公司工程部档案管理制度.pdf

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1、工程部档案管理制度目录第一章总则⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯2第二章档案归档⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯3第三章档案整理⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4第四章档案保管⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4第五章档案借阅⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯4第六章附则⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯⋯51/13档案管理制度第一章总则第一条目的为加强公司工程部档案管理工作，有效的保护及利用档案，更好地为公司各项工作服务，特制定本制度。第二

2、条释义本制度所称档案包括公司对外签订的业主合同、材料合同、施工队合同、经营部中标项目的招标文件、投标文件、中标通知书、图纸、各个项目竣工后的建设资料等。第三条管理原则（一）集中统一管理原则。（二）维护档案完整与安全原则。（三）便于利用原则。第四条适用范围：本制度适用于公司工程部的档案管理。第五条管理职责1.及时做好各个项目资料文件的整理及归档工作；2.督促各个项目部移交相关资料；3.定期完成与经营部的档案移交工作；4档案管理体系的建设与完善。2/13第二章档案归档第一条档案归档范围公司各个项目具有保存、利用价值的各种形式的文件资料合同均须归档。第二条归档时间招

3、投标文件、图纸、中标通知书等文件应在经营部门接到中标通知后及时进行交接；业主、施工、材料合同应在合同签订后即刻归档存档；基本建设类文件应在项目竣工后1个月内归档；项目文件：连同配套照片、磁带、光盘等，在工作结束后1个月内归档。其他未特别说明的文件材料，应随时归档。第三条归档要求（一）归档的文件资料必须完整、真实、准确。（二）归档文件、资料的密级、保管期限划分须准确；分类清楚、归类准确。（三）归档时交接双方根据移交清单清点核对归档文件，并在移交清册上签字确认。移交清单一式二份，双方签字后各执一份。3/13第三章档案整理具体见附件《档案整理细则》。第四章档案保管第

4、一条档案保管规定（一）各类档案均须按制度向档案管理负责人移交，集中保管。不得私自留存档案。（二）具有永久保管价值的档案原件须进行扫描备份，重要档案须异地备份保存。（三）电子档案应定期进行抽样检查，发观问题应及时采取进行修复。（四）图纸须平放在专用柜内保存。（五）密级档案须存放在加锁档案柜中保管。第五章档案借阅（一）借阅档案要认真执行档案管理办法和保密制度的规定，确保公司机密不外泄，档案借阅期间的保密与安全事宜由借阅人负责。（二）借阅档案电子扫描件及原件需申请OA流程，待流程通过后扫描件由档案管理员直接发送，原件可选择直接借取或班车发送，借阅原件由档案管理员填写

5、《档案借出登记表》。（三）企业员工可直接查阅属本部门业务工作范围内的档案资料。密级档案利用须填4/13写《密级档案查借阅审批表》，经档案归档部门分管领导批准后方可查阅。绝密级与机密级档案须在档案阅览室查阅，禁止复印或借出。（四）档案借阅期限一般不得超过7个工作日，到期归还。如需再借，须办理续借手续。续借最长期限不得超过30个工作日。（五）档案使用者须按照档案密级对档案内容保密，并对档案安全、完整负责，不得标记、污损、涂改、转借档案。（六）档案归还时，经档案管理员核查无误后，及时入库。如发现有涂改、缺页、损毁、遗失等问题要及时报告。（七）员工调动、离职时，须将所

6、借阅的档案全部归还档案室，方可办理相应手续。第六章附则附件：附件1：档案整理细则附件2：档案整理流程附件3：档案室管理规定附件4：档案移交表附件5：档案借阅登记表附件6：密级档案查借阅审批表5/13附件1:档案整理细则档案按内容分为3个一级类目，即：经营管理类、基本建设类、合同类。（一）全宗内档案分类6/13一般按“年度—类别”分类，即将一个全宗内的档案，先按年度分开，每个年度内再按一级类目分类、排列。（二）不同类别档案的分类经营管理类、合同类按内容结合形成时间、重要程度进行分类；基本建设类档案按工程项目分类。（三）须严格遵守分类规则，不得私自改动，以保证分类

7、规则的一致性。7/13附件2:档案整理流程收藏有保存价值应归档资料8/13根据工程部档案整编规则拟定分类方案，划分大类和小类分类案卷组合将分类后的资料装入卷盒卷内文件排按重要程度、时间或类别等对列、编号卷内文件进行有序排列?编件、页号案卷编目填写卷内目录、备考表，并在备考表上签字盖章案卷排架拟写案卷题名填写案卷封面和脊背?编制案卷目录9/13附件3：档案室管理规定第一条档案室实行专人管理，非管理人员未经许可不得入内。如工作确实需要其他人员进入库房时，必须有档案管理员陪同并始终相伴。第二条保管档案必须设置坚固适用的专用档案室，配备专业档案保管设备。库房应做到“八

8、防”即：防火、防水、防潮、防霉、防虫、