论企业印章管理风险和防控

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1、论企业印章管理风险和防控　　【摘要】鉴于企业印章的管理在企业管理及社会经济活动中的重要作用，对其相关问题进行深入研究是十分必要的。辨明印章使用及管理中存在的各种风险是对其进行风险控制的前提，进而明确印章管理中的各项原则要求及禁止性规定，确定管控的方向和底线，然后通过具体管理措施的分析阐述，涵盖特殊情形致印章作废的处理流程，探讨印章管理的风险防控。【关键词】公章内部印章表见代理印章作废一、引言8企业印章作为企业意思表示的外化标识，是公司经营管理活动中行使职权、明确公司各种权利义务关系的重要凭证和工具，在企业的社会经济活动中有着重要的

2、地位和作用。企业印章的范围主要有公章和内部印章，公章指与公司营业执照上所载名称一致的法定名称章、党委、纪委、工会印章及合同、财务等专用章；内部印章指仅在公司内部使用的印章，如部门章、委员会等印章，内部印章的使用管理关注相对较少，但不论是公章还是内部印章，即是企业的象征，就都具有相应的法律效力，管理不当就会带来法律、经营风险，给企业造成损失。作者通过集团企业母子公司印章体系管理的实践经验，本着加强管理的目的，防范印章管理过程中存在的风险隐患，对企业印章管理做简要的分析探讨，本文仅涉及企业印章中的公章及内部印章，名章等不包括在内。二、

3、印章使用管理中的风险（一）表见代理风险（1）将公章加盖在空白的介绍信、合同等法律文件造成的风险。我国《合同法》第49条有明确规定：“行为人没有代理权、超越代理权或者代理权终止后以被代理人名义订立合同，相对人有理由相信行为人有代理权的，该代理行为有效。”可见，稍有不慎，就可能带来严重后果。（2）内部印章对外加盖，是否具效力在学界主要有表见代理说、无权代理说、越权代理说。表见代理说认为，部门属于企业的内部职能机构，只要是部门对外的真实意思表示，而对方有理由相信部门的意思就是代表企业，那么部门印章的行为就构成典型的表见代理；无权代理说认

4、为部门不是法人更无民事行为能力，其所做的印章行为属于无权代理；越权代理说认为部门在其业务范围内作出的意思表示才具有法律效力，若越权使用且未经企业追认的，自始无效。为了保障民事活动的平等性及公平性，主流观点为表见代理说，认可内部印章对外使用具有公章的证明效力。（二）印章加盖审批环节的风险8印章加盖没有严格的审批程序或者有规定执行不当带来的风险，这也是很常见的公章诉讼纠纷起因，如“人情章”、“关系章”或者印章管理人员违反印章管理制度加盖印章，致使出具的文件损害公司利益、股东利益。从司法案例来看，为了保护交易相对方的权益，法院往往还是认

5、可文件内容的。（三）保管印章过程中产生的风险印章没有专人保管、保管不当，致使印章被盗用；印章的保管人就是印章加盖的审批权人，致使印章被私用；公章外借、随意摆放、交接不清；私自刻制公章，盗用公司的名义来达到个人的目的，不但对公司造成侵害，私刻公章的人以及利用私刻公章招摇撞骗达到个人目的的人还将构成刑事犯罪。三、企业印章管理的原则（一）基本管理原则（1）保护公司利益原则。明确印章的加盖范围，加强印章管理意识，在制定印章管理程序（制度、流程）时，不得违反公司其他各项制度、流程的规定，不得损害公司利益。（2）明确流程和权限。具体印章管理部

6、门应明确本部门管理印章的批准人、批准权限、使用范围、加盖印章的流程、文件的保存等内容。（3）明确管理内容。明确印章的刻制、发放、启用、使用、回收、销毁、备案等流程。（二）禁止性管理原则8（1）批准与管理不兼容原则。用印批准权人不得同时是印章的管理人。（2）禁止对外提供带有印章的空白的纸张、介绍信、便函、证件、凭证等文件。（3）禁止对外提供公司各类印章扫描而成的电子印章。（4）内部印章使用限制。内部印章仅适用于公司内部管理需要使用，不得对外使用。（5）外带印章的限制。印章原则上不允许带出管理部门使用，如经公司领导批准，应由两个或两个

7、以上员工共同监督使用，且应在印章使用登记台帐中注明。四、风险防控措施（一）全面排查企业各项印章的现状，包括保管方式、使用范围、使用频率、审批情况等，在全面了解本企业印章情况的基础上建立既符合法律规定又适合本企业实际情况的《印章管理制度》，明确各项审批流程，并做到严格按照制度执行、定期审核，设定处罚措施。（二）具体管理措施（1）专人管理。选择品德优良、责任心强的正式员工保管印章，不仅要经常教育保管人员坚持原则，杜绝“关系章”、“人情章”，还要注重提高其综合素质，不断学习相关法律和业务知识，增强防范风险的能力；印章存柜加锁，用印8后随

8、手锁好并保管好钥匙；印章一般不得擅自让他人代管，管印章人员若因事、病、休假离岗，应报经领导批准，同时办理交接记录等手续。（2）建立用印台帐。除公章应建立用印台账外，内部印章的使用也应建立用印台账，台账中需注明用印申请人、印章名称、加盖文件涉及事项、