医院基建工程档案收集和管理工作探究

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1、医院基建工程档案收集和管理工作探究　　【摘要】医院的基本建设档案对医院的建设和发展起着重要的的作用。加强基建档案资料的科学管理，确保基建档案的准确、完整、归档与建设的同步，是每个基建档案管理者义不容辞的责任。同时在医院基建档案管理工作中也存在着不少问题，也是需要每位基建档案管理者不断的学习和改进的。【关键词】医院；基建档案；管理；问题；对策引言随着我国医疗体制改革的逐步深入，医疗卫生事业的不断发展，为了更好的改善病人的就医环境，基础设施的建设和硬件设施的更新已经成为了医院发展的重要因素，在这过程中，基建档

2、案也越来越体现出它的重要作用。加强基建档案资料的科学管理，确保基建档案的准确、完整、归档与建设的同步，是每个基建档案管理者义不容辞的责任。同时在医院基建档案管理工作也存在着不少问题，也是需要每位基建档案管理者不断的学习和改进的。1加强管理意识落实档案管理制度搞好基建档案管理离不开领导的重视，医院领导首先应具备较强的档案意识，将档案工作列入到医院的管理日程，纳入到有关人员的职责范围，6纳入到年终考核目标，建立专门档案机构，配置专门档案人员，制订严格的档案管理制度，规范收集、整理、保管、登记、使用等行为。2严

3、谨收集管理确保档案真实完整基建档案资料种类多而且复杂，包括土建、水暖、电气、电讯、安全等设备，有表面的、隐蔽的，有临时的、永久的，有文字的和图纸的，对待每类材料，首先都必须认真核实、登记，造册立卷，保证做到案卷质量的完整、准确。一项基建工程都是严格按照规定的程序进行施工的，形成的材料都有其规律性，一般可划分为四个部分，即/依据性文件材料0、/基础性文件材料0、/施工文件材料与竣工图0和/竣工验收文件材料0。归档的重点是项目建设各个阶段形成不同载体形式的文件材料，特别是全套的图纸，只有把握其档案的规律性，才

4、能保证档案的真实、准确。收集阶段是档案管理的最基础的工作，由于基建档案的数量大、种类多、形式复杂，需要细心和耐心收集。每个工程项目都包含由事先论证、报批、批复、计划安排、勘测、设计、施工、竣工和验收使用等九个阶段，每个阶段形成的档案材料都是有规律性的，表现在时间的延续性和内容的关联性，抓住时间和内容这两个特性是保证基建档案完整齐全的重点。6（1）必须及时收集基建档案材料。近几年，各级医院的改建、扩建工程逐渐增多，边报批、边设计、边建设的事情经常发生，这就给档案的收集带来很多困难，如果档案工作人员不了解情况

5、，不及时进行收集、整理，文件材料就可能导致分散、零乱，甚至遗失。（2）必须保证档案材料的真实性。医院的档案部门应与基建部门密切配合、齐心协力、共同监督，严把基建项目材料的质量关，要求施工部门先出图再施工，以保证项目材料的完整性，使其不漏页、不缺项，做到有物必有图文，图物相符。充分做好基建前期的收集、核实工作，力求后期的整档工作完整、齐全、真实。（3）必须把握基建档案材料的阶段性。在事前、事中、事后全程指导收集工作，工程初始阶段，档案部门要求施工方先出图再施工，以保证图纸资料的完整性，做到有物必有图，图物并

6、且相符。工程施工阶段，要对工程技术资料实行/动态管理0，档案人员应该走出档案室，深入到工地，了解施工的进度，统计施工、设备安装和实验活动的原始记录，验收隐蔽工程记录、变更和设计通知单等系列文件材料。竣工前阶段，把基建项目资料存在的主要问题解决在竣工前，做好竣工图纸和资料的初步验收和整理工作，逐一登记，发现漏洞及时补缺，以便于归档资料的完整和准确。6工程验收阶段，必须要求具备完整的技术档案和施工资料。一项工程在交付使用之前，认真做好工程竣工档案验收是至关重要的，它不仅是严格执行建设程序的需要，也是为建设工程

7、交付使用后的管理、维修、改建、扩建提供依据。因此建设单位在收到施工单位递交的建设工程竣工验收报告后，在设计、施工、工程监理等有关单位进行竣工验收前，必须会同档案人员事先审查工程技术档案和施工资料是否完整，如果不完整就按照国务院5建设工程质量管理条例6的要求，不予验收，并要求其限期整改。竣工审核阶段，基建档案经过医院基建部门严格审核后签字，再报上级有关监督部门审核，在确认无误后交城建档案馆一套，医院档案部门留置一套。3实行集中统一管理、规范服务医院基建档案是医院信息资源之一，使用才能体现出它的独有的价值。因

8、此，档案工作人员应牢固树立科学发展观，主动参加医院的工程建设管理，加强依法治档的力度，规范档案的统一管理，使基建档案管理工作科学化、标准化、规范化，为医院的现代化建设提供强有力的保障和服务，为领导决策提供可靠的依据。4基建档案在医院管理中的作用（1）对推动医院经济可持续发展6具有十分重要的意义医院基建档案是医院建设活动中形成的第一手材料，档案管理的最基本目的是记载基建在建设、改建、维修、使用过程和结果的技术状态记录。基建档案管