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1、档案的立卷方法和要求讲解提纲一.档案的作用二.立卷制度的确定三.立卷的准备四.归档文件整理工作的内容和方法五.各类档案年度号的确定原则六.档案归档时间和归档手续一.档案的作用它是国家、企事业单位一种重要的资源,是一种重要的科技知识财富,为国家现代化建设具有重要作用,为企事业单位经营发展具有重要作用.概括为五点:1.行政管理的查考凭据档案记录了各种机关、单位过去活动的状况,其中包括行使行政职权的法律依据,处理行政事务的过程与结果以及管理活动的经验,为企、事业单位的领导工作和业务管理,提供证据和咨询材料,借以熟悉情况、总结经验、
2、制定计划、进行决策、处理问题.2.生产建设的参考依据档案中记载了各种生产活动的情况、成果、经验、和教训,从自然资源、生产手段到生产过程以及计划管理和生产技术等各方面的信息,可以作为工农业生产和经济管理的科学依据和参考材料.3.科学研究的可靠资料档案可以从两方面为科学研究提供丰富的历史资料:一方面,专门进行科学研究的原始记录,可供现实的研究工作直接借鉴;另一方面,从记录的广泛事实和经验中,为各项研究活动提供大量的实验、观察和理论概括的基础材料.所以,档案是科学研究的必要条件.4.宣传教育的生动素材利用档案写回忆录、著书、演讲报
3、告,进行文艺创作、举办各种展览等宣传教育活动,都富有强烈的说服力和感染力.5.维护国家、集体和个人权益的法律书证档案能够以其内容、涵义和外形特征如实地说明历史的某些事实,作为证实国家、集体和个人正当利益的书面文件,许多单位和个人以档案为证据,解决了债务、产权和著作权等各种纠纷,也有的人证实了个人的学历、经历以及工资、福利待遇方面的诸多问题.二.立卷制度的确定文件处理部门立卷制度是我国机关文书工作中实行的一项基本制度。1.文件处理部门立卷制度的确立早在1955年1月17日经中共中央批准的《中国共产党中央和省（市）级机关文书处理
4、工作和档案工作暂行条例》中，将文书部门承担立卷工作作为一项制度确定下来并开始试行。1956年4月16日，国务院作出的《关于加强国家档案工作的决定》，单独写了一条“全面推行文书处理部门立卷，以建立统一的归档制度”，规定立档部门在日常工作中形成的文书材料，在作为档案移交给档案部门保存(即归档)之前,均要按照档案部门的要求将其组合成一个个便于管理的案卷(即立卷).立卷工作在我国应由文书部门等形成档案部门的人员来承担.并定期向档案部门归档。2.档案部门整理的弊端由档案部门整理归档文件会产生以下弊端：由档案部门整理该归档的文件，整理工
5、作几乎成了档案部门的全部工作。尽管档案人员花费了大量的精力，但由于他们不熟悉、不了解具体的业务工作和文件处理过程，不掌握文件之间的联系，因此立卷的工作难度大，案卷质量也难以保证。另外，当年形成的文件要经常使用，如果办完后就归档，每次需要时要到档案部门查阅，这就给文件的利用者带来不便。所以往往有些人为了使用方便，到年终才将文件清理上交。这样就加大了档案部门年终接收归档文件和分类归卷的工作量。同时文件存在个人手里，极易丢失，他人又无法利用。3.文件部门整理的优点1）可以充分发挥文书部门熟悉本机关、本部门业务工作情况，了解文书处理
6、过程的长处，有利于提高整理的质量和工作的效率。2）文件在本部门随时归卷，可以防止文件散失，有利于文件的保管，有利于归档文件材料的齐全、完整和保密。3）文书部门暂存当年文件，方便了本部门工作人员对文件的查阅，也便于平时文件的收集。4）有利于档案工作的全面开展。三.立卷的准备1.什么叫立卷将零散的文件材料根据其相互联系、特征和保存价值分类组成案卷的整理过程.2.立卷的准备第一准备工作是对本部门形成的文件材料根据院颁发的<档案管理办法>、<院文件材料归档和不归档的范围>和<院档案保管期限暂行规定>的要求,逐一鉴别、分类、整理,最终
7、归档.第二准备是平时归卷。依照编制好的立卷类目，将已经处理完毕的文件材料，随时按类目上的有关条款归入临时卷夹（或卷盒）内，这就是平时归卷。平时归卷要求“随办随归”，不能积累到第二年立卷时再归卷。这样，有利于保持文件材料之间的联系，保证归档文件材料的齐全完整。还要根据形成文件材料的实际情况，随时修改或增补立卷类目的有关条款。四.归档文件整理工作的内容和方法1.案卷的含义和组卷要求1)案卷的含义案卷是档案基本的个体保管单位,它是一组具有有机联系、价值和密级大体相同的文件的集合体.构成案卷的四个要素:a)文件的集合体,案卷是管理档
8、案的基本单元;b)它们的价值大体相同(就是说案卷里面各种文件的价值基本一致);c)密级大体相同;d)材料具有有机联系(这点最重要).2)组卷要求(也叫立卷的五点要求.是办法的第11---15条)a)各门类档案的质量总的要求是：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便
