论档案管理在企业中作用

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1、论档案管理在企业中作用　　大量事实证明，档案在企业管理中有着不可忽视的作用。  一个企业从创立到发展，涉及到科技图纸、文件文书、财务报表、人事资料、信用凭证、科技成果等大量资料，包括文件、图片、录音、录像和实物等等。将这些资料整理保存起来并加以利用就是档案管理。市场经济时代企业家决策要根据各种资料、数据、信息，搞好企业需要汇集各方面信息，对决策而言，信息与人才、资金同等重要，有时甚至更重要。没有资料管理、数字管理、信息管理，就无法在瞬息万变的市场中捕捉机会。4  与此同时，档案工作对企业保护知识产权、维护合法权益起着主

2、导性作用。企业知识产权包括专利权、商标权、著作权及商业秘密等，是企业知识创新的成果，是企业重要的无形资产和核心知识资本。企业档案真实记录了企业进行知识创新的过程、内容、结果，是企业拥有某一知识产权的法律凭证，当发生知识产权纠纷时，档案能起到至关重要的作用，是企业保护知识产权的有力武器。企业在经济运作之中难免要发生各种纠纷，且以经济债务纠纷与侵权纠纷居多。企业要想减少经济运作中的麻烦与损失，胜券在握，就得在日常经营管理中谨慎、细致地保存好较为翔实完整的企业档案作证据，供起诉、应诉之用，这样才能在经济纠纷中立于不败之地。  企业档案管理对于企

3、业文化建设有着十分重要的作用，表现在档案能够真实地记录企业文化以及企业发展过程中的点点滴滴和对企业文化的归纳、梳理。企业档案管理对于企业文化的记录不是一种简单的记录，而是通过分类与分析使员工和领导能更好地认清公司的文化建设成就与不足。同时，通过档案管理员的梳理和价值判断，可以“留其精华，去其糟粕”，从而更好地服务于公司的发展战略。  目前，企业档案管理特别是中小民营企业档案管理普遍比较薄弱，主要原因是企业老板的档案意识不强，管理方式原始，甚至还存在不知档案为何物，更谈不上档案利用了。有的即便是利用档案也是很原始的，忽视了档案为企业文化、形

4、象、企业精神等方面的二次深层次开发。要改变这一状况，企业管理者必须树立知识管理思想，企业应根据自身的需要建立科学的档案管理制度，包括对各类文件、材料的归档整理、档案保管、保密、借阅和销毁等内容，并对企业内外各种信息、知识进行有效识别、全面搜集、科学的加工和充分的运用，以此促进知识共享、鼓励知识创新，实现知识增值，它是利用企业集体智慧提高企业应变能力和创新能力的重要途径。4  企业管理千头万绪，但不论业务经营、技术研究、行政管理、人力资源、财务资金，企业文化、社区往来等等，都离不开企业档案、文印收发、签章盖印、信函交寄等等这些事务性的工作。

5、相关人员要有原始凭证、文件记录保存的习惯；要有程序制度逐级办理的手续履行；要有回执、查询的记录原始材料，特别是保留好原始件的孤本；要有当事人的墨迹、影像、声音、照片、字条等等，都是法律证据的基本要素。 企业档案还必须逐年分类设置，归纳整理，经过活化才能有价值。要把档案管理与现代信息技术相结合，通过办公自动化、管理信息系统、客户关系管理、供应链管理、企业资源计划等应用系统，加快信息化进程，充分发挥档案的功能和作用。4我们天天说企业文化，企业文化，其实从档案上就可以非常明显地看出一个企业的文化，可以做一个比较：企业在活动中一些重要的档案诸如合同、证件、

6、重要的文件、新技术、新科技资料留在经办人手中或者留在职能部门里，这种企业所表现出的文化必然是神秘的、小团体利益为重的，员工之间是不信任、不安全的，直接显现出企业凝聚力的薄弱；相反，企业的档案比较健全、集中，从文档可以看出企业发展、组织变化的脉络、在用户中的信用度、在同行业的业绩、了解各阶段所发生的对企业有影响的大事件，从科档可以看出企业产品科技含量水平、实际生产规模、企业综合竞争力等等，试想这样一个企业，其人员素质必然比较高，管理水平肯定也是有条不紊，井然有序的。档案作为企业活动的载体，形成和积累并非一朝一夕之事，而是一项长期性的基础工作。在企业无论是技术档

7、案还是文书档案、声像档案、会计档案，都是全体员工从事生产经营实践活动的劳动结晶和智慧积累，是企业发展历程的真实记录和客观评价。以企业产品为例，从设计、试制到品牌的创立，无不包含着科技人员的聪明才智与辛劳汗水，无不凝聚在以文字、数据、图纸、音像等各种形式的档案载体上，这是难以用金钱买到的无价之宝。企业档案是一种非常重要的资产和财富，档案资产是企业固定资产和一些无形资产的伴生物，它在各种生产要素的组合下产生、共存并发展完善。缺少了当时各类因素中的任何一样，后补的文件在真实性、历史性、准确性以及在作依据或参考的作用上都将大打折扣，如有不慎，甚至起到反作用。作为一名

8、档案员，我真诚的希望大家都有档案意识、归档意识，这不