资源描述:
《公司体系文件管理规定.docx》由会员上传分享,免费在线阅读,更多相关内容在应用文档-天天文库。
1、公司体系文件管理定公司体系文件管理规定3、文件分:3、1量管理体系文件:包括量手册、程序文件、作指、位、量表格。3、2文件:新增或因更改需运行的文件(如:ISO9000量管理体系中有的文件申作后,必立即启用文件;新增工作流程,原ISO9000文件无定)。3、3内部文件:属于公司保密性文件或不具有共性(如本部使用)、不宜入量管理体系文件或文件的。3、4、季性或段性的活方案、通知、通、告、决定、培料等一般不属于本范畴。4、3、1行政部文件行排版、号:1)文件号方法:量手册:RB(HZ)–QM程序文件:RB(HZ)-QP--
2、XX量手册代号流水号惠州天虹写程序文件代号惠州天虹写作指:RB(HZ)-WI-XX-YY位:RB(HZ)-WI-ZZ-XX流水号流水号部写岗位职责代码作指代作指代惠州天虹写惠州天虹写量表格:RB(HZ)-QR-XX-YY流水号部写量代惠州天虹写2)部写:部拼音写,如:XZ---行政RS---人事QH---企划PG---品管CW---财务TP---统配中心SC---商3)文件修改状的方法:0—未修改;1-第1次修改;2—第2次修改;⋯⋯N-第N次修。4)文件版本状的方法:A—第一次版本B—第二次版本C—第三次版本D—第四
3、次版本⋯⋯5)文件的批准日期文件的施日期。公司体系文件管理规定4、3、2文件的审核、批准:1)审核:质量手册由管理者代表审核;程序文件、作业指导书及质量记录表格由部门经理审核,重大情况由总经理审核。2)批准:质量手册由总经理批准;程序文件、作业指导书及质量记录表格由管理者代表批准,重大情况由总经理批准。4、4文件发放:4、4、1行政管理部负责质量管理体系的文件的发放:3)发放文件应制作文件封面:封面内容应包括文件类型、文件版本号、发放编号、批准时间等,并应加盖“受控”印章。4)作废文件由行政管理部以〈发放说明〉通知销毁
4、,行政管理部保存前一次作废文件,加盖“作废”印章(或注明“作废”字样)。4、5文件保管、使用:4、5、1文件保管:1)行政管理部记录文件发放情况:包括文件发放编号、发放部门、发放时间、文件管理员;各部门文件管理员如有变动,应及时通知行政管理部。2)各部门文件管理员按上述要求记录本部门文件保管使用情况;各部门文件管理员如有变动,应及时通知行政管理部文件管理员。3)文件管理员负责相关文件的归档、保管,确保使用文件版本的有效。4)文件破损严重时,使用部门应到行政管理部办理更换,文件的编号仍沿用原文件编号,行政管理部应将回收的
5、破损文件销毁。5)文件不慎丢失时,使用人必须做出书面说明(必要时应做出检讨)方能补领文件。4、5、2文件使用:1)各部门应建立〈借阅登记本〉,员工借阅文件时,应作好记录。2)不得使用未受控的文件:当文件使用人未领到需要日常工作使用的文件时,应向发放部门申请,不得借用文件复印;一经发现,由行政部管理收回销毁。4、6评价文件适用性:运行中文件规定不能满足实际工作需要时,应提出修改申请。4、6、1日常工作中,由使用部门提出申请,说明更改原因与内容(通过〈更改/换版申请单〉或“9-异地店ISO9000文件会签流程”流程);如变
6、化情况仅涉及本部门,可以经部门经理或主管总经理批准试运行3-6个月后,根据情况提出对ISO9000文件的修改。5、4、1文件管理员对文件进行排版、编号:1)文件编号:临时文件编号为:LS(HZ)-XX-YY流水号部门缩写内部文件编号为:NB(HZ)-XX-YY公司体系文件管理规定流水号部门缩写2)文件修改状的方法:只使用状号文件行。0—未修改;1-第1次修改;2—第2次修改;⋯⋯N-第N次修。3)文件、内部文件ISO9000体系文件后,号可作另一新的文件号。5、4、2文件的核、批准:1)核:文件、内部文件由部理(或目人
7、)核;重大情况由主管理核。2)批准:文件、内部文件由部理批准;重大情况由主管理批准。3)需要外保密的文件由主管理核、批准。5、6文件保管、使用:5、6、1文件保管:1)行政管理部文件管理文件、内部文件的放。2)各部文件管理如有,及通知行政管理部;文件重破时,使用部到行政部理更。3)各部文件管理按照条款“4、5、1文件保管”的要求文件行档、保管。5、6、2文件、内部文件使用:按条款“4、5、2文件使用”要求。5、7价文件适用性:5、7、1文件运行一般三至六个月,各部文件管理跟本部文件的修改情况。