试论档案管理理论对档案数据库建设影响

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1、试论档案管理理论对档案数据库建设影响　　摘要：目前，人们已经将计算机信息技术广泛的应用到了各个领域当中，有效的推动了各行各业经济的发展。而在档案管理当中，由于传统的档案管理方法已经不能满足当前档案信息资源的需求，因此为了提高档案管理的工作效率，人们也将计算机信息技术应用到了档案信息管理当中，进而提高了档案管理质量和水平。本文通过对档案管理理论对档案数据库建设的作用进行详细的分析，讨论了当前人们对档案数据库建设管理的主要内容和未来的发展前景，以供相关人士参考。关键词：档案管理；档案数据库；影响6随着科学技术的不断进步，人们为了推动社会经济的发展，提高自身

2、的经济效益，提出了各种先进的科学理论。由于计算机信息技术的广泛应用，也使得社会的生产效率得到了有效提高，人们的生产水平也得到了大幅度的提升。而在档案管理工作中，人们也逐渐的意识到了档案信息管理的重要性，开始对档案管理技术进行不断的优化，并且摒弃了传统的档案管理方法，将计算机信息技术应用到了其中，从而提高档案管理工作效率和质量，推动了我国档案管理行业的发展。而档案数据库作为档案管理工作中重要的组成部分，工作人员在进行档案管理工作时，一定要加强对档案数据库的建设，从而提高档案信息管理的质量。一、档案管理对档案数据库建设的作用人们对档案信息进行管理，主要是为

3、了现实管理数据信息的有序化管理，方便人们对档案信息数据的读取而产生的。不过，在对档案信息进行管理的时候由于档案数据数量十分的庞大，而且其中包含的内容以及结构形式也比较复杂，这也加大了档案管理人员对档案信息管理的难度。因此，为了方便管理人员对档案数据的管理，人们就对档案的总体进行分类，从而对其进行分别的管理。这种档案管理方法不仅降低了档案信息管理的难度，还有效的提高了管理工作的效率，使得档案管理人员在对其进行管理的过程中，可以明确自身的管理内容。目前，在对档案管理的时候，要对档案管理的实体信息资源进行维护，保障其信息资源的完整性，而且在管理过程中，管理工

4、作人员还要了解并且尊重档案管理中本质的特征，从而在档案数据库建设的过程中，起到良好的指导作用，方便人们对档案信息的控制管理，有效的提高管理工作人员的管理水平和综合素质。6在档案数据库建设的时候，管理工作人员首先要做的就是利用全宗原则将档案实体进行详细的分类，降低档案数据库建立的难度，提高管理人员对档案信息控制管理的质量，从而确保在档案数据库建立是有着一个良好的立足点，保证档案管理工作的正常进行。不过在对档案实体进行分类的施工的时候，工作人员不能只凭借相关的逻辑理论，还要通过将档案管理理论和自身实践经验相结合，从而对档案管理的实体进行详细的划分，只有这样

5、才能使得档案的分类达到档案数据库建设的基本要求。其次，采用全宗原则指导建设档案数据库，能够最大限度地维护档案的原始记录性。因为全宗作为一个独立组织或个人形成档案的全部，是一个不可分散、不可打乱混淆的有机整体，这样能够最大限度地维护和保持档案的本质特性—原始记录性，这也是档案信息在管理组织上独树一帜、不同于图书、资料、情报等文献的根本原因。档案数据库作为档案信息管理的重要工具和手段，必须服从这一更高的管理目的。良好的数据库设计可以将全宗原则的诸多思想在档案数据库建设中实现，包括全宗内部管理层次、管理联系等。二、逻辑主义分类思路适合档案数据库的内容管理历史

6、上最著名的逻辑主义分类方法应该就是事由原则，该原则在法国大革命前就应用于各国的国家档案机构，但这些国家档案机构所保管的大都是来源单一的档案，6所以事由原则尚能发挥作用。但面对改革后法国国家档案馆中来源、内容、形式、种类、数量各不相同的档案，这种分类方法就显得捉襟见肘了。这两任馆长使用统一的事由原则对全部馆藏进行统一分类，即使他们根据档案复杂性的增加将事由大类由4类拓展到24类，也不能将所有档案都划分清楚。很明显，在综合性档案馆内按照统一事由原则对档案实体进行分类是典型的“刻舟求剑”的行为。但这并不能说明逻辑分类方法不能用于实体分类，而是它更多地适用于档

7、案的内容分类。三、电子文件管理理论为档案数据库的未来发展提供营养电子文件管理已经成为目前档案信息化进程中不可回避的课题。电子文件是信息化环境中业务过程和业务成果的真实记录，因此保证电子文件的真实、完整、可用具有非常重要的意义。电子文件生命周期理论认为，电子文件从形成到销毁或保管是一个完整的运动过程，对电子文件生命全程的管理和监控措施应当前置到电子文件管理系统的设计之中，包括对其运动全程的状态记录。档案数据库在电子文件管理环境中如何发挥作用，需要电子文件管理理论提供支持。与传统档案进行事后管理不同，现代文件档案管理倡导的前端控制原则要求将整个文件管理过程

8、的目标、要求、规则等进行系统分析，6将需要在文件形成阶段实现的功能尽可能进行整合。这就要求对文