开放教育学籍档案分级管理利弊探究

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1、开放教育学籍档案分级管理利弊探究　　摘要：学籍档案工作是开放教育学籍管理一个重要的组成部分，只有充分发挥系统办学的独特优势，扬长避短，创新信息化服务管理手段，不断提高学籍档案管理工作的质量和效率，才能更好地服务于学生服务于社会。关键词：开放教育；学籍档案；分级管理；利弊中图分类号：F49文献标识码：A文章编号：16723198（2013）110166021开放教育学籍管理的特点开放教育实行完全学分制，学籍8年内有效。与传统教育模式下的学籍管理相比较，开放教育模式下学籍管理具有以下几个突出的特点。（1）管理信息化。开放教育是充分利用现代信息技术的新型教育模式，突破了时

2、空的限制，其中的学籍管理运行模式也充分显现出现代信息化的特点。开放教育学籍管理通过对“教务管理系统”的操作使用，依托中央、省、地市州及县市电大（教学点）四级办学实体构成的教务管理信息网，借助互联网络传输开放教育学籍管理的各种基础数据、执行信息。现代信息技术在开放教育学籍管理中的有效应用，为开放教育模式下的学籍管理达到国内先进水平积累了宝贵经验。7（2）数据规模化。学生基本信息通过“教务管理系统”软件进行存储，每名开放教育学生的基本信息包含若干个信息点，诸如姓名、性别、出生日期、身份证号、籍贯、学历层次、前置学历、毕业院校、电子注册编号等等。如果说参加开放教育学习的学

3、员形成了一定的规模，开放教育学籍管理中的学生数据更呈现出了规模化的特点。（3）运作系统化。在广播电视大学“系统办学”体制下，开放教育学籍管理机制的运行只有在系统化条件下才能真正实现。系统化首先体现在广播电视大学的学籍管理实行中央电大、省、地（市、州）及县市电大（教学点）层级管理，需要四级联动才能最终把各项学籍管理工作布置、反馈、落实；其次学籍管理与招生、教学管理、考试管理等模块共同组成“教务管理系统”，这几者之间联系密切，各模块中的数据高度融合、互为条件；最后学籍管理工作是教学教务管理系统的组成部分，和招生、教学管理、考试三个部门形成了一个相互协作的运作体系。7（4

4、）高度复杂性。开放教育学籍管理的高度复杂性从毕业审核及办证环节可见一斑，毕业审核及办证环节是学籍管理工作中重要的组成部分，目前电大系统颁发毕业证书存在时间延后较长的突出问题。电大颁发毕业证书一般需要经历三个相对独立的阶段，且每个阶段都是需要耗费一定的时间，加之学籍管理中的毕业审核工作环节处于“系统”出口的位置，学员几年中在招生、专业教学计划、考试、学籍管理中产生的隐性问题都显现。隐性问题的解决横向上需要其他部分的参与，纵向上需要中央到教学点四级相关部门的联动。隐形问题的来回反馈、处理不仅要占用时间，同时随着毕业生数字的逐年增加，学生数量上的积累也和颁证时间延长相关。

5、2开放教育学籍档案分级管理的利弊开放教育学籍管理紧密结合现代远程教育的特质，凭借现代信息技术，依托完整的、遍及全国城乡教学管理网络系统，采用统筹规划、分级管理、分工协作的运作机制，突破了时间和空间的限制，形成了自身独有的特色。2.1开放教育学籍档案分级管理的优点（1）统筹规划、分级管理有利于突出各层次档案管理的重点，有利于学籍档案管理相关工作的实施。中央、省、地市州及县市电大（教学点）四级办学实体构成的教务管理系统能够相应的对准自己的位置开展工作。管理层次越低，对单个学生学籍档案的精细要求和覆盖面越广，而管理级次越高，所要求掌握的关键性信息点越少、精度要求越高，主要

6、集中在姓名、性别、身份证号、专业、层次、课程成绩等核心信息点上，这样一来，就有利于学籍档案的归档与管理。7（2）上下联动、分工协作的运行机制有利于在一定程度上提高学籍档案管理的工作效率，能够在短时间内调动各级管理人员，极大地提高了管理工作的效率，如电大系统每年数以百万计的新生入学材料、毕业生材料，是任何其他高校都无法想象的规模化数据，时间紧、任务重，但在电大系统，通过电大系统独有的系统化优势，逐级分解，能够短时间内积聚全系统相关管理团队的力量，在短时间内按照相关要求完成有关工作。（3）能充分利用现代信息技术，实现学籍档案管理的现代化、科学化和信息化。全国电大系统能够

7、按照中央广播电视大学的统一要求，既实现学籍档案管理上的集中、统一，又可以实现资源共享、规范控制，避免因多级联动、时空限制而出现信息偏差等情况。2.2开放教育学籍档案分级管理的缺点（1）电大系统点多线广，各种问题纷繁芜杂，且学籍档案管理涉及与其他环节的交叉众多，只要一个环节出现问题，就会引起连锁反应，优点也会成为绊住自己手脚的缺点，相关信息的更改或者更新就会有牵一发而动全身之势，加之学籍管理和招生、教学管理、考试三个部门形成了一个相互协作的运作体系。学籍管理工作的实效需要其他部门的支持和参与，只要其中某个环节出现一点异常，就可能影响其他，从纵向和横向上都可能出现混