浅论工程资料档案在建设企业内控管理中作用

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1、浅论工程资料档案在建设企业内控管理中作用　　摘要：本文从建设单位的角度，结合工程项目管理，阐述了工程项目资料、档案管理的重要性以及对于企业、项目内控管理的重要性。关键词：城市建设内控管理档案在企业的管理过程中，内控管理已成为企业管理的一项重要工作，它是以专业管理制度为基础，以防范风险、有效监管为目的，通过全方位建立过程控制体系、描述关键控制点和以流程形式直观表达生产经营业务过程而形成的管理规范。内控管理包括了内部环境管理、风险评估、控制活动、信息与沟通、内部监督等多个要素。工程项目（含公共事业、民生工程项目）的建设是建设企业，特

2、别是国有建设企业的一项重要工作内容，而做好工程项目的内控管理是建设企业控制投资、减少负债，提高质量、落实社会责任的一项重要举措。一、工程资料、档案在内控管理中的作用7工程档案是指从工程项目提出、立项、审批，勘察设计、生产准备、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程形成并应归档保存的文字、表格、声像，图纸等各种载体材料，工程档案的内容包括了立项、土地报批、拆迁、设计、建设、审计、决算等各个环节的各种文件。具有资料收集主体广且多专业性，收集周期长，要求复杂，内容具有相关性、真实性，资料载体多样性，资料成果具有继承和借鉴性等特征。根

3、据美国《经济学家》杂志2000年刊登的有关资料表明：“一个典型的1亿美元的建设项目在实施过程中会产生15万份左右独立的文档或资料（包括设计文件、合同文件、采购文件、资金申请单、进度计划等）”。这也说明了工程资料、档案管理已在建设企业内控管理中起到了一定的作用（一）资金及财务成本的控制管理工程资料、档案是对以往工程项目过程资料的汇总，对于建设企业，项目的建设方案在很大程度上可以参照或借鉴原来的类似工程项目，所以在项目初期的投资概算上，就能在原有工程资料和档案的基础上，结合目前的建筑材料市场，能计算出较为精准的投资概算，从而为财务资

4、金的筹措、运作作好准备，以减少财务成本。在项目运作过程中，通过工程项目的时实资料和结合工程现场的实际情况，准确拔付建设资金，避免建设资金支付失控，如超付等情况的出现，以维护建设企业的主动控制权，保障企业的合法利益。（二）质量安全及建设时间的控制管理7质量、安全是工程项目建设的重要目标。而许多工程建设经验是在实践中总结出来的，工程资料和档案就是实践经验和教训的书面记载，为项目的设计、规划以及时序的管理提供了前车之鉴。工程过程中的资料积累可以为项目管理者及时跟进工程的进度，查找工程中存在的问题，以避免工程建设过程中质量、安全隐患，并

5、为后续的工程竣工后的使用奠定了基础。（三）工程信息交流的控制管理由于很多建设项目地域跨度越来越大，项目参与单位分布越来越广，项目信息成指数级增长，信息交流问题成为影响建设项目实施的主要问题。据国际有关文献资料介绍，建设工程项目实施过程中存在的诸多问题，其中三分之二与信息交流（信息沟通）的问题有关；建设工程项目10%～33%的费用增加与信息交流存在的问题有关；在大型建设工程项目中，信息交流的问题导致工程变更和工程实施的错误约占工程总成本的3%～5%。项目建设过程中形成的资料、档案可以及时反应工程建设过程中信息交流的准确情况，以避免

6、不同实施者因理解不同而造成施工工艺错误，工程成本的增加，工程建设时间延长等诸多问题。二、工程资料、档案的管理现状。7工程建设项目从可行性论证至项目竣工交付使用，时间相对较长，一个大型的重点项目甚至需要5-6年的时间，形成的资料达百、千卷，大型项目甚至万卷。除了案卷多外，项目会涉及多个部门，多个专业；由于项目的时间跨度长，项目也会存在着一些变更，如一些民生类的项目，特别是大型政府项目，从最初的项目建设书到最终形成的施工图，均会有部分调整，有些项目的最初稿和最终稿甚至是完全是大相径庭；在项目实施过程中，因为功能的完善，设计的调整，也

7、会或多或少的产生一些变更联系单。目前工程资料、档案管理主要存在着以下几种情况：（一）收集滞后根据工程档案资料的管理和归档要求，工程资料的存档工作均在工程竣工后实施。由建设单位、施工单位、监理单位分别整理技术前期、施工、监理资料档案。为确保资料的完整性，在建设合同签订时，都明确了施工、监理单位必须安排专职的资料员进行工程资料的收集。但在实际的检查过程中，资料的收集往往严重滞后，更有甚之，有些施工单位是在所有项目竣工后，因为要进行档案的专项验收，才会将工程资料进行收集以及补充。（二）收集不完整在笔者接触的几个项目中，项目一线的具体项

8、目负责人，对于工程资料收集归档的意识并不高，甚至还有些抵触的情绪，有些项目负责人对于要求存档的内容，特别是建设单位自行存档的部7分，认为只需要向档案室提交建委城建档案馆要求的内容即可，对于项目建设过程中产生的文书资料均无需保留或移交至档案室，由于要收集的资料是要