国科学院自动化研究所采取的立卷方式是：为每一专题设立一个卷宗或封袋。卷内文件档案的排列是文件系统化的过程，目的为了保持文件之间的联系和规律，固定每份文件的位置，利于保管和检索服务，排列次序方法：（1）批复件排列在前、请示件在后，正文排列在前、附件在后，正定稿在前、处理签打印稿在后，转发件排列在前、原件在后；（2）会议文件档案按文件完成的时间排列；（3）单一作者、单一问题组合的文件档案，按时间顺序排列；

6、（4）多个作者、单一问题按单一问题组卷。这些立卷方式持继到1999年。（三）立卷装订形式装订是档案立卷后永久固定不动的一道程序，档案经过收集、鉴定、整理、编制页码、卷内目录、备考表的填写、最后装订。《归档文件整理规则》未对装订方法和装订用品作出统一的规定，只是原则提出“装订材料应符合档案保护要求，装订方式应简便易行”，各个部门根据各部门的具体情况制订自己的装订形式，较流行装订的形式有：110线装：将立卷的文件档案按厚度与卷皮相对应，在左边位置预定三个孔位置打眼，用粗线和针将文件档案系牢，最后把线结头按进打

7、孔的眼里，保证装订后的平整。2封装：使用80克左右无酸纸制成的右上两侧开口的封套，将文件以单位夹装其中。3粘贴式装订：使用浆糊、胶水粘贴的办法装订文件，这是一种成本较低的装订方法，这种方法很少使用。20世纪五六十年代到80年代，我国流行使用硬卷皮将卷内文件用粗棉线合订。八九十年代比较流行拆除文件上的金属钉，以单位归档文件为单位，用棉线将厚文件装订。其优点是：将文件档案牢固订在一起，案卷整齐、美观牢固、不易散落或丢失，便于保护文件档案的安全，由于安全系数高，确保文件档案的检索和服务的效果。因此得到许多档案部

8、门的采用，也获得国际同行的赞同。也有人认为此方法存在许多弊端，如不方便利用，不方便档案信息化管理，不利于档案安全保密。二、立卷改革后现状101999年国家档案局第5号令颁布《中华人民共和国档案法实施办法》。从宏观角度对文书立卷的方法进行了改革，这是档案工作一个新的里程，对档案事业起着很大的推动作用，总体上按部就班，在计算机全面进入档案管理电子数据化方面有所创新。从微观角度分析，改革方法要切合实际，恰到好处，对档案工作起到有效保