公司文件管理规定

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1、公司文件管理规定第一章总则第一条为使公司的文件管理工作实现规范化、制度化、科学化，提高办文速度和发文质量，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。第二条文件管理的范围包括：上级下发文件、公司各类制度文件、外部传真文件、政策指导类文件、各类合同文件等。本规定中，公文指公司内外部发文文件，是具有法定效力和规范体式的文书。第二章公文管理第三条公文管理指公文的办理、管理、整理（立卷）、归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。公文管理应当坚持实事求是、精简、高效的原则，做到及时、准确、安全，必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定。第四条公文种类与应用范围1.公文种类：决定、公告

2、、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。2.公司常用文种应用范围2.1决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关部门及人员；变更或者撤销不适当的决定事项。2.2公告：适用于对外宣布重要事项或法定事项。一般基层单位不宜用公告的形式随意制发公告。2.3通知：适用于转发上级单位和不相隶属单位的公文；传达要求公司各部门执行和需要有关单位阅知的事项。122.4通报：适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或情况。2.5报告：适用于向上级单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级单位的询问。2.6请示：适用于向上级单位提出请求，并要求回复的公文。2.7批复：适用于答复

3、下级单位的请示事项。2.8意见：适用于上级单位或主管部门对重要问题提出见解和处理办法。2.9函：适用于平行单位或不相隶属单位之间，相互商洽和联系工作、询问和答复问题，请求批准和答复事项。2.10会议纪要：适用于记载、传达会议情况和议定事项。第五条职责权限1.综合部是行政公文的管理部门，负责公文的审核、印制、发放及收文登记、督办、归档保管。涉及公司性文件由综合部负责拟稿，专业性文件原则上由相关业务部门拟稿。2.行政公文由总经理签发，制度规定类文件由法人代表签发，公司各部门负责公文的宣传、贯彻、落实。3.各部门不得自行向上、向下发送正式公文。第六条发文规则1.发文应当确有必要，注重效用

4、；发文根据隶属关系和职权范围确定，不得越级请示和报告。2.发文统一使用公司的红头文件格式，由拟稿部门领导核稿后送综合部审核打印，经总经理签发后由综合部成文。如管理制度、公司机构设置等需董事会决定的事项，则须由董事会会签、总经理签发后成文。3.公文的编号由综合部编写，发文字号简称为：XX公司发[XXXX]X号。124.发文流程结束后，由综合部负责封发到主送单位、抄送单位、公司领导及相关各部门；对外行文时由相关业务部门报送。5.“请示”应当一文一事；一般只写一个主送单位，需要同时送其他单位的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级单位。6.“报告”不得夹带请示事项。第七条发文办理1.发文办理

5、指以公司名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、影印、用印、登记、分发等程序。2.草拟公文时，应做到人名、地名、数字、引文准确；引用公文应当先引标题，后引发文字号；应当写明具体的年、月、日；应该使用国家法定计量单位；文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称；公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，其余应当使用阿拉伯数字。3.拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。4.公文送总经理签发前，应当由综合部进行审核。审核的重点是：是否确需行文

6、，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定的规范等。5.经总经理签发的公文，在正式印制前，综合部应当进行复核，重点是：审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等。6.公司发文严格登记、签收手续。第八条收文办理1.收文办理包括登记、编号、拟办、批办、阅办、归档等程序。122.外来文件由综合部登记，统一编号拟办，送总经理批示，根据批示意见印发相关部门、人员阅办，办理完毕由综合部统一归档保存。3.主办部门负责协调、催办公文所述事项，协办部门应积极协助办理。第八条公文格式1.公文用纸幅面尺寸及版面要求1.1幅面尺寸：公文用纸采用GB/T148中规定的A

7、4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm。GB/T9704—20121.2版面1.2.1页边与版心尺寸：公文用纸天头（上白边）为37mm±1mm，公文用纸订口（左白边）为28mm±1mm，版心尺寸为156mm×225mm。2.字体和字号：如无特殊说明，公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。3.行数和字数：一般每面排22行，每行排28个字，并撑满版心。特定情况可以作适当调整。4.文字的颜色：如无特殊说明，公文中文字的颜色均为黑色。5.公文格式