信息化发展时代国有企业文秘工作特点和技能探究

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1、信息化发展时代国有企业文秘工作特点和技能探究　　摘要：信息时代下，国有企业文秘工作不再局限于传统意义上的助理，而是被赋予了更多的内涵和职责，因为文秘人员只有具备更高的素质和技能，方能成为企业领导出色的参谋和得力的助手。对此，本文基于信息化发展视角，阐述了国有企业文秘的工作特点，并就其技能要求进行了探析，希望对企业文秘人才培养有所帮助。关键词：国有企业文秘；工作特点；技能中图分类号：F276.1文献标识码：A文章编号：1001-828X（2013）11-00-01近年来，计算机技术、通信技术、网路技术等的日益普及，不仅极大的

2、便捷了公众生活，也促使其工作方式发生了重大变化，国有企业文秘工作也不例外，在此背景下，无论是其工作特点，还是技能要求，均有所变动，故文秘人员要想胜任工作，为领导出谋划策，分忧解愁，就必须认清当下形势，了解工作特点，掌握工作技能。一、信息化发展国有企业文秘工作特点5概括的讲，国有企业文秘人员就是领导的助手和参谋，且其工作效率和效益的高低轻则关乎领导工作能否顺利开展，重则关乎企业能否健康发展。特别是在信息化高速发展背景之下，国有企业文秘工作的作用和地位日益凸显，与此同时，其职能更加繁多，责任更加重大，具体呈现出以下特点：1.服

3、务性。服务性是国有企业文秘工作的基本属性和特点，因为文秘人员的工作内容在很大程度取决于领导的工作内容，即其是以领导工作为核心和指导的，而且无论是整理文档等日常事务，还是组织召开会议等领导授意事项，以及市场调研等需要主动准备的事情，均是以确保领导工作顺利开展为目的而展开服务的，故服务性是国有企业文秘工作的第一特点[1]。2.综合性。综合性也是国有企业文秘工作的显著特征，而这与其事务繁琐关系密切，因为在实际工作中，文秘人员通常是以办事员、计划员、接待员、信息员、参谋员多重角色出现在领导身边的，诸如接打电话、草拟稿件、接待客户、

4、统计报表、组织活动、协调关系等均在工作范畴之内，且起着联系上下、沟通左右的作用。3.高效性。所谓的高效性是相对于信息化发展背景而言的，毕竟新形势下是一个讲究效率的时代，尤其是随着市场竞争的升级，文秘人员工作效率的提高会直接带动领导的工作效率，进而影响领导的决策质量和效率，有利于企业把握先机，降低风险，增加收益。54.辅助性。这里提及的辅助性主要是指文秘人员的参谋作用，即其有必要、有责任、有义务为企业领导提供建议和意见，以此帮助领导作出理性而准确的决策，进而推动企业健康发展，这就需要文秘人员强化超前服务意识，充分发挥信息耳目

5、作用，做好充足的准备工作，但切忌自以为是，超越权限。二、信息化发展国有企业文秘工作技能1.一定的语言表述能力。一定的文字功底和语言表述能力是国有企业文秘人员最起码的技能之一，毕竟当下信息资源不仅数量巨大，而且形式多样，需要文秘人员凭借其扎实的文字语言能力加以概括、总结和提炼，保证行文流畅、重点突出，以此提高领导工作效率。同时诸如写演讲稿、草拟信函、记录会议、工作汇报等日常事务也离不开文秘人员的文字功底，为进一步胜任工作，文秘人员还应有所涉及合同签订、公文写作、法律条文等内容，以及掌握必要的速记速写等技能。2.良好的组织协调

6、能力。由于文秘人员在企业上下沟通、左右联系中起着不容忽视的桥梁和纽带作用，故具备良好的协调能力和组织能力也是对其工作技能的基本要求，具体而言，要求文秘人员既要将企业管理层的决策或意图及时、顺利的传至企业基层，也要确保各职能部门工作的执行进度和效果能够被准确、快速的反馈到5管理阶层，同时能够与企业领导、职能部门、业务人员以及其他相关人员保持良好的人际关系和协作关系，以此保证领导高效完成工作，相关活动可有序开展，这就要求文秘人员努力提高心理素质和道德修养，做到不卑不亢、诚恳守诺、礼貌待人、机制灵活等[2]。3.熟练的技术操作能

7、力。随着办公自动化水平的不断提高，国有企业文秘人员更应与时俱进，熟练掌握现代设备和技术，以此提高工作效率，改善工作质量，如打印机、传真机、通讯装置等常用的办公设备应不在话下，计算机应用软件也应予以熟练操作，如Word文本编辑、Excel表格处理、Powerpoint制作修饰等，此外信息搜索、文件下载、远程会议、对外联络等更是必须掌握的基本技能。4.到位的事务处理能力。因企业文秘涉及面广，工作琐碎，故需要文秘人员做到谨慎高效、精益求精，以文件传阅、档案管理为例，一定要保证及时、准确、安全、保密，但在实际工作中，文件不仅数量多

8、，而且形式多样，所以要求文秘人员在符合基本要求的基础上，不断提高工作效率，以此更好的服务于领导工作[3]。同时针对突发事件，如职工上访等，文秘人员应切实做到沉着冷静、顾全大局、积极应对，以免为领导或企业造成不良的影响和损失。55.较高的工作创新能力。优秀的文秘人员还应具备较高的创新意识和能力，唯有如此，