探析企业办公管理新思路

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1、探析企业办公管理新思路　　【摘要】在快速发展的信息化社会的大环境下，许多企业也在快速的发展壮大当中，而企业办公管理对于企业稳定发展至关重要。因此，要适应社会环境的发展，企业就必须拥有新的企业办公管理方法及思路，这样才能有利于企业的长期发展。本文就主要围绕企业办公管理的职责进行简要分析，同时也探讨了企业办公管理的新思路。【关键词】办公管理；职责；新思路中图分类号：C29文献标识码：A1、企业办公管理的核心职能企业办公管理是维护企业正常运转的基础，只有履行了办公管理的所有职能，才能保障企业更好地发展

2、。企业办公管理的核心职能只要包括企业人力资源管理、企业资产管理、企业档案管理、企业会议管理、企业车辆管理、企业意见管理等职能。最为重要的职能就是人力资源管理、企业资产管理、企业档案管理这三大职能，下面就这三个职能加以说明。1.1、人力资源管理7人力资源管理，是在经济学与人本思想指导下，通过招聘、甄选、培训、报酬等管理形式对组织内外相关人力资源进行有效运用，满足组织当前及未来发展的需要，保证组织目标实现与成员发展的最大化。人力资源管理分六大模块示意图见图1：人力资源负责人应该针对企业特定的人力资源

3、管理问题进行分析，并加以改善。首当其冲的管理措施就是建议企业采取公正的用人制度。同时也要预测组织人力资源需求并作出人力需求计划、招聘选择人员并进行有效组织、考核绩效支付报酬并进行有效激励、结合组织与个人需要进行有效开发以便实现最优组织绩效的全过程。1.2、企业资产管理企业资产管理，简称EAM。企业资产管理是面向资产密集型企业的信息化，制造业信息化，企业信息化解决方案的总称。它以提高资产可利用率、降低企业运行维护成本为目标，以优化企业维修资源为核心，通过信息化手段，合理安排维修计划及相关资源与活动

4、。而任何企业都有相关的资产，包括硬件以及软件方面。企业办公管理系统应该对企业所有的资产进行入库管理。目前，我国企业资产管理相比发达国家，处于落后的状态，但是在近几年我国的企业资产管理软件市场规模还是呈增长趋势。因此，我国的企业资产管理的提升空间还是很大。例如：2006~2009年我国企业资产管理软件市场规模发展尤为迅速，具体据见图2：7我国的企业资产管理目前还存三大问题，首先是流动资产的管理混乱，这是由于企业有些资产处于闲置状态，或者存在较多的出借、无偿占用的资产，就使企业处于资金周转困难的窘境

5、；其次是企业处理固定资产的方式不妥，有相当一部分的企业不适时保养重要设备，使其寿命缩短；第三，企业固定资产管理不规范，有一部分企业对于固定资产的折旧计提不合理，未能与财务账目相一致，账目混乱，没有规范的监督机制。因此面对这些问题，就需要健全企业内部的资产管理制度、实施资产的集中管理和企业应该注重账款的管理是尤为重要的。1.3、企业档案管理档案是信息资源的重要组成部分，档案在文化记忆、个人记忆和基因记忆的遗忘、构建、重构和恢复中具有重要的社会功能，是寻找遗忘记忆和发现过去记忆事实真相的重要载体，是

6、知识的存储器，是知识咨询和转换的媒介，是保护过去、记录现在和联系未来的桥梁。而在我国有相当一部分企业办公管理职能中的档案管理是存在问题的。比如是档案意识不强、档案管理人员业务素质不高和档案管理过程中投入经费不足等问题，就严重制约了我国企业档案管理的发展。7因此，应该提高办公管理人员对档案管理的认识，解放思想，与时俱进，借助于信息化技术对企业相关档案进行规范整理。同时要健全企业档案管理体系，明确职能让不同类型档案的管理责任明确到人。企业档案管理体系见图3。企业档案管理体系的建立，这不仅有利于企业的

7、技术发展，更有利于企业今后的信息采集以及与其他企业间的信息共享。2、企业办公管理的新思路2.1、企业办公自动化系统的实现办公自动化系统的建立，需要进行用户需求调查与分析，以确定系统目标。OA系统流程图见图3所示：OA系统的基本目标就是实现办公规范化和制度化，企业办公基于工作流，完全采用计算机技术处理办公业务，使企业内部人员能够方便快捷地共享、交流信息，高效地协同工作。管理多种数据类型。企业业务涉及大量的图形数据，这些数据既有规范的、结构化数据，又有不规范的、非结构化数据，办公自动化信息系统就是要

8、科学地管理这些各种类型的数据，实现各种数据的“无缝”联接，保障数据的一致性和安全性。系统设计的先进性。中小企业经营规模经常变化、人员经常流动，系统应能够适应企业的不断变化，并具有可扩展性、易升级性和开放性。其功能包括企业日常办公，还包括日常办公中的许多小功能。OA办公管理系统主要划分为6个子系统：个人办公管理、公文管理、资源管理、日常管理、人事管理和系统管理。7OA办公管理系统的主要特点是采用最新的、标准化Web软件开发技术，不仅具备有扩充功能，还具有规范办公管理，实现管理标准化的功能。同时也可