破解城建档案管理难题措施探究

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1、破解城建档案管理难题措施探究　　摘要：近年来我国保持着持续高速发展的趋势，相应的城市建设脚步也随之加快。因此，如何给城市建设及时建档并有效管理，对档案管理部门来说已变成了一个刻不容缓的难题。本文对城建档案及其管理意义进行了分析，并着重论述了破除档案管理难题的有效措施。关键词：城建档案管理难题措施中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：一、城建档案简介及管理城建档案的重要意义顾名思义，城建档案即是记录着城市规划、建设和发展的各种资料及文件，它们包括文字、图片、表格以及声音和影像资料等。尽管城建档案不能直接形成经济效益，但它仍然具有重大的价值，主

2、要体现在以下两个方面：1、城建档案记录了城市发展和进步的轨迹，反映了不同时期城市的的人文风貌及文化特点，具有极大的历史以及人文价值。2、城建档案是制定新时期城市发展计划的重要历史资料，对于城市规划具有深远的指导作用。有效吸取城市发展历史中的成功经验和失败教训，能够避免在城市建设中出现资源浪费或分配不合理等问题，是城市快速高效建设的重要保障。7二、我国城建档案管理的现状及暴露的问题目前，我国城建档案管理的现状是管理松散，耗资巨大，效率低下，主要表现在以下4个方面：1、城建档案资料庞大、种类繁多，并且新增档案速度极快，给档案的收集、分类和管理带来了极

3、大的挑战。由于我国发展速度极快，城市建设日新月异，随之产生的城建资料也极其庞大，仅仅依靠档案管理部门去收集整理，而不是相关企业、机构、个人主动提交，要保证档案的完整性未免有些强人所难。再者，城建档案可分为18个大类，小类更是不计其数，如何进行系统的分类管理也是一大难题。总之，城建档案庞大的基础资料、复杂的分类以及大量的新增数据都给档案管理造成了客观存在的难度。[1]2、城建档案资料形式多种多样，对于不同类型的档案要采取不同的管理方式。7目前，我国的城建档案由纸质档案和电子档案共同组成，而按记录方式的不同，又有文字档案和影像档案等。如何根据各类档案

4、的不同特点，采用与之相适应的管理方式进行管理，是摆在档案管理部门和档案管理工作者面前的一大难题。以随着计算机技术发展而产生的电子档案为例，如果管理人员仍旧采用对待传统纸质档案的处理方式，无疑会出现事倍功半的局面，严重影响工作效率。此外，纸质档案与电子档案各有优缺点，纸质档案的原始性好，而电子档案的共享性更加，如何在管理档案时做到取长补短也是对档案管理人员工作能力的一大挑战。3、档案管理部门的工作人员责任意识薄弱，业务能力不强。档案管理部门工作人员对于城建档案重要性及价值的认识，对管理档案的工作态度以及实际的工作能力都严重影响着城建档案的管理效果。

5、负责收集档案的工作人员如若对城建档案的重要性缺乏正确的认识，必然会导致在档案采集的过程中，出现档案缺失的问题；而负责处理档案的工作人员如果缺少相应的专业知识和技能，则会出现对城建档案的不当分类，从而导致后续处理方式的选择出现误差，严重影响工作效率，也会给日后查找档案，调用档案造成诸多不便。4、档案管理部门规章制度不严，且在工作中闭门造车，不能引入先进的技术和管理手段。城建档案管理部门的规章制度不严，也是造成档案管理成本高、效率低的重要原因。在档案的收集、分类、处理以及日常维护过程中，如果缺乏一套合理高效的流程和权责明确的工作制度，就可能会出现工作

6、人员互相推诿、档案交接不顺以及管理方式违规等问题。这些现象都是在档案管理中，出现高投入低产出等问题的重要原因；此外，一旦出现机密档案的泄密或者丢失，还会给国家和社会造成难以估量的损失。7三、城建档案管理出现问题的解决措施针对我国目前城建档案管理中所暴露的问题，为了切实降低档案管理成本并提高效率，经过调研，可采取以下6个措施：建立切实可行、及时、完整的档案收集制度。档案收集是档案管理的基础，也是整个档案管理工作程序的第一步。所谓切实可行，即是此制度一定要符合实际情况，要充分考虑实行此制度的资源投入是否合算；所谓及时，针对的是城建档案的实效性，要在档

7、案的生命周期内进行收集、处理和管理，从而对城市规划和城市建设进行指导，避免出现重复工作和资源浪费的现象；所谓完整，就是要求档案收集者在进行档案收集时一定要全面，切不可放过任何细枝末节，这样会导致所建立的档案难成体系。此外，还要大力宣传对城建档案进行管理的重要意义，使之成为全社会共同的责任，从而提升档案的收集效果。7档案管理部门要建立完整、高效的档案管理流程，对档案的分类及处理方式要准确可靠。俗话说“没有规矩，不成方圆”，要提高城建档案的管理效率，就必须建立起合理的工作制度，并且要求所有工作人员必须严格遵守，同时还要保证整个档案管理的各个环节都能做

8、到“无缝对接”，从而提高工作效率。对档案进行准确可靠的分类有利于使所管理的所有档案形成一个系统，这样既便于管理人员采取合适的手段管理档案