加强电子档案管理工作几点思索

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1、加强电子档案管理工作几点思索【摘要】近年来，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，其数量也逐年递增，因此，如何加强电子档案的管理工作就成为档案管理部门必须思考的问题。笔者在详细分析了电子档案的优越性的基础上，对如何加强电子档案管理工作谈谈自己的一些思考和看法，可供参考。【关键词】电子档案；优越性；制度化建设；全程化管理；合理利用电子档案，是指具有保存价值的已归档的电子文件及其相关资料。与传统的纸质档案相比，电子档案具有高度时效性、快捷、方便的特点。近年来，电子档案逐渐代替了传统的纸质档案，在日常工作中，其数量逐年递增，因此，对于电子档案的管理工作成为档案管理部门面对的一个重要课

2、题。随着信息技术的快速发展，档案管理的电子化程度虽然已有所提高，但由于管理理念、管理方法、管理手段等的不同，其中的问题也日渐显现。加强电子档案管理工作的目的,就是为了更准确、更完整、更可靠地利用电子档案。鉴于此,本文对如何加强电子档案的管理工作进行了思考。1、电子档案的优越性与传统的纸质档案相比，电子档案具有明显的优越性。(1)操作方便：形成档案之前的电子文件，其增、删、改等都很方便，而且改后不留任何痕迹，保证了档案页面的整洁。并且电子档案具有高度的标准性，使之对电子档案的检索更加方便。(1)传递快捷、实现资源共享：一份纸质档案只能在某时、某地让能够接触到它的人阅读，而电子

3、档案由于其处理环境是计算机和网络技术，因此可以不受这种限制。网络上传递电子档案的时间是按秒计算，而同样距离的纸质档案传递则是以天计算的，二者在速度上的区别非常明显。而且,一个终端上的电子文件也可以同时发给若干个网络终端，电子档案这种不受存储载体限制的特点，使利用者产生一种共享的感觉，从而摆脱时间和空间的制约。(2)存储空间小：无限增长的纸质文件与有限的存储空间之间存在着日益激烈的矛盾，而电子档案占据的极少量空间能够很好地解决这一矛盾。(3)具有多种表现形式：随着多媒体电子计算机的应用，电子档案的形态也随之多样化了。文字、图形。声音、影像等多种媒体信息都可以单独或相互搭配成电

4、子档案的内容，这就造成了电子档案的多媒体集成性，使电子档案比纸质档案更加全面、形象、生动。(4)复制时不容易丢失：信息纸质文件复制或缩微品拷贝经常会出现清晰度下降、畸变、信息丢失等问题，而电子档案的复制，由于是数字化的信息处理，几乎不存在这些问题。2、加强电子档案管理工作的思考2.1电子档案的制度化建设我国从1996年4月国家档案局将电子档案研究项目列入科技计划起，就已陆续出台了一批标准及规范。如《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》(GB/T17678.1-2-1999)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《城

5、建电子文件归档与电子档案管理规范》等。电子文件的归档，应当按照归档工作程序和步骤进行，这样才能有效地保证归档的电子文件的真实性、完整性，有利于归档工作的全过程管理。加强电子档案的制度化建设，其一，要确定归档范围。电子文件的归档范围的确定，可参照国家的现行有关规定。还有，电子文件归档的时间视具体情况可分为阶段归档和任务完成后归档，公文处理周期长和周期长的工程、科研、专业等项目可按阶段归档。其二，要加强电子档案的检测。检测硬件环境的有效性、软件环境的有效性及其信息记录格式等。检测归档电子文件载体的物理状态，有无病毒，读出信息的准确性等。检查归档的电子文件是否齐全完整，真实可靠；

6、相应的机读目录、软件、其他说明是否一同归档；归档的电子文件是否是最终稿本，CAD电子文件是否是反映产品定型技术状态的版本或本阶段产品技术状态的最终版本；电子文件与相应的纸质或其他载体文件的内容及相关说明是否一致，软件产品的源程序与文本是否一致等。其三，制定相应的管理规定，建立必要的记录和登记归档电子文件的具体制度。电子文件真实、完整，文本文件应是最后定稿，图形文件如经更改，须将与当时产品的技术状态一致的版本归档保存，各种文本的草稿、原稿根据需要决定是否归档，凡是归档范围内的文件应及时归档保存，不可分散保存，除文件外，必要的软件参数、压缩算法、管理数据等一并归档保存。应对电子

7、文件的载体质量、规格、格式等作统一规定，将带有归档标志的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用，必要时复制三套，异地保存。2.2电子档案的全程化管理电子档案全程化管理是信息时代档案管理的新理念。要做好电子档案全程化管理，既要继承纸质档案管理的经验，又要有适应电子档案管理的思路与方法。其一，要确立电子档案全程化管理的理念，要从电子档案的形成开始就对其实施控制管理。其二，摒弃归档是档案形成必要条件的观点，放弃归档管理是档案管理开始的理念。其三，要明确档案管理者对电子档