組織友誼活動時,職員及會員應留意申報程序及安全指引,.doc

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1、08/2011友誼活動須知友誼活動是紅十字青少年活動之一，會員可藉著舉辦各類友誼活動增進會員之間的友誼關係。組織友誼活動時，職員及會員應留意申報程序及安全指引，以確保該活動在安全情況下順利完成（分區或總部的活動可從「每月通訊」或「分區會議」中得悉有關細節）。如有疑問，可向所屬總部友誼活動負責職員查詢。下列為申報時須注意的程序及安全指引：(一)籌組友誼活動申報程序個別團隊友誼活動聯團友誼活動1.友誼活動申報表(F1)–P.1–活動申報表、P.2–日程表、P.3–活動財政預算及P.4友誼活動籌委會名單Ø由隊長(友誼)填寫，最遲於活動舉行前六星期呈交總部批核，在得到總部批准及取得友誼活動編號後

2、，方可舉辦是項活動。正本由區務職員(友誼)存檔，副本由隊長(友誼)存檔。Ø主辦及聯辦團隊必須在F1列明所有參與團隊，包括聯辦及已邀出席的團隊，並在各自的F1上取得團長及所屬總部職員批准，再各自蓋上團印。然後由主辦團隊集合所有F1正本，一併送交主辦團隊所屬總部友誼活動主任審批，以取得友誼活動編號。Ø若聯團活動為跨總部，主辦團隊所屬總部的友誼活動主任必須通知其他有關單位/總部，以確認團隊之參與及與有關單位/總部取得共識。於確認活動後，須將F1正本影印，並把副本分發給各有關單位/總部，再由該單位/總部發給參與團隊及通知團長。Ø參與團隊在所屬總部的友誼活動編號必須沿用主辦團隊獲批予的友誼活動編號

3、。2.友誼活動報名表(F2)Ø由隊長(友誼)填寫，最遲於活動舉行前兩星期呈交總部，以知會總部有關參加者的資料。正本由區務職員(友誼)存檔，副本(一)經團長加簽及蓋團印後交與領隊隨行，副本(二)由隊長(友誼)存檔。Ø活動完結後，由領隊在F2填寫參加者確實出席情況，並將已填妥參加者情況之F2交予總部負責輸入義工資料庫的職員，以紀錄會員參與活動的檔案。Ø所有參與團隊均需繳交F2，並依照籌組友誼活動一般申報程序中F2之處理方法。Ø活動完結後，由所屬總部領隊在F2填寫參加者確實出席情況，並將已填妥參加者情況之F2交予總部負責輸入義工資料庫的職員，以紀錄會員參與活動的檔案。3.家長同意書(F3)Ø根

4、據「家長同意書的處理方法」指引，凡團隊自行籌組之活動或聯團活動，其所屬學校/機構須於活動舉行前三星期自行發出F3予參加者，必須列明之事項可參考會方F3範本。Ø所有參與團隊均需繳交F3，並依照籌組友誼活動一般申報程序中F3之處理方法。Ø巳簽妥之家長同意書須於活動舉行前交回所屬學校/機構存檔，以備日後查核。4.友誼活動編號登記表(F4)Ø此表格須由友誼活動主任或其授權的職員填寫，以便紀錄每月的友誼活動。Ø聯辦團隊可獲確認為有份自行籌組友誼活動的單位，但必須沿用主辦團隊獲批予的友誼活動編號，並登記在所屬總部的F4內。Ø其他參與團隊沿用主辦團隊獲批予的友誼活動編號，登記在所屬總部F4內。Ø友誼活

5、動編號用作確認活動為紅十字會活動。如參與團隊多於一團，登記在所屬總部F4表上的友誼活動編號只需出現一次。除主辦團隊、聯辦團隊及活動基本資料，該次登記只需紀錄所屬總部出席活動人士的資料(如參加人數、領隊姓名及領隊電話)。5.活動參與會員一覽表Ø由所團團隊隊長(友誼)填寫，最遲於活動完成後兩星期內，分別以文件及電子版本形式儲存所屬團隊出席活動名單，並呈交予友誼活動主任存檔。同時第3頁，共3頁08/2011友誼活動須知必須完成檢討，將活動檢討報告及財政報告交予主辦單位審閱及簽核。副本抄送區務職員(友誼)*作出申報而獲批予友誼活動編號之活動，於完成參與活動後可對應漸進式活動計劃必修或選修項目而獲

6、得確認(二)籌組友誼活動的角色及責任隊長(友誼)團長Ø根據時序遞交表格Ø衡量會員自行籌辦活動之能力，並按批核標準批核活動；聯絡領隊，確認資料。簽署F1表格，表示同意會員自行籌組活動Ø安排、策劃及檢討活動Ø跟進活動籌備及進行情況，減低活動風險；聯絡領隊，確保有領隊帶領會員安全地參與活動Ø填妥表格上各項資料Ø監察財政安排及收支狀況。Ø通知團長、各有關負責人之活動安排Ø家長同意書之處理(三)批核友誼活動標準必要條件(活動目的及安全)基本條件(活動配套安排)Ø活動性質–危險性Ø參加者人數–參考紅十字會活動安全指引Ø活動內容–符合紅十字青少年活動目標及可行性Ø參加者與領隊性別及人數之比例-參考紅十

7、字會活動安全指引(若活動只包括單一性別之參加者，必須有同性領隊隨行)Ø活動地點–合法場所、安全Ø急救人員與參加者之比例Ø緊急事故安排Ø活動程序安排*如以上其中一項條件未能符合標準，該活動即不獲考慮是否進行Ø財政安排Ø其他*如以上條件未能符合標準，在調整活動配套後可再獲考慮是否進行(四)申報程序須知Ø凡紅十字會會員參加或籌組之各類友誼活動必須完成有關的申報程序，包括遞交F1「友誼活動申報表」、F2「友誼活動報名表」、F3「家長同意書」