加强人力资源部门人事档案管理工作几点思索

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1、加强人力资源部门人事档案管理工作几点思索　　摘要：人事档案是人力资源部门重要的工作内容之一，是开发、利用人力资源的基础，本人从对十堰广播电视台人力资源部门档案管理现状入手，就存在的问题进行了分析，并就如何解决这一现状提出对策和思考。关键词：人力资源人事档案对于人力资源部来说，人事档案管理是一项非常重要的工作内容，档案管理工作不仅是单位内部职工个人工作信息的一个集合，更关系到如何利用档案资源做好人力资源开发工作。对于十堰广播电视台来说，全台四个电视频道、三个广播频道，近五百人的记者、编辑、制播人员，如何有效管理、开发、利用人力资源，人事档案的作用不可忽视，但是基于档案管理和人力资

2、源开发意识不足等多方面的原因，现阶段人力资源部门人事档案的管理和利用存在不少问题，制约着人力资源工作的发展、影响人力资源的开发和利用。1人力资源部门档案管理主要的问题1.1投入不足6十堰市广播电视台为地市级广播电视台，人力资源部内部档案管理集办公、阅档、保管为一体，防损、防火等手段水平较低，档案使用方法也较原始，电子化、信息化、系统化、信息化建设尚未起步，计算机、刻录机硬件等无法满足工作需要。可以说档案利用既无效率、又不能保证调档的质量。1.2人事档案信息价值不高档案是否有价值，关键在于能否给予使用者有用的信息，能够满足使用者的所需，没有价值、没有利用可能、不能满足使用者需求的

3、档案，对于使用者来说就是无所用处的一堆废纸。而要建立有价值、有生命的档案，就要关注档案信息的质量，就必须从源头抓起，认真做好档案的收集整理工作。没有规范的收集整理，就无从谈起合格的档案信息、更谈不上高质量的档案内容。而档案管理工作中，有不少忽视档案质量的一些现象：如档案信息不完整、收集信息的格式不规范、甚至原始书写较乱，纸张不规范等等，这些都给档案的整理、归档、利用造成了很多困难，甚至直接影响档案的使用。1.3人事档案无法反映个人特点6人事档案，顾名思义，应该是个人工作情况的真实记录，是个人工作履历的真实记载，是个人工作能力的真实反映。作为考察和了解个人信息的重要依据，人事档案

4、记载的大量的人事信息，对于其人才的开发和利用起着重要作用。一套系统、科学、真实、有效的人事档案，能够帮助人力资源部门识别、发现、培养和储备人才。理论上说，科学真实的人事档案可以使借阅档案者通过借阅档案、审读档案对人才的基本信息、特点、专长有初步的了解。但是目前的人事档案严重地存在内容单一、信息缺乏的现象。关于职工个人的能力的信息如：类型特点、管理才干、特点专长、心理素质、个人绩效点等方面的信息，基本是蜻蜓点水、寥寥几句，甚至是模式化的空话，千篇一律，不能突出个人特征。尤其对于我们这样的业务单位来说，很多记者、编辑、主持人的档案无法真实反映其工作能力、业务水平，对于单位来说，无法

5、通过审阅档案对其有初步的了解和准确的定位，对人才的特点无从了解，更无法利用档案来选择人才，在这个方面，人事档案没有发挥到应有的作用。1.4档案材料内容失真档案最重要的一点，就是要真实，真实与否关系档案的生命。是档案存在的前提，如果档案内容失真、是虚假材料，不仅会误导人事工作，而且容易造成严重后果。然而，不容否认的是，一些虚假信息的材料通过各种途径进入了个人档案，常见的是人员档案年龄忽大忽小，基本是越来越小；入党时间、参加工作时间等越填越早；个人工作经历填写中有所侧重、故意选择性填写，过五关斩六将浓墨重笔，败走麦城却绝口不提，档案内容不够真实全面。1.5政治信息占主导6由于历史原

6、因，现阶段人事档案管理中，政治信息仍然占据主导地位，那些如：工作作风、能力业务专长、工作实绩贡献等与人才工作能力相关的资料并不是收集归档的重点，那些涉及政治思想表现材料的收集较多。反映个人能力信息材料相对较少，更新不及时。人事档案的建立还是基于“政治”的出发点，而不是基于“人力资源”的出发点。给人事档案的有效利用带来了很大麻烦、使人力资源的开发和利用成为空话。1.6信息化程度低目前十堰广播电视台四个电视频道、三个广播电台、一个网络公司近1000人的档案管理，手段还是手工操作，即使利用计算机管理，也缺乏必要的档案管理、统计、分析软件和系统，没有解决运转慢、效率低的问题，计算机现代

7、化管理的潜力完全不能发挥出来。2提高人力资源部门人事档案利用开发效率的对策思考2.1提升人事档案开发意识档案工作人员是人事档案工作的主体，起主导、支配作用。要提高全体职工的档案利用意识，要让大家普遍认识到，建立人事档案的目的不仅仅是保存几张简单的纸张，而是为了能够建立有效的人力资源管理体系，有利于人才信息的完善和使用、有利于人才的交流和开发。人力资源部的工作人员，应当树立“资源意识”，要更新档案管理和使用观念，提高对人事档案资源的开发、利用意识，及时主动地对人事档案信息进行整理、归类、汇总，