企业档案服务机制创新手段与实践

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1、企业档案服务机制创新手段与实践　　摘要：档案管理是企业一项基本的管理活动，档案管理的目的是提供档案信息，服务企业各项工作。2007年国家档案局建立“二个体系”的要求，也把档案利用再次提到了档案工作的重中之重，文章从档案服务机制创新的角度来探索建立档案资源利用体系的可行之路。关键词：企业档案服务创新中图分类号：G271文献标识码：A文章编号：进入21世纪，我国改革开放和各项建设事业都取得了长足的发展，新情况、新问题不断出现，档案载体、形式、内容、保管条件等也都发生了很大变化，社会对档案的需求也在不知不觉中发生着变化。随着各项条件的变化与发展，档案工作的

2、内容与形式也需要不断创新、不断发展，才能适应外部条件的变化，满足利用者的需求。“创新是一个民族发展的动力和源泉”，而服务工作是档案工作的中心环节，档案工作的根本出发点和最终目的是为需要者提供各种形式的服务。2007年9月，国家档案局局长杨冬权明确提出要建立覆盖人民群众的档案资源体系和方便人民群众的档案利用体系。因此，如何建立好这个利用体系，档案服务机制创新的问题就刻不容缓地摆在了档案工作者面前：社会需要什么样的服务，我们又该如何去最大程度地满足？6档案服务历来处于一种被动局面，档案工作者充当的也只是一个“档案保管”的角色：坚守着档案库房这块阵地，你来

3、查档我就接待，你不来查，我也乐于清闲，“重藏轻用”，独享着那份宁静。久而久之，档案人因清闲而无为，又因无为而无位，却也常常因此抱怨“领导都不重视档案工作”。孰不知这都是“被动服务”惹的祸！档案人要努力改变这种现状，开展档案工作服务机制创新，变“被动挨打”为“主动服务”，积极开发利用档案信息资源，为经济建设和各项工作服好务，从而树立自身的良好形象，提高本部门的地位。时代的发展和科技的进步，为档案服务创新提供了必要的外在需求和知识基础，档案工作者也要抓住机遇，坚持解放思想、实事求是、与时俱进、不断创新，力求开辟档案服务工作新境界。档案部门要努力拓展服务领

4、域、突破服务思路、改进服务条件，为社会提供更加优质的全方位服务。笔者作为企业的一名档案工作人员，在档案服务机制创新方面谈几点个人浅见。一、编制各种数据信息，为领导决策服务6历经长时期的积累，档案文件纷杂多样、浩如烟海，领导同志工作繁忙，很难有时间坐下来翻阅大篇幅的文件。档案工作者应该急领导之所急，以领导的视角出发，从纷繁多样的档案中抽取有价值的信息，编制不同专题、短小精悍的文件目录、数据信息等材料，让领导在最短时间内对需要了解的情况进行比较全面、详细的了解，为领导决策提供参考依据。特别是新领导上任，急需对本单位各种情况熟悉了解，此时档案部门如能及时奉

5、上精心编制的单位情况数据信息，使新领导对诸如生产经营、财务劳资、安全动态等概况一目了然，自然更能发挥它“短小精悍、为我所用”的功能，从而体现档案部门的价值。二、积极提供档案信息资源，为各部门的工作服务档案部门拥有本单位最为珍贵的历史财富----档案，档案工作者要善于去开发利用这些宝贵的财富，积极同各部门协作，提供档案资料，开发信息资源，编制各种专题的文件汇编，最大限度地发挥档案的效能，为各部门的工作提供便利。就笔者所在单位而言，我们每年都会协同财务、劳资、政策研究等部门，把上年度利用率比较高、对工作有重大指导意义的文件汇编成册，下发基层单位及有关科室

6、作为工作的参考，大大提高了工作效率，收到了良好的社会效益。三、采用各种形式，为职工服务随着人们档案意识的提高，在关系他们切身利益的事情，6诸如工龄、下乡、退休、职称、待遇等问题上，他们往往想到了查找利用档案。作为档案部门，要千方百计，通过各种手段，采用各种形式，方便职工查档。如我们根据查档情况进行利用预测，把历年机构设置和干部任免的文件汇编在一起，方便了大多数同志查文落实待遇的问题；把企业改制批复文件复印多份备用，既方便了有关部门的利用要求，又提高了我们的工作效率。此外，我们还通过电话咨询、预约查档、部门介绍等形式简化查档程序，方便利用者，为查档者提

7、供查档“绿色通道”。对办公自动化局域网上传输的电子公文，我们也积极提供阅览、复印等服务，满足职工群众的利用需求。四、利用档案进行宣传教育，为安全生产服务档案部门有着丰富的资源优势，档案工作者要懂得如何去开发利用这些资源，让它更好地为企业生产、发展服务。事故猛于虎、安全重于泰山，安全生产是企业第一要务，历年来集团公司第一号文件往往是关于安全工作的，足见安全对集团公司的重要及集团公司对安全的重视，有关安全的文件不胜枚举。我们把安全生产规程、安全事故文件等汇编成册，让广大职工传阅，进行安全教育，并利用室藏的丰富、翔实的事故照片档案进行安全宣传，这些生动、真

8、实的照片更能让职工牢记事故教训、提高安全意识、注意安全生产，在一定程度上减少了事故的发生，受到职工及领导的好