浅议医院人事档案材料收集和整理

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1、浅议医院人事档案材料收集和整理【摘要】人事档案材料收集归档是一项政策性强、艰苦、细致的工作，针对档案材料收集可能遇到的问题，档案管理部门和管理人员，应增强各级领导对档案重要性的认识，促进各部门和个人积极配合档案材料的收集。本文从人事档案材料的收集、人事档案的整理、加强人事档案材料收集的措施三方面进行了分析。【关键词】医院；人事档案；材料收集；整理；分类号：D035.2文献标识码：A一、人事档案材料的收集1.1定期向档案形成部门收集归档材料向档案形成部门收集归档材料，是档案收集的渠道。由于在职人员的学

2、习、工作以及社会活动是在永恒的变化之中，所以收集工作不可能是一劳永逸的，尤其医院是知识分子聚集的地方，每年都会产生各类考核、考察、学历、培训、职务任免、专业技术资格评审、工资变动审批表和社会兼职等需要归档的材料，这就要求我们档案管理部门在做好宣传工作的同时，要做到口勤、脚勤，善于联系，沟通信息渠道，每年定期与形成材料的相关部门主动收集材料，使干部档案内容能够及时地、源源不断地得到补充。如：定期向人事部门收集职称材料、干部任免材料；定期向党委办公室收集入党材料；定期向科教处收集进修材料等。另外个人社会

3、兼职和获奖材料，可随时交人事档案管理部门归档。对由于历史原因造成的确实收集不到的档案材料，由形成材料的单位出具证明，并在人事档案备考表中说明。1.2尽量补充完善归档材料将缺少的档案材料补充完整是一个费时费力的过程，也是工作量和难度最大的一个环节。由于有些单位对人事档案的重视程度不够，档案材料不能及时归档，多年后造成了档案材料的丢失，给档案的收集工作带来了困难。特别是自改革开放以来，医院人事制度发生了很大的变化。医院职工的进入，不再是由学校毕业，人事部门分配的模式，也不再是所有毕业生都是国家干部的范畴

4、［2］。医院引进的人才是多渠道的，人事的管理是多方位的，有人事代理人员、单位代理人员、长期合同制人员等多种形式。这对档案的收集带来很多困难，特别是从外省引进的高层次人才，常常调出单位不能及时将档案转入，甚至拒绝提供档案。但从医院人事档案管理角度，又不能缺少引进人才档案，这就需要档案管理工作人员及时追要，尽量将档案补全。二、人事档案的整理人事档案的整理是以个人为单位，将收集起来的每个职工的档案材料，进行技术加工、分类、排序、编目、装订成卷，使之内容条理、顺序固定。按实际的操作经验来说，般有以下几个步骤

5、。2.1档案材料的鉴别鉴别工作是档案管理部门对收集起来准备归档的材料，按照一定的原则和有关文件规定，进行审核、甄别材料的真伪、判定材料的保存价值，确定材料是否归档的一项工作。鉴别工作是人事档案工作的重要环节。首先要看材料的内容是否真实、齐全。发现有同名异人、张冠李戴的，或不属于人事档案内容和重复多余的材料，应清理出来，并及时在材料上标注。按规定要有组织印章的，如没有盖章，必须补盖后再归档。对必须要本人签字的材料，必须本人签字后方可归档。对来源时间不明的材料，要查清注明后再归档，对经过鉴别确实没有保存

6、价值的又不宜退回本人的材料，应登记报主管领导批准后进行销毁。2.2分类排序档案材料的分类，是将反映一个人情况的材料集中起来，经过鉴别，按照材料的内容、性质和材料之间相互的内在联系，进行组合排列。目前医院人事档案材料是根据上级组织部门统一的分类方法，将档案材料分为十大类。即：⑴履历材料；⑵自传材料；⑶鉴定、考察、考核材料；⑷学历、学位、学绩、培训和专业技术评审材料；⑸政审材料；⑹加入党团的材料；⑺奖励材料；⑻干部违犯党纪、政纪、国法等材料；⑼干部调资审批表、定级和解决待遇的审批表等材料；⑽其他可供组织

7、参考有保存价值的材料。分类后，对各类材料进行排列顺序和编号。其中⑸、（6）、⑻这三类是按材料的主次进行排序，其它大类都是按材料的形成时间来进行排序，排序要做到准确无误。另外在每份材料的右上角编上类另号，超过2页的材料要用铅笔在材料的左、右下角标注页码。2.3编目、信息录入电脑每卷人事档案必须有详细的档案材料目录，编辑目录是整理人事档案的一个主要环节，它是档案内容的纲目和进行查阅的索引，目录编写得好，使人开卷一目了然，查阅方便，能提高利用者的工作效率。我们使用的是人事档案管理软件进行编辑目录，编辑目录

8、时要注意规范化，档案材料名称要确切、简要、准确无误。目录打印后，须将每卷的人员基本情况、补充信息、个人简历、职务变动、职称变动、奖惩情况、学习简历、家庭及社会关系、工资变动等信息录入到电脑软件系统的相关栏目内，这样，便于利用时能准确、快速地查找［3］。2.4装订验收装订档案材料是整理人事档案的最后一个环节。即将经过鉴别、技术加工、分类排序、编写目录之后的档案材料装订成卷。首先将全卷材料整理齐，然后在材料左侧竖直打孔装订，打孔时要注意孔心离左边距1.5毫米。档案装订成卷