浅谈企业基建档案管理工作面临挑战和对策

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1、浅谈企业基建档案管理工作面临挑战和对策　　摘要:随着我国经济建设的不断深入，企业基建工程项目也得到快速的发展，对企业而言,基建档案是企业档案的重要组成部分，它反映了建设项目的真实过程，它的完整性和便利性直接关系到日后基建实体的维护工作。因此，现代企业的发展亟需完善和加强基建档案管理工作，对基建档案的重要性提高认识，并重点研究和探讨企业基建档案的归档和保管期限问题，实现企业基建档案工作价值，为企业发展提供依据和技术基础服务。关键词:基建档案，管理工作，挑战，对策中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：1企业基建档案工作的重要作用6基建档案是指

2、在工程立项、设计、工程施工、管理、监理、竣工验收及改建、扩建、维修等活动中直接形成的、应当归档保存的文字、图表、声像等不同形式、载体的文件，包括工程前期文件、勘察测绘文件、设计文件、施工文件、监理文件、设备文件、竣工验收文件等内容。基建工程建设是企业经营发展的一项基础工作，基建档案是工程建设的重要组成部分，真实反映了工程建设的历史面貌，是工程竣工后企业进行维护、改扩建等工作所必需的技术依据，也是维护企业合法权益，理清产权纷争的重要凭证。基建档案真实反映了工程建设的全过程和实体原貌，但它具有比工程实体更长的寿命和使用期。一个工程实体随着企业规划而

3、拆除或改（扩）建，它的实体面貌可能发生很大的改变，但其相关的产权文件、勘察测绘文件、地下管线文件等仍然发挥着巨大的作用，仍能为利用者提供准确、真实的凭证作用和技术支持。同时，工程质量关系员工生命财产安全、关系企业经营生产、关系工程实体维护使用，因此，必须严格按照基建工程文件材料形成规律，加强企业基建档案管理的各个环节，保证基建档案的真实、完整、有效，为提高工程项目质量把好档案关。2企业基建档案管理工作面临的挑战从基建档案收集工作看，某些工程管理人员档案意识淡漠，进行工程建设时往往重视工程施工进度、质量，而忽视档案资料的收集和整理工作；同时，基建

4、档案涉及面广、收集期长、数量大、专业性强，又常常面临人员变动的情况，给基建档案的收集工作带来巨大的挑战。从基建档案库存管理看，一些基建档案对应的建筑物早已不复存在，但档案仍占用着大量的管理资源，致使成倍增长的档案数量与不堪重负的库房容量产生了激烈的矛盾。如何合理利用资源，盘活档案库存？是档案工作者面临的另一个挑战。63企业基建档案管理工作对策3.1基建档案的全过程控制档案人员要摒弃被动局面，变后端管理为全过程控制，从幕后走到台前。在工程立项阶段向工程管理人员提供资料归档范围表，明确资料收集范围。通过讲课和现场指导的方法，监督和指导工程文件的收集

5、工作。定期了解工程进度，随时检查、跟进资料收集整理情况，发现问题及时指导整改，为工程顺利竣工验收提供资料保证。落实基建档案工作“三纳入、四同步”措施，即基建档案工作纳入基建工程计划中，纳入基建工程规章制度中，纳入岗位责任制中；基建档案工作与基建工程立项同步，与基建工程建设进度同步，与基建工程工作检查同步，与基建工程竣工验收同步。同时，严把资料验收关，施工单位必须按期归档资料。档案员对前期规划审批文件、建设施工文件、竣工图、监理文件等都要重点查验。档案员参加基建项目竣工验收会，对资料归档情况进行专项汇报。对查出问题，相关责任单位必须按期整改归零，

6、否则不能进行财务结算。加强基建档案资料全过程的管理和控制，为通过档案专项验收提供条件，为建设项目整体竣工验收奠定基础。3.2科学确定基建档案保管期限6档案保管期限的确定，其出发点在于对档案内容的正确分析和鉴别；同时档案内容也直接关系到档案本身所具有的现实作用和历史作用，并进一步的确定档案的保管价值。基建档案的保管价值在于，为基建工程项目顺利的改建、扩建、管理、维修等提供重要依据。但是，当前基建档案的保管期限大多设定的偏长。被确定为永久保存的档案应该都是与建筑物难以割舍的，如果建筑物已不存在，档案也就没有存续的必要性。因此，在基建档案保管期限中，

7、可以设定为永久保存的文件应该界定为“基建工作总体规划、统计报表、设计平面图、地质勘探和地形测量材料、红线图拆迁补偿协议书和产权证、水电气管道分布图、征用土地”等，其他文件可以一概设定为长期保存。保管期限为长期的工程文件与建筑物共存，若建筑物提前灭失，相应的长期保存的档案可以提前鉴定销毁；若建筑物存续年龄超过了五十年，相应的档案也应继续保存至建筑物灭失。这样，一方面方便了基建档案的保管、统计、鉴定和销毁；另一方面也对硬性的制度有了变更的灵活处理，不会造成相应的人财物资源的浪费。但需要予以补充的是，建筑物灭失备案制度也应该引起关注，陆续的予以建立和

8、完善，比如可以要求在拆除建筑物前到档案部门备案，这样就可以为档案部门进行相关的处理工作有了依据，加强了信息的流通性。3.3优化企业基建档案组卷方法6目